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发票管理办法
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1 目的：加强和规范发票管理，加快资金收回，降低税务风险。
2定义及适用范围
2.1发票指我司为客户提供物流服务后，按税法规定，由我司开具的运输、配送、装卸及仓
储发票；
2.2 适用范围：公司所有客户经理和结算人员。
3管理体系
3.1 客户经理：
3.1.1负责销售发票（即指运输发票、仓储发票等收取款项的纳税凭证）移交客户方代表，
同时索取其有效签收证明文件，上传回ALIS系统，原件移交财务部；
3.1.2 负责发票差错、丢失、过期等原因形成的发票退回、挂失、公告等事项的办理与报告，
协助财务部发票管理员进行相关处理（包括ALIS的处理）；
3.1.3 负责扣款、赔偿等事项形成的收款差异（或者称为“扣款事项”）申报与证明文件管
理（包括客户方向我司开具相应的销售发票等、扫描上传系统、原件作为原始会计凭证移交财务部），协助财务部进行相关处理；
3.1.4 负责客户方相关纳税人开票资料收集，并对系统（ALIS）资料录入与维护（客户方纳
税人代码、机构代码、税款开户行和开户银行等）.
3.1.5 负责与客户方代表沟通发票开具的方法（汇总开票还是分线路开票、建议汇总开票以
提高开票效率）与频度（每月多次开票或者按周开票，以利早日办理请款手续等），确保公司款项早日回收。
3.1.6 其他公司安排的其他工作。
3.2 区域公司（含冷链物流公司，下同）：
3.2.1 督促与检查客户经理是否履行岗位职责，并对其检查结果进行通报与处置；
3.2.2 复查与稽核客户经理所移交证明文件（指往来函件、运输回单和发票等移交给客户和
移交给公司）的扫描和上传、移交总部是否可靠，保障公司债权；
3.2.3 督促、检查和跟进已满足营业收入确认条件的订单相关系统处理（及时处理（或录入）
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“确认收入”、提前开票办理请款申请、销售发票接收处理与移交户处理等），不定期发布检查报告。
3.3财务部
3.3.1 负责根据客户经理的业务收款需要而形成的销售发票的开具、邮寄、移交客户经理、
跟进到达确认及发票丢失、过期等日常管理工作；
3.3.2 负责公司的发票管理事项（发票的领、用、存等）。
3.3.3 负责发票管理办法的制订、修订、培训、执行考核和处理通报。
3.3.4 负责发票移交签收单原件及资料的保管与存档管理。
4开票必备资料和条件：
4.1公司的客户；
4.2 内容、金额等符合合同条款要求。
4.3 客户经理需提供客户方以下信息：
●收货人及纳税识别号；
●发货人及纳税识别号；
●抵扣方（付款方）；
●数量、单价、里程等基础信息；
●客户有特殊要求的需在备注栏备注清楚。
4.4 其他要求（如：允许汇总开票、必须分线路开票和抵扣联盖章等）。
5开票流程：
5.1 收入核对：
5.1.1 客户经理与客户方代表根据合同要求，复核营业收入证明文件（合同、运输回单等）；
5.2 申请开票：
5.2.1 客户经理和客户核对开票相关信息；
5.2.2 在开发票模块提交开票资料；
5.2.3 备注系统开票申请单号。
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5.3 开具发票：
5.3.1 财务部发票管理员根据系统开票资料及时开出，并在当天寄给客户经理，同时登记公
司发票台帐。
5.3.2 开票要求，需事先沟通好，避免重复劳动。
5.4 预开发票流程：
5.4.1 预开票是指物流服务已经提供，但客户经理尚未明确到某张订单的特别流程；
5.4.2 公司为加快结算与回收资金，鼓励客户经理根据公司已确认的营业收入开票与收款；
5.4.3 预开票客户需在系统提交开票资料，并备注XX客户X月份X费用。
5.4.4 发票是客户方付款的重要凭证，但不是确定营业收入和应收账款的凭证依据，客户经
理尽早向客户提交请款凭证（其中发票是重要凭证）是加速收款的主要途径。
5.5 重开票（发票错误、丢失、过期等）管理：
5.5.1 发票重开必须执行区域和财务部销售财务经理审批制度。
5.5.2 为避免发票中转丢失风险，需要重开的原始发票必须邮寄回财务部。
5.5.3 特殊情况（如遗失等）需经区域和财务部销售财务经理核实审批后方可重新开具。
6 发票传递及管理：
6.1 原则上当天15：30之前开出发票当天寄出；
6.2 公司寄出的发票，其收件人必须为公司客户经理/客户代表或者客户经理授权人（特殊
情况需经区域和财务部销售财务经理批准）；
6.3 财务部发票管理员（下同）负责发票邮寄的在途跟踪；
6.4 发票管理员必须在系统和发票登记薄中注明邮件单号便于跟踪发票，客户经理按照快
递单号清点发票并在ALIS系统签收，如有不符，必须在第一时间反馈发票管理员；6.5 发票邮件到达服务平台邮件管理员和客户经理后，客户经理在ALIS系统中进行发票接
收处理。
6.6 客户经理向客户移交发票（系统移交）后，必须向客户索取发票签收证明文件（载明
发票类型、发票号码、收票人名称和纳税号码、金额、移交人签名和收票人代表签字
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盖章），其签收证明文件扫描上传、季度汇总移交财务部销售财务。
6.7 销售发票不允许直接邮寄客户，特别情况由财务部销售财务经理审批，并制定特殊流
程，纳入物流实施方案；
6.8 经批准重开的发票，客户经理必须将原发票寄回财务部开票管理员收处，并附发票清
单一份,客户经理跟进发票到达和签收；
6.9 发票管理员需在每月三号前装订上月发票存根联，并填写发票领用存报表报销售财务
经理审核和税务经理核查。
7. 异常发票管理及考核：
7.1 异常发票实施单票原因分析、责任追究和考核制度；异常指错开、过期、丢失等原因
造成的发票重开。
7.2 对于客户或客户方税局提出的发票不能抵扣（税控码不能识别、发票代码与认证结果
不符、发票版本不对、发票抵扣联颜色浅等），客户经理需与客户确认详细原因，同时明确我司开具的为国家统一印制的合法自开发票。
异常解决不了的与税务经理、区域和总部销售财务经理沟通后，采用下述方法：
7.2.1 一般情况采取重开发票，按重开发票流程执行；
7.2.2 客户方质疑发票真实性或是否合规纳税的，与税务经理、区域和总部销售财务经理确
认后出具税局函件扫描件、传真件或原件。
为缩短传递时间性，首选扫描件，发票管理员对原件保管；
7.2.3 税局要求内部函证往来的，需跟进客户方税局及时确认出函时间和对象，反馈税务经
理协助；
7.2.4 上述三个方法外其他情况，第一时间告知税务经理、区域和总部销售财务经理协助处
理。
由于7.2情况处理不及时，造成款项收回延迟的，给予100-1000元的罚款。
7.2 发票管理员错误开具的发票按照税务机关规定进行保管与存档，并按财务人员月度工
作绩效考核办法执行考核。
发票管理员原因造成发票错开的，处于20元/张罚款；由
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此造成款项收回延迟的，给予200-1000元的罚款。
7.3 客户经理未认真审核收票人资料、核对开票明细、未及时更新客户开票信息等导致发
票错开、退票重开，列入客户经理月度考核，每错误一张扣3分，并处于20元/张罚款；由此造成款项收回延迟的，给予200-1000元的罚款。
7.4 经查实，由于客户提供资料错误，造成发票退回重开的，客户经理免责；
7.5 经证明确实由于客户原因丢失发票，不再补票，凭发票复印件作为付款依据。
7.6 客户原因丢失发票，且经沟通客户不同意凭复印件结算的，客户承担发票作废公告费
用（指定报纸公告费用100元/张），等支付发票丢失手续相关费用后予以办理重开手续。
7.7 公司内部人员（邮件接收管理员、客户经理、发票管理员责任）丢失发票等形成的损
失，按照《责任损失赔偿与处罚管理办法》处理。
7.8 每月月末日24：00前，所有开具发票对应金额的开票申请（锁定对应订单）必须在
ALIS系统上处理完毕；预开发票的，被预开业务结束月末必须提交完对应开票申请，否则，对客户经理予以100－300元/次的处罚。
8. 罚则：
8.1 当天15：30之前系统提交确认发票资料，当天开具完毕，罚则：对发票管理员予以
20元/张的罚款；
8.2 客户经理未按公司要求取得有效移交发票的证明文件原件、未扫描上传、发票接收未
处理、客户签收原件未按规定移交财务部等异常事项，每次予以30元/次的处罚。
造成公司损失的，根据《责任损失赔偿与处罚管理办法》追究责任。
9 该文件自2011年7月1日生效，原文件同时终止。
10 其它
10.1 相关文件
《销售收入作业流程与规范》
《应收帐款管理办法》
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10.2附件
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