XX油技术（集团）有限公司文件XX运字[2x07] 189号沈x洪 签发行政管理类档案管理细则第一章 总则第一条 为加强公司行政管理类档案工作的业务建设，逐步实现行政管理类档案工作的规范化、科学化管理，有效地为公司各项工作服务，根据公司《档案管理办法》（XX[2007]运字185号，以下简称《办法》），特制订本细则。

第二条 行政管理类档案是指公司行政管理活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表和声像等载体材料。

第三条 根据“统一领导，分级管理”的原则，职能部门运营管理部作为行政管理类档案的归口管理部门，具体职责如下：（一）全权负责本部门所辖行政管理类档案管理工作，并确定一名或多名专（兼）职档案员负责具体档案工作。

（二）负责根据公司实际情况建立行政管理类档案管理细则，并负责建立行政管理类档案管理目录，根据归档时间要求及时进行归档。

（三）负责行政管理类档案的收集、整理、保管、利用等工作。

（四）负责对各一级单位的行政管理类档案管理过程进行指导，检查和监督。

（五）根据部门职责变化的要求负责本部门所以档案的移交等工作。

第四条 各一级单位是行政管理类档案的产生及基础工作的执行单位，具体职责如下：（一）负责确定一名或多名专（兼）职档案员负责本单位具体的行政管理类档案工作。

（二）严格遵守档案管理办法和行政管理类档案管理细则等相关要求，及时建档、收集、整理、建立目录、定期进行更新、检查和向相关部门移交。

第五条 运营管理部档案员针对政管理类档案的工作职责如下： （一）坚持平时立件归档，根据不同种类文件材料形成的特征，拟订其案件类目，合理分类存放，便于管理和立件归档。

（二）负责运营管理部行政管理类文件材料的积累、整理、立件归档工作，保证归档文件材料的完成、准确、系统。

（三）归档案件做到组件合格，编写页号准确，案件目录填写清楚，案件标题扼要。

（四）主动接受档案室的业务指导和督促检查，按规定时间向档案室归档。

第二章 行政管理类档案的范围及编号第六条 根据《办法》规定，公司行政管理类档案一级分类编号为“XZ01”，二级分类内容范围及编号由运营管理部统一规定，三级分类由各一级单位根据情况提出编号方案后与运营管理部协商确定。

（一）二级分类“公司级规章制度”，编号为“GGZ01”。

（二）二级分类“公司级公文”编号及下辖三级目录编号见下表： 二级分类二级分类编号三级分类三级分类编号 公文GW01 公司级公文 GGW01 通知 TZ01（三）二级分类“公司级重要会议” 编号及下辖三级目录编号见下表： 二级分类二级分类编号三级分类三级分类编号 会议纪要HJ01 公司级重要会议 GHY01 会议资料HZ01（四）二级分类“公司级报表”编号及下辖三级目录编号见下表： 二级分类二级分类编号三级分类三级分类编号 日报 RB01 周报ZB01 公司级报表 GBB01 月报 YB01（五）二级分类“各一级单位内部规章制度”，编号如下：1、业务发展部内部规章制度，编号“DGZ01”2、人力资源部内部规章制度，编号“DGZ02”3、财务计划部内部规章制度，编号“DGZ03”4、运营管理部内部规章制度，编号“DGZ04”5、法律审计部内部规章制度，编号“DGZ05”6、制造物流中心内部规章制度，编号“DGZ06”7、油井技术集团公司内部规章制度，编号“DGZ07”8、石油管材集团公司内部规章制度，编号“DGZ08”9、石化设备集群内部规章制度，编号“DGZ09”10、XX 通奥内部规章制度，编号“DGZ10”11、西南区内部规章制度，编号“DGZ11”12、东北区内部规章制度，编号“DGZ12”13、华北区内部规章制度，编号“DGZ13”14、国际业务部内部规章制度，编号“DGZ14”（六）二级分类“各一级单位内部公文”，编号如下：1、业务发展部内部公文，编号“DGW01”2、人力资源部内部公文，编号“DGW02”3、财务计划部内部公文，编号“DGW03”4、运营管理部内部公文，编号“DGW04”5、法律审计部内部公文，编号“DGW05”6、制造物流中心内部公文，编号“DGW06”7、油井技术集团公司内部公文，编号“DGW07”8、石油管材集团公司内部公文，编号“DGW08”9、石化设备集群内部公文，编号“DGW09”10、XX通奥内部公文，编号“DGW10”11、西南区内部公文，编号“DGW11”12、东北区内部公文，编号“DGW12”13、华北区内部公文，编号“DGW13”14、国际业务部内部公文，编号“DGW14”（七）二级分类“各一级单位内部重要会议”，编号如下：1、业务发展部内部重要会议，编号“DHY01”2、人力资源部内部重要会议，编号“DHY02”3、财务计划部内部重要会议，编号“DHY03”4、运营管理部内部重要会议，编号“DHY04”5、法律审计部内部重要会议，编号“DHY05”6、制造物流中心内部重要会议，编号“DHY06”7、油井技术集团公司内部重要会议，编号“DHY07”8、石油管材集团公司内部重要会议，编号“DHY08”9、石化设备集群内部重要会议，编号“DHY09”10、XX通奥内部重要会议，编号“DHY10”11、西南区内部重要会议，编号“DHY11”12、东北区内部重要会议，编号“DHY12”13、华北区内部重要会议，编号“DHY13”14、国际业务部重要会议，编号“DHY14”（八）二级分类“各一级单位内部报表”，编号如下：1、业务发展部内部报表，编号“DBB01”。

2、人力资源部内部报表，编号“DBB02”。

3、财务计划部内部报表，编号“DBBY03”。

4、运营管理部内部报表，编号“DBB04”。

5、法律审计部内部报表，编号“DBB05”。

6、制造物流中心内部报表，编号“DBB06” 。

7、油井技术集团公司内部报表，编号“DBB07” 。

8、石油管材集团公司内部报表，编号“DBB08”。

9、石化设备集群内部报表，编号“DBB09”。

10、XX通奥内部报表，编号“DBB10”。

11、西南区内部报表，编号“DBB11””。

12、东北区内部报表，编号“DBB12”。

13、华北区内部报表，编号“DBB13”。

14、国际业务部内部报表，编号“DBB14”。

第七条 如出现现有编号以外新的认为需归档的行政管理类内容，应报运营管理部并由运营管理部确定是否属于归档范围，如确属归档范围后加以分辨及编号。

第三章 行政管理类档案立卷程序及要求第八条 立卷原则行政管理类档案的立卷应按问题、时间、重要程度和文件材料的自然形成规律，保持其有机联系，适当照顾保存价值；分类组卷，以能准确、全面反映公司真卖面貌和部门的主要职能活动，便于查找利用为原则。

第九条 立卷检查程序行政管理类档案按照归档时间要求由档案员按案卷类目将该类文件收齐归卷，并对文件进行调整检查，依照如下程序进行： （一）检查案卷的文件成份。

文件是否收集齐全完整，检查案卷有无不需要立卷归档的文件材料，如有应予以剔除。

（二）检查案卷文件的联系。

依照案卷类目纠正案卷之间文件归卷不统一，相互混淆重复或拆散文件联系的现象。

（三）检查案卷文件保存价值。

察看各案卷中文件保存价值是否有差异，各部分之间是否大体一致。

（四）检查案卷文件数量。

一般不超过200页。

对同一问题文件数量多的，宜酌情适当分卷。

问题单一、文件数量少者可组薄卷。

第十条 立卷年度划分公司行政管理类档案遵循《办法》的要求，采取“年度—机构（问题）—保管期限”分类法。

（一）先将文件按其形成或针对的年度分开，一般文件归入文件形成年度，跨年度的请示与批复，归入批复年度；（二）跨年度规划、计划，归入文件内容针对的第一个年度；（三）跨年度的总结、报告，归入文件内容针对的最后一个年度；（四）跨年度的会议文件，归入会议开幕的年度；（五）法规性文件归入公布或批准年度。

第十一条 立卷组合（一）行政管理类档案立卷组合的基本要求：立卷组合一般应以问题为主，兼顾其它特征使之联系紧密。

（二）立卷组合形式，一般按下述内容和顺序进行：1、会议文件，按会议的届次组合，根据文件的数量，可以一会一卷、一会数卷或数会一卷；2、统计、报表等文件，按照格式名称组合，根据文件的数量，可组成一卷或数卷；3、其它文件材料可按照特殊的形式组合。

第十二条 立卷排列顺序（一）卷内文件材料按重要程度或时间顺序排列：（二）批复、批示在前，请示、报告在后；（三）正件在前，附件在后；（四）正本在前，定稿在后；（五）转发件在前，被转发件在后；（六）非诉讼案件结论性材料在前，依据性材料在后；（七）其它文件材料按时间顺序排列。

第十三条 文件归档流程（一）归档文件卷内目录的填写归档文件卷内目录应填写件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。

公司级重要会议资料、公司级报表、各一级单位重要会议资料和各一级单位报表档案不要求目录。

1、件号：填写归档文件编制的顺序号。

2、责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。

3、文号：文件的发文字号或其他专业编号。

4、题名：文件标题。

没有标题或标题不规范的，可自拟标题，外加“[ ]”号。

5、日期：文件的形成时间，以八位阿拉伯数字标注年月日，如20010315。

6、页数：每一件归档文件的页数。

文件中有图文的页面为一页。

7、备注：注释文件需说明的情况。

（二）归档文件每件均应加盖档案章，并按《办法》要求填写内容。

`（三）根据归档文件卷内目录的内容进行行政管理类文件总目录的编制。

（四）归档装盒后按《办法》要求填写盒内备考表内容。

（五）电子类档案的保存应按《办法》归档原则建立分层文件夹。

第十四条 拟写案卷标题。

要求结构完整，一般应准确概括卷内文件主要责任者、内容、名称(文种)。

第十五条 非规则文件材料立卷处理对在装订线以外有字迹的文件材料或破损的文件材料，以及与本卷文件材料不可分割的照片、小字条等，要进行加边、修补和裱糊；对较大的表格，要适当地折叠；拆除文件材料上的金属物。

第四章 行政管理类档案的日常管理第十六条 运营管理部负责对行政管理类档案的收集、汇总、整理、保管和提供利用。

第十七条 行政管理类档案的归档要求及时间（一）公司级规章制度、公司级公文、各一级单位内部规章制度和各一级单位内部公文要求保存盖章件。

（二）公司级重要会议的会议纪要及各一级单位内部重要会议的会议纪要如有批件应保存盖章件。

（三）公司级重要会议的会议资料及各一级单位内部重要会议的会议资料如有纸张等资料应予以保存。

（四）公司级报表及各一级单位内部报表应按同意要求编写文件名后归档。

（五）除公司级重要会议的会议资料及各一级单位内部重要会议的会议资料应在会议结束后2个月内归档外，其余各行政管理类二级分类档案按《办法》规定在每年3月进行归档。

（六）档案员应按照工作流程和立卷要求，进行材料的积累，工作结束时整理、立卷。