文件标准化管理规定
做成： 日期： 批准: 日期：2015-10-30
1
更改记录
日期 2015-05-16 2015-10-30
原版本号 1.0
修改类型* A V
修改描述 初始做成 对文件编号的格式进行调整
修改人 新版本号
*修改类型分为：A – 新规 V – 换版
2
1 目的
对公司的文件结构、编号做出统一规定，确保公司在用文件的编号具有唯一性，便于文件的识别、追
5.11.5 所有发布的文件由人事部行政专员统一存放在服务器上进行管理，以确保相关人员在使用时能够获
取最新版本的文件。
5.12 培训
5.12.1 经批准的文件做成部门应组织培训，确保相关人员明确要求后方可予以贯彻执行。
5.12.2 当新员工入职或者需要对员工进行再培训时，人事部应协调相关部门组织培训活动，确保公司员工
部门名称 公司 财务部 销售部 人事部 生产部 采购部 质量部 技术部
部门代号
总
财务
销售
人事
生产
采购
质量
技术
c 公元年号：指公元年份号。 例如编号“XXX2015 财务字第 018 号”：是指财务部在 2015 年发布的第 18 号通知。 5.2 文件页面设置 5.2.1 页边距
Word 文件左装订格式要求(纵式)
上
2 厘米
左
2 厘米
下
2 厘米
右
2 厘米
备注：其它格式的文件应根据文件的具体内容参考该格式的要求执行。 5.2.2 文件页眉和页脚 5.2.2.1 页眉左边是公司 LOGO，右边是文件编号(宋体字，四号字，粗体)。 5.2.2.2 页脚中间是当前页数(宋体字，五号字)。 5.3 文件标识 5.3.1 文件应在首页注“受控”字样。
a 文件序号：根据技术文件类型将下表中 9 类文件的序号予以固定，所有产品的相关技术文件均执行
此编号，如因工作需要产生新的文件时应依次追加编号。
文件 类型
图纸
SOP 作业 检验
人工
控制
Hale Waihona Puke BOM 工艺表流程图 PFMEA
指导书 指导书 成本
计划
文件
1
2
3
4
5
6
7
8
9
序号
b 产品号：指客户图纸的编号。
c 客户代码：指公司为便于管理对客户赋予的区分编号。
代号
1
2
3
4
5
6
7
8
9
5.1.5 各级管理部门发出的临时通知、决定、通报类文件的编号按照年份、部门予以区分，具体格式如下： XXXXXX-XXXX-YY 字-第 ZZZ 号
文件序号（001-999） 部门代号 公元年号 备注： a 文件序号：指同一个部门当年度文件的排列序号。 b 部门代号：指各个部门发布文件的代号，具体如下表：
5.11.3 作业文件的审批、发布
5.11.3.1 质量体系相关文件应报管理者代表批准后予以发布。
5.11.3.2 技术文件应报技术经理批准后予以发布。
5.11.3.3 财务管理类的文件应报总经理批准后予以发布。
5.11.3.4 行政管理类的文件应报人事部经理批准后予以发布。
5.11.4 质量记录应报经上级确认，报行政专员统一备案登记后予以发布。
5.10.2 文件做成过程中，做成文件的负责人应与各相关部门进行沟通，组织人员讨论文件相关条款，以确
保文件的内容与实际工作有效结合。
5.10.3 文件做成后应统一到人事部落实文件的编号，确保文件编号的唯一性。
5.11 文件的审批、发布
5.11.1 质量手册应报总经理批准后予以发布。
5.11.2 程序文件应报管理者代表批准后予以发布。
5.9.3 术语：解释本文件中引用的专业术语及可能产生异议的概念。
5.9.4 职责：说明文件做成及执行过程中相关人员的职责要求。
5.9.5 内容：阐述本文件的详细内容和要求。
5.9.6 相关记录：说明本文件执行过程中产生的相关记录、表格。
5.10 文件的做成
5.10.1 各部门应根据工作需要，制定可执行性强的文件，用于指导员工的工作开展。
了解相关文件的要求。
5.12.3 培训活动应做好培训记录。
5.13 文件的换版：当原版本文件在执行过程中存有异议或者不足时，原文件做成的责任部门应安排人员对
文件进行修订，原版本号作废，启用新的版本号。
5.14 文件的版本控制
5.14.1 人事部行政专员负责建立《文件总清单》和《记录总清单》，以便对现场运行的文件进行版本控制
5.5 幅面 文件的幅面设置应使用符合 A4 纸张尺寸（297mm×210mm）的规格。
5.6 正文字型、字号 正文中子文件的大标题采用 3 号宋体字（粗体），其它全部采用五号宋体字。
5.7 序号使用
4
5.7.1 第一级：1
2
5.7.2 第二级：1.1
1.2
5.7.3 第三级：1.1.1
1.1.2
经领用人签字后予以发放。
5
5.15.2 因文件换版导致原版本文件作废时，行政专员或技术专员应回收作废的文件并予以作废处理，同时 登记《文件发放记录》，确保现场在用文件版本的一致性。 5.15.3 行政专员将作废文件的电子版放在服务器上进行备案管理。 6 相关记录
《文件总清单》 《记录总清单》 《文件发放记录》
6
5.3.2 发放的纸质文件应标注发放号。 5.3.3 存档的纸质文件应盖“存档”印章。 5.4 更改记录与文件修改控制 5.4.1 原则上 QM、QP、QD 类文件应有修订记录页，修订记录的列标题为：“日期”、“原版本号”、“修 改类型”、“修改描述”、“修改人”、“新版本号”，并在文件换版时予以更新维护。 5.4.2 所有的质量记录不要求有修订记录页，但文件做成及发布的责任部门应严格执行本规定的相关条款， 以确保现场运行文件版本的一致性。
溯和控制，以保障公司管理体系的有效运转。
2 适用范围
适用于本公司文件的标准化管理，包括各项规章制度执行过程中产生的记录。
3 术语
3.1 文件：指规范员工工作方法的作业流程以及明确员工行为标准的规章制度、作业规范等。
3.2 记录：阐明所得到的结果或提供所完成活动的证据文件。
4 职责
4.1 人事部负责本规定的做成与解释，并维护本文件的有效性。
3
5.1.4 质量记录的编号格式： B XXX -Z-YYYYMMDD
文件发布的日期 版本号（A-Z） 文件序号（001-999） 使用部门代号
备注： a 文件发布的日期：其中年按照 4 位书写，月、日均按照 2 位书写。 b 使用部门代号按照下表规定的号码执行：
部门 人事部 生产部 技术部 质量部 销售部 采购部 财务部 设备 仓库
4.2 各部门做成相关文件时应严格执行本规定。
4.3 人事部行政专员负责文件编号的统一管理，确保现场在用文件版本的有效性。
4.4 技术文员负责技术文件编号的统一管理，确保现场在用文件版本的有效性。
5 内容
5.1 编号
5.1.1 公司内部文件的编号格式：
QX-YYY Z
版本号（A-Z）
文件序号（001-999）
5.7.4 第四级：1.1.1.1 或 a
1.1.1.2 或 b
5.8 文件用语
5.8.1 文件内容使用专业用语，措辞、用语要准确、简明、通俗，术语要前后一致。
5.8.2 文件中要使用“应”、“必须”、“严禁”等措辞，避免模糊概念。
5.9 文件结构参考
5.9.1 目的：说明做成本文件的目的。
5.9.2 适用范围：说明本文件的适用范围。
和管理，并在文件内容修订时予以跟踪维护，确保现场运行文件版本的一致性。
5.14.2 技术部技术文员负责建立《技术文件总清单》，以便对现场运行的文件进行版本控制和管理，并在
文件内容修订时予以跟踪维护，确保现场运行文件版本的一致性。
5.15 文件发放、回收、作废
5.15.1 需要在工作现场发放文件时，行政专员或技术专员在文件上注明发放号并登记《文件发放记录》，
文件分类代码
体系文件标志
备注：
a 版本号：指文件的版本序号，按照英文字母顺序自 A 开始延续，后续版本依次为 B、C…（以下同）。
b 文件序号：指同一类文件的排列序号，自 001 开始（以下同）。
c 文件分类代码：指根据文件的用途划分的文件类型。其中：
1：指一级文件的分类代码，如质量手册。
2：指二级文件的分类代码，如程序文件。
3：指三级文件的分类代码，如各项规定、作业流程、作业标准等。
d 体系文件标志：以 Q 代表质量管理体系的文件标志。
5.1.2 外来文件保留其原始的文件编号，包括国际、国家及行业的标准、客户规定要求等。
5.1.3 技术文件的编号格式：
AXX-Y Z
版本号（A-Z）
文件序号（1-9）
产品号
客户代码
备注：