2.文件清理
就是确定以“件”为单位，因为很多文件是由几部分组成 的，必须装订在一起，才能成为完整的一份文件。
（四）划分期限
由过去的“永久”、“长期”、“短期” 三种保管期限改为现在“永久”、“定期” 两种，定期又分为30年和10年。
（五）归档文件的装订

1.装订前的几项工作
(1)检查归档文件是否齐全，有太破损的要修补， 不宜永久 和 30年保存的个别文件要复制； (2)在“永久”和“30年”归档文件上的订书针和金属物要拨掉。
“以我为主，对我有用”
（三）归档文件分类清理

1.文件归类：
就是按照拟定的机构或问题分类法，对归档文件进行归类 分别放置。在归类的同时要注意清理缺张少页的找齐，有破损纸张时要修复，
尤其是要清理有请示或报告，即没有批复的，有批复却没有请示或报告的，有正 文即没有底稿的，有底稿而没有正文的，有转发文却没有被转发文的等这些情况， 要保证每份文件齐全完整。
（六）给归档文件编页号
1.以每份文件为单位，在文件首页（包括文 件处理单）右上角（也可以是右下角）空白处 用铅笔编写，每份文件从“1”开始，如果文件 背面有文字、图表、印章时按顺序编写在左上 角空白处，每份文件编完为止。 2.如果文件正文没有文件处理单，而且有自 然页号时不需要再编写页号，如果一份文件是 由几部分组成时正文自然页号后再开始续编就 可以了。 “以件代卷”——以“件”为单位保管档案
二、学校保健档案管理

学校保健档案是在学校卫生保健过程中形 成的，它记录和反映学校卫生保健工作环 境和设施，学生健康状况、生长发育、常 见病防治和监督、监测及健康教育的开展 状况等，具有一定的保存价值，对推动学 校卫生工作至关重要。它既有利于促进学 校卫生保健专业工作的规范化，也有利于 各级学校卫生保健机构的系统管理，促进 工作的规范化。
（九）归档文件装盒

1.装盒的方法步骤
在同一年度内，按机构或问题和永久、30年、 10年三个室编件号顺序分别装合，装满为止。

2.填写备考表
盒内文件情况说明：主要填写文件的齐全完整 程度，损坏情况以及整理归档后修补、文件移出 等有关情况一）归档文件目录的编制



业务学习资料 专题调查记录 学术论文交流资料 学习笔记和文摘 有关学校卫生管理的工作总结
6.药品器材档案

药品——建账，进出记录，有效期 器材——项目建账，完好程度
2.学生健康档案





健康检查卡片 体质健康标准 常见病统计 传染病检查与防治有关登记统计 因病缺课登记统计 门诊登记统计 运动损伤和死亡登记统计 高危和体残登记 女生月经情况 生长发育调查 中小学生健康检查标准 预防接种资料
3.卫生监督档案*



（七）加盖归档章和填写项目内容


1.在每份文件的首页（包括文件处理单），右 上角空白处加盖归档章，如右上角有领导的鉴 字或其他文字时加盖的位置要错开，不能加盖 在文字上。 2.加盖归档章里面项目内容



全宗：全宗是一个立档单位全部档案的总称，它是档案馆给立档单位档案移交进 馆时统一确定的单位档案的代号，没有移交进馆的立档单位也就没有全宗号，有 全宗号的就加盖，没有全宗号的就不加盖。 年代：它是归档文件形成的公元纪年，以文件最后的落款时间为准，用四位数来 体现年代。 机构（问题）：按照分类方案中的类目名称统一刻制印章进行加盖（如办公室、 综合类） 保管期限：它是我们在整理归档文件时划定的应保存的保管年限（永久、30年、 10年）
（一）拟定归档文件分类方案

1.按机构（部门）分类
按机构分类注意的几个问题：一是在排列时把党的机构排在前面，再 按单位内部机构自然排列顺序进行排列；二是如果个别机构产生的文件 数量特别少时可以合并到职能相近的机构，再拟定类目名称。

2.按问题分类法
按问题分类注意的几个问题：一是在设类目时每一类目要有一定数量 的归档文件，同时，各类之间的归档文件数量不能相差太大，更不能设 空类。二是所设置的类目要突出本单位的主要职能活动相符合，不能脱 离单位主要职能活动的范围。三是如果单位某一职能形成的文件太少时， 与相近的职能合并设类。如：（人事劳资类、宣传教育类、党群工作类 等）。

2.装订方法：
(1)装订时每份文件的左边和下沿对齐（如果出现个别文件纸张 左边没有装订位置，装订后压字时左边需要粘贴） (2)不锈钢夹装订时，每份文件装订的位置要磋开，不要装订在 每份文件的一个位置上，这样便于装盒。 (3)太厚的归档文件用线绳“三孔法”或用钢夹两头夹的办法装 订，太薄的归档文件（五页以下的）用胶水粘贴。 (4)10年保管期限的归档文件用订书订装订。
（二）收集鉴定应归档的文件材料
应归档的文件材料：总的讲有以下四个方面的 文件材料：一是反映本机关主要职能活动和基本 历史面貌的，对本机关工作，国家建设和历史研 究具有利用价值的文件材料；二是本机关工作活 动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面 具有凭证价值的文件材料；三是本机关需要贯彻 执行的上级机关，同级机关的文件材料，下级机 关报送的主要文件材料。四是其他对本机关工作 具有查考利用价值的主要文件材料。
学校保健室的档案管理

档案整理的一般程序和方法 学校保健室档案管理
一、档案整理的一般程序和方法





1.拟定归档文件分类方案 2.收集鉴定应归档的文件材料 3.归档文件分类清理 4.划分期限 5.归档文件的装订 6.给归档文件编页号 7.加盖归档章和填写项目内容 8.归档文件的排列与编写件号 9.归档文件装盒 10.加盖档案盒背项目 11.归档文件目录的编制 12.排列上架
（八）归档文件的排列与编写件号


1.归档文件的排列 就是对同一年度，同一机构或问题，同一期限的归档文件按 先后顺序进行排列，一般按照文件的上下隶属关系和重要程度 进行排列，上级文件在前，本级文件在后，再排同级和下级的 文件。 2.编写件号 按照划分的保管期限（永久、30年、10年）把同一年度和 同一期限的归档文件按机构或问题对每份文件在室编栏内排 列的顺序号。 排列室编件号有二种方法一种是接续已前的顺序号，永久接 原永久的序号，30年接原长期的序号，10年接原短期的序 号。另一种是断号，重新从“1”开始起号。重新起号的前提 是“永久”、“30年”“10年”保管期限中期中两部分超 过四位数时次年可以断号，重新起号。
学校保健档案分类



1.学校基础档案 2.学生健康档案 3.卫生监督档案* 4.健康教育档案 5.调查研究及学术档案 6.药品器材档案
1.学校卫生基础档案




基本情况：班数、学生数（男、女）、住 宿人数 体育卫生机构 体育卫生经费 医疗药品、卫生设施 制度、文件、计划、总结、大事记、日志、 考核、课程表

教学卫生 体育卫生 教室采光和照明 课桌椅设施 食品和饮水卫生 环境和厕所卫生 劳动卫生 学生眼镜合格 学习用品卫生
学生教学卫生 基本标准
学生重游设施 基本标准
4.健康教育档案


学校开展健康教育的记录 健康活动图片和资料手稿 学生红十会卫生培训记录 学生健康知识检查和卫生习惯检查
5.调查研究及学术档案



1、根据立档单位归档文件材料的分类、排列、 编号的顺序，按照永久、30年、10年三个序 列分别逐件编制文件目录。 2、不同年度和保管期限的归档文件不能混合 编制目录，要分开。不同机构（问题）但同一 期限的归档文件要另新起页，但件号接续。 3、在目录表格的右上方注明年度——机构（问 题）——保管期限。