本校党代会文件材料 （1）大会计划、通知、工作报告、议程、决议、总结、记录、稿件、照片、录像带、 永久或长期 代表名单、候选人登记表；大会选举办法、结果及批件 （2）提案及办理情况；会议简报、反映记录、小组会议记录等 （3）参考文件；工作人员名单；工作人员证、代表证及选票式样 （三）统 战
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（4）有关审计项目的请示、报告、批示和会议记录 （5）与审计项目有关的群众来信和来访记录。 4 5 6 7 审计工作统计年报、工作情况简报、统计报表 对各单位的审计报告及离任领导的审计报告及等材料 本单位编印的各类汇编资料或宣传册及其电子版 省级以上奖状奖杯及重要活动声像材料（详见实物和声像类）
长期 长期 长期 长期 永久 永久
统战工作计划、决定、报告、通告 统战工作情况调查、典型材料、统计报表 本校各级人大代表、政协委员、各民主党派成员名册 台、港、澳联及侨联工作形成的材料 各民主党派成员及负责人名册
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重要的人民来信来访记录和上级转办的有关材料 二、校长办公室、校友会
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序号
归 档 内 容 （一）综 合
（四）工资与福利 1 2 3 4 5 6 7 8 调资人员名册表 晋升职务、职称的调资汇总册 享受特殊津贴人员名单及有关审批材料 教职工离退休人员审批表 辞职、出国、死亡等停薪通知单 工资转移介绍信及存根 教工福利、困难补助(含遗属补助)材料 教工丧葬费、抚恤金登记本 十、财 务 处 序号 归 档 内 容 （一）综合 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 上级有关的工作指示、规定、办法、通知等文件 重要工作请示、报告、批复等材料 上级审批的年度预决算报表及批复 对外投资、贷款合同及其批件和执行中形成的材料 校长特批的教育事业费和学校基金经费支出的请示和批复 校办企业、经营单位上交利润及费用情况统计表 财务工作简报、统计报表 会计移交清册 会计档案保管清册、会计档案销毁清册 基建工程财务预、决算材料 预算外资金管理规定和经济管理办法(含酬金、校内津贴) 本单位编印的各类汇编资料或宣传册及其电子版 校友及社会知名人士捐赠基金函、财务接收清单 省级以上各类奖状奖杯及重要活动声像材料（详见实物和声像类） （二）会计报表 1 2 3 4 财务年度预算报表、决算报表（含基建综合决算） 财务处下达各单位的经费额度 年度以上各种统计报表（含工资报表） 季度以下各种计划、统计报表（含工资报表） （三）会计帐簿 1 2 总帐（日记帐） 科目明细分帐、项目收支明细帐 长期 长期 永久 长期 长期 长期 永久 长期 永久 长期 长期 长期 长期 长期 永久 永久 长期 永久 长期 永久 保管期限 永久 永久 永久 永久 永久 永久 永久 永久
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校报全年合订本、编印的各类汇编资料或宣传册及其电子版 省级以上各类奖状奖杯及重要活动声像材料（详见实物和声像类）
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五、党委学生工作部（处） 序号 归 档 内 容 （一）综 合 1 2 3 4 5 6 7 8 上级有关的工作指示、规定、办法、通知等文件 重要工作请示、报告、批复、会议记录等 工作情况简报、统计报表 各类奖学金获奖学生的名单 学生勤工助学管理中形成的总结、简报、刊物等 学生困难补助名单、贷款名单等材料 本单位编印的各类汇编资料或宣传册及其电子版 省级以上各类奖状奖杯及重要活动声像材料（详见实物和声像类） （二）招 生 1 2 3 各专业计划、招生简章、报考指南、专业介绍、目录汇编 就招生工作的请示、报告、批复材料 新生录取名册、境外招生材料(原始、按生源省市、按专业) （三）毕业生 1 2 毕业生就业的请示、重要报告及批复件 毕业生思想教育有关材料 长期 长期 长期 长期 长期 永久 长期 长期 永久 长期 长期 永久 永久 保管期限
八、审 计 处 序 号 1 2 归 档 内 容 上级有关的工作指示、规定、办法、通知等文件 重要工作请示、报告、批复、会议记录等 保管期限 永久 长期 长期 长期 长期
（1） 审计通知书、 审计意见书、审计决定及部门、单位领导的审批意见， 审计项 以及审计建议书和移送处理书等审计公文 目形成 （2）审计报告、审计报告征求意见书、被审计单位的书面意见和审计组 3 的文件 的书面说明，审计报告的记录、审计证据、审计工作底稿。 材料 （3）审计工作方案、意见书和决定执行情况的报告和记录。
保管期限 永久 长期 长期 永久 永久 长期 永久 长期 短期 永久或长期 永久 永久
四、党委宣传部 序号 1 2 3 4 5 6 归 档 内 容 上级有关的工作指示、规定、办法、通知等文件 重要工作请示、报告、批复、会议记录等材料 工作情况简报、统计报表 上级领导来校视察、讲话、声像等材料 反映学校历史发展的重要活动(包括名人纪念活动)形成的材料 先进人物宣传材料（由宣传部投稿部份） 保管期限 永久 长期 长期 永久 永久 长期
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优秀毕业生名单及材料，不予毕业学生情况简表 毕业生就业率统计、就业方案等材料
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六、武装部、保卫部（处） 序号 归 档 内 容 （一） 综 合 1 2 3 4 5 6 7 8 9 上级有关的工作指示、规定、办法、通知等文件 重要工作请示、报告、批复、会议记录等 工作情况简报、统计报表 政保、户政、户籍等管理工作材料 复员、转业、退伍军人、军烈属名册和登记表 师生员工案件的侦察、处分结论、上级批复、判决书等 师生员工案件的平反、复查处理结论及上级的批复 本单位编印的各类汇编资料或宣传册及其电子版 省级以上各类奖状奖杯及重要活动声像材料（详见实物和声像类） （二）武装部工作 1 2 3 4 有关枪械、弹药库房管理措施和办法 军训计划、请示与领导批复等材料 军训工作计划、大纲、总结、成绩评分办法 军训动员会及军训活动中形成的重要材料 （三） 消防工作 1 安全防火的规章制度及有关材料 长期 长期 长期 永久 长期 永久 长期 长期 长期 长期 长期 长期 永久 永久 保管期限
永久或长期 永久或长期 永久 永久 永久 短期 永久 短期 长期 永久 长期 永久
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校长办公会议记录、纪要、决议等重要会议材料 领导讲话、大会报告、典礼发言 学校重要协调会议记录、纪要等材料 （三）印章与合同
永久 长期 长期
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各部门启用、停用、销毁印章的审批、备案材料、实物等 对外签订的各类合同、协议及相关材料 用章登记本、用章审批单 法人授权委托证明书及相应的领导审批单 （四）校 友 会
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全校防火工作会议、消防年终验收、评比材料 校防火重点部位和重点地区、重点单位消防材料 治安、消防等业务工作情况检查材料
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七、纪委、监察处 序号 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 归 档 内 容 上级有关的工作指示、规定、办法、通知等文件 重要工作请示、报告、批复等材料 工作情况简报、统计报表、重要会议记录 党员违纪处分决定、调查报告、旁证、本人交待、处分通报材料 违纪党员处分通知书存根及恢复党员权利通知书存根 因违纪受处分申诉的复查结论、调查报告、证明 材料及申诉信 违纪党员受处分及复查人员名册 纪律检查委员会名单及提请党代会审议工作报告 人民群众来信来访的重要材料、信访复函底稿 受理监察对象违纪案件、处分报告、调查、批件、本人交代材料 对监察对象处分、复查结论、调查报告、本人申诉及证明材料 监察对象受处分、复查的名册及统计报表 违纪人员案件材料、重要申诉、控告、揭发、举报等来信来访材料 本单位编印的各类汇编资料或宣传册及其电子版 省级以上各类奖状奖杯及重要活动声像材料（详见实物和声像类） 保管期限 永久 长期 长期 长期 长期 长期 永久 永久 长期 长期 长期 永久 长期 永久 永久
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校友工作形成的重要材料 校友贺信贺电、签名册、题词等 校友赠送的礼品、纪念品等
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本单位编印的各类汇编资料或宣传册及其电子版 校友会重要活动中形成的声像等材料（详见实物和声像类） 三、党委组织部
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序号 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
各单位文件材料归档范围和保管期限表
一、党委办公室、统战部 序号 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 归 档 内 容 （一）综 合 上级颁发的有关指示、决定、条例、规定、办法、通报等文件及电子版 学校颁发的有关决定、条例、规定、通知、通报、通告及电子版 党委发布的决定、办法、批转、通报和通知 党委和上级党委调研、检查、巡视学校工作的有关材料 党委负责人在校内及上级召开的重要会议发言稿和会议材料 党委大事记、工作简报、统计报表 重要工作请示、报告、批复等材料 厅级以上奖励的申报材料与上级批复 党委保密工作的有关文件 校党委、二级党委、直属党支部启用印章的发文和销毁印章的回执 重要的群众来信及附领导批示和处理结果材料 二级党委、直属党支部上报的工作计划、总结、报告 与校外单位联系、协商工作来往的重要文件 本单位编印的各类汇编资料或宣传册及其电子版 省级以上各类奖状奖杯及重要活动声像材料（详见实物和声像类） （二）会 议 1 2 3 党委会、全委会、常委会会议记录、纪要、决议、决定等材料 以党委名义召开的工作会议，请示、批复、讲话、总结、决议等材料 校党委领导参加上级部门召开的各种重要会议的会议材料 长期 长期 长期 永久或长期 永久或长期 永久 永久 永久 短期 长期 长期 长期 永久 永久或长期 长期 长期 永久 永久 保管期限
归 档 内 容 上级有关的工作指示、规定、办法、通知等文件 重要工作请示、报告、批复、会议记录等 工作情况简报、统计报表 全校科级以上干部任免的有关材料 省级以上先进党支部、优秀党员材料、照片 二级党委、直属党支部改选、建立、撤销等审批材料 师生党员、毕业生党员及新党员名册 党内表彰先进的决定、先进事迹和名单、 党员介绍信、党费收支表、校管干部年终统计表 重要的群众来信及附领导批示和处理结果材料 本单位编印的各类汇编资料或宣传册及其电子版 省级以上各类奖状奖杯及重要活动声像材料（详见实物和声像类）