信息系统数据检查分析报告
信息系统作为公司一套辅助办公的工具,就是为了让公司领导通过系统对公司运营情况的适时掌控以及各部门对各类数据行汇总分析。

但就是从目前使用情况来瞧,各模块仍没有达到预期的效果,通过对云立方、蒂梵尼项目与西岸观邸水电大厦等几个的数据深入检查,发现项目普遍存在房产、客户基础数据不准确与费用生成有误差这两种情况,现将这两种分析原因如下:
一、房产、客户基础数据不准确
1、存在问题
房产与客户的基础数据与项目实际情况不符,不能如实
的反应出项目的入住、空置、建筑面积等数据,对项目收费也产生了影响。

导致以上问题主要因为项目更新不及时与不准确。

二、费用生成、统计出现误差
1、存在问题
前期费用数据录入操作不规范,在收费系统中,导致欠费、预收等分类统计的报表数据显示不准确。

导致以上问题主要就是存在几种情况:操作原因、错误数据处理不及时。

操作原因:前期数据录入项目财务专管员由于产生部分费用操作不规范,导致费用统计出现误差,现举例(如下图)
此业主的住宅物管费,当业主要交2014年11月至2014年11月30日之间的费用。

前期财务专管员并没有对这户业主绑定住宅物管费的收费标准,因此在每月批量入账时不会生成欠费。

当业主来缴费时,现场只能通过费用输入来生成这个时间段的物业费(注:往月的费用不能批量或单户入账)。

这时,费用时间及应收日期只会显示当月与当天。

如果要查询统计此业主的住宅物管费系统显示费用日期为2015年5月份。

按照正常的操作流程,每个月月初要批量生成所有费用,费用日期与应收日期都就是当月的时间。

在做统计时,查询筛选条件选择费用日期,这时统计与查询出的费用才就是正确的数据。

错误数据处理不及时:在检查过程中,发现当生成一笔错误数据后,项目没有及时处理,这样也影响到项目收费统计的准确性。

三、空置房费用未生成费用
项目的部分未售空置、已售空置房的费用项目由于回收难度大或与开发商协议不再支付空置房费用,在OA中未做费用生成或者减免冲抵,导致应收金额不准确。

按照正常的操作应该将空置房的所有信息正确的在OA中录
入生成费用,由于开发商协议后不在支付的,可采取费用减免冲抵。

四、处理情况
在系统后台提取费用输入的实收数据,进行每笔每月的实收拆分。

目前系统中各项目统计1-6月的应收数据与财务专管员的人工台账对比表分析(如下图)。

目前存在误差就是因为人工统计与系统的计算方法不一致,因此会出现小额的误差。

五、措施
1、通过这次数据检查反映出的各种情况,为了避免以后出现同样的问题,全面调整前台收费员与财务专管员的操作权限,做到在系统中费用生成一条线,收取一条线。

2、结合公司实际情况,制定《信息管理系统使用管理办法》。

3、针对收费模块制定了操作流程,固化每个岗位的操作。

4、制定出了各模块的考核细则,希望各部门结合自己业务板块对项目进行考核,成绩可纳入项目的绩效中。

通过这次数据调整,系统数据整理基本完成,但还需后期的检查与更新以及各部门配合协助,才可以做到各种数据真实性、可靠性,为公司经营管理及领导决策提供数据支撑与依据。