公文管理制度第一章总则第一条为了实现公司公文处理作的规范化、标准化和制度化，提高公文处理的质量和效率，保证公文的严肃性，根据《国家行政机关公文处理办法》的原则，结合公司实际，特制定本制度。

第二条公文处理必须做到及时、准确、安全、规范，必须严格执行有关保密法规，确保公司商业秘密的安全。

第三条公司各部门应当高度重视公文处理工作，遵守本制度并加强对公文处理工作的领导和检查。

养成实事求是和认真负责的工作作风，提高公文处理工作的效率和质量。

第四条公司综合部是公文处理的归口管理部门，主管公司并指导各部门公文处理工作，负责公司公文的统一收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁。

第五条凡以公司名义行文的一切书面文件（含电子文件），均适用本制度。

第二章公文种类第六条公司常用公文种类主要包括：（一）决定、决议：用于对重要事项作出决策和安排，用“决定”；经会议讨论通过并要求贯彻执行的事项，用“决议”。

（二）意见：用于对组织工作重要问题提出见解和处理办法。

（三）通知：用于任免干部，传达上级指示，转发上级和不相隶属有关单位的公文，发布要求各部门办理和有关单位要周知或者共同执行的事项。

（四）通报：用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。

（五）报告：用于向上级领导汇报工作、反映情况、答复上级有关单位的询问。

（六）请示：用于向上级领导或有关单位请求指示、批准。

（七）制度、办法、规定：用于发布公司的规范经营管理等行为的规章制度，用于对特定范围内工作和事务制定具有约束力的行为规范。

（八）函：用于公司与其他不相隶属的单位之间商洽工作、询问和答复问题，向与公司无隶属关系的有关业务主管部门请求批准相关事项等。

（九）会议纪要：用于记载和传达公司内各有关重要会议主要精神和议定的事项。

第七条公文按照行文方向分为：上行文：指下级机关向所属上级机关的发文，如请示、报告。

平行文：指平行机关或不相隶属的机关之间的发文，主要是函，也包括一些纪要。

下行文：指上级机关对所属下级机关的发文，如决定、通知、通报等。

第三章公文格式第八条规范的公文一般由发文字号、标题、缓急程度、秘密等级、主送单位/部门、正文、附件、印章、成文时间、主题词、抄送单位/部门、印发单位/部门等部分组成。

（一）涉及公司商业秘密的公文应当标明密级。

其中，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。

公文按机密程度可分为以下几类：1．绝密：指极为重要并且不得向无关人员泄露内容的公文。

2．机密：指次为重要并且所涉及内容不能向公司内外无关人员。

3．秘密：指不宜向公司以外人员透露内容的公文。

4．普通：指非秘密公文。

如附有其他调查问卷之类的重要东西，则另当别论。

5．传阅：指在本公司内部传阅或传达的公文。

如需标识秘密等级，用三号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用三号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。

（二）紧急文件应根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。

如需标识紧急程度，用三号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶标识在版心右上角第2行。

（三）发文单位标识应当使用发文单位全称或者规范化简称加“文件”二字，用套红大字居中印在公文首页上部。

（四）发文字号应包括公司代字、年份、序号组成。

（五）上行文应当注明签发人、会签人姓名。

其中“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。

（六）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。

公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

标题用二号方正小标宋简体字居中排布。

（七）正文是公文的主体部分。

用三号仿宋_GB2312体字。

（八）主送单位指公文的主要受理单位，应当使用全称或规范化简称、统称。

（九）抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位，应当使用全称或规范化简称、统称。

（十）公文如有附件，应当在正文之后，成文时间之前注明附件序号和名称。

应在正文下空一行左空2字的位置用3号仿宋_GB2312体字标识。

附件如有序号使用阿拉伯数字（如“附件：1.XXXXX）；附件名称后不加标点符号。

（十一）成文日期，会议通过的决定、决议等以会议通过日期为准；领导签发的，以领导签发的日期为准；一般信函、传真，以发出日期为准。

（十二）内容不宜对外公开的，应当在文件首页右上角适当位置注明“内部文件”。

（十三）公文应当加盖印章。

（十四）公文应当标注主题词。

上行文按照上级单位的要求标注主题词。

“主题词”用三号黑体字，后标全角冒号，词目用三号黑体字，词目为三个能反应文章内容的词组，词目之间空1字。

第八条公文用纸一般采用国际标准A4型（210mm×297mm），左侧装订。

张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。

第四章行文规则第九条行文应当确有必要，注重效用。

第十条行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。

第十一条上报的公文，应当在首页注明签发人姓名。

第十二条公司内设部门机构原则上不得对外正式行文，只就一般事务性函行文。

第十三条“请示”应当一文一事；一般只写一个主送单位，如需同时送其他单位的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级单位。

“报告”不得夹带请示事项。

第五章文件编号第十四条每份文件都必须设置编号，不得重复或遗漏。

（一）文件编号格式□□ □□ 字【2020】001号顺序号发文年号文件类别发文部门简称机构简称（例：中质综通字【2020】001号，表示为“中质智通检测技术有限公司综合管理部2020年第1号红头通知文件”）（二）文件分类简称3．中睿智能交通技术有限公司：中睿智能（四）年份和顺序号“年份”属于顺序号的一部分，“年份”记录文件发布的年份，“顺序号”记录该文件在当年发布的顺序。

顺序号不区分文件类别，统一编号。

第六章发文办理第十五条发文办理包括拟稿、核稿、签发、校对、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序。

第十六条拟稿：公文由相关部门负责拟稿，初稿形成后，经相关部门会签；拟稿部门针对会签意见修订，形成正式文稿。

草拟公文应当做到：（一）符合国家的法律、法规及其他有关规定。

（二）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。

（三）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”第四层为“（1）”。

（四）引用公文应当先引标题，后引发文字号。

（五）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。

（六）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

第十七条核稿：正式文稿经部门负责人审核，交办公室主任复核。

核稿把关的重点是：（一）是否需要行文；（二）是否符合国家的法律法规和方针政策及有关规定；（三）涉及多个部门的文件是否已会签；（四）提出的要求和措施是否明确具体、切实可行；（五）文字表述、文种使用、公文格式等是否符合本制度的有关规定。

第十八条签发：各部门经办人在OA平台上进行文件发文申请：提交“发文”申请（附拟文初稿）—> 部门负责人批准—>法务负责人批准（制度类文件）—> 行政专员审核给出编号并备案—> 行政管理部部长批准—> 行政管理部正式发文。

第七章收文管理第十九条集团行政部负责公司外来文件及各中心、部门报送公司领导的文件处理。

各部门负责本部门外来文件以及公司下发文件的处理。

第二十条收文办理一般包括签收、登记、分发、拟办、批办、承办、督办、立卷、归档、销毁等程序。

第二十一条签收：收到文件应以签字等方式给发文单位以凭据。

第二十二条登记：对收文对特征和办理要求进行记载，如标题、发文单位、缓急度等。

第二十三条拟办：各部门收到等外来文件，对指名或亲启件原则上直接送收件人；不能明确收件人或重要来件应先汇总至集团行政部，由集团行政部拆开后据情填写《收文处理签》提出办理意见，送上级领导批阅。

第二十四条分发：集团行政部根据领导批示，对来文进行跟进办理，对需要公告对事项，通过会议、公告栏等方式负责传达；对需要传阅对文件送达相关责任人，并做传阅登记。

第二十五条承办：各责任部门（责任人）对需要办理对事项应及时进行办理。

凡属承办部门职权范围内可以答复的事项，承办部门应当直接答复呈文单位。

凡涉及其他部门业务范围的事项，承办部门应当主动与有关部门协商办理；凡须报请上级领导审批的事项，承办部门应当提出处理意见并代拟文稿，一并送请上级领导审批。

第二十六条督办：集团行政部有权对承办情况进行督促检查。

督办贯穿于签批事项处理对各个环节，根据事项对紧急程度随时或者定期向反馈办理情况。

第二十七条时间控制：各事项在拟办、承办、督办等每一阶段，均要求办理等时效性；其中，普通件办理控制在48小时内，急件办理控制在24小时内，特急件应立即办理。

各责任人应在相对时间范围内向公司领导、集团行政部反馈办理情况。

第八章公文归档第二十八条公文办理完毕后，应当根据档案管理规定，及时整理（立卷）、归档。

个人不得保存应当归档等公文。

第二十九条归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理（立卷），要保证归档公文等齐全、完整，能正确反映公司等主要工作情况，便于保管和利用。

第三十条归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向集团行政部移交。

第九章公文管理第三十一条公文由集团行政部专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。

第三十二条集团行政部应当建立全公司的公文处理的有关制度。

第三十三条集团或上级单位的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，经公司领导批准，可以翻印。

翻印时，应当注明翻印的单位、日期、份数和印发范围。

第三十四条公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖公章。

第三十五条公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。

第三十六条不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经集团公司领导批准，可以销毁。

第三十七条销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。

其中，销毁绝密公文应当进行登记。

第三十八条部门合并时，全部公文应当随之合并管理。

部门撤销时，需要归档的公文整理（立卷）后按有关规定移交集团行政部。

工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第十章附则第三十九条本制度由集团行政部指定，本制度的解释、修改、废止权归集团行政部。

第四十条本制度自签发之日起生效。

第四十一条本制度未规定事项，按公司相关管理制度规定执行。