三、公文的作用 作用
公文的作用
一是指导规范作用：通知 二是沟通协调作用：函 三是宣传教育作用：通知、通报 四是凭证记录作用：纪要
企业常用的公文
四、企业常用的公文种类
(一)请示：就是请上级指示和批准的文书。 (二)批复：主要是答复请示的事项。 (三)报告：就是向上级机关汇报工作，反映情况的文书。 (四)通知：适用于发布规章，传达要求下级单位（部门）处理和有关需 要告知或共同执行的事项，批转下级单位（部门）的公文，转发上级单 位（部门）和不相隶属单位的公文，人事任免和聘用。
公文的格式
（5） 成文日期是公文生效的时间。 ①成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文的以最后
签发机关负责人签发日期为准。 ②成文日期要用汉字书写，不能用阿拉伯数字或阿拉伯数
字与汉字混用，同时年、月、日要齐全。成文日期一般右空四字 编排，其中“二〇一六年”中的“〇”不能写为“0”。
（6）印章是公文效力的表现形式，是权威的凭证。对于公文来讲，除 了会议纪要以外，都必须加盖印章。
公文的标题可以省略发文机关，构成“事由+文种”的形式。 关于XX等人职务任免的通知
公文的格式
撰写公文标题应注意的事项
①所有公文标题均不可省略文种。除简单的周知性公文外一般 也不省略事由。 ②公文标题中一般不使用标点符号。
③公文标题多行排列有多种形式。可以参照以下形式。
公文标题多行排列形式：
公文的格式
专于职 秉于公 融于家
公文写作培训
行政管理总部 左 佐 2016年9月19日
一、公文的基本常识 二、公文的格式 三、企业公文常见的问题 四、公文的撰写方法 五、公文写作技巧
目录
行政部门的重要职能
为什么要学公文 公文标准化
为什么要学公文
企业的形象和声誉
一门技艺，是一种本事
前言
公文写作≠文学创作
技术 学习 事实求是
第三层 “ 1.” 而不是“、” ）
（仿宋）（注：1后面的标点符号是“.” （无论是否作为小标题，要有标点）
第四层 “（1）” （仿宋） （必须有标点）
第五层 “①”“②”“③”
第六层 “ A.” “B.” “C.” 注：自动编号容易引起混乱，不方便修改与调整。
公文的格式
（4）公文附件是公文正文附属材料的顺序和名称的标注。 公文正文中有一些内容，如图表、名单、规章制度等，如穿插在 公文正文中，往往隔断公文前后意思的联系而造成阅读上的不便 。这时需要将其从公文正文中抽出而作为公文的附件单独表述。
一、公文的基本常识 二、公文的格式 三、企业公文常见的问题 四、公文的撰写方法 五、公文写作技巧
目录
企业公文常见的问题
（一）发文字号中的常见错误
1.年号不全 如：将“2015”省略为“15”。 2.括弧不对 发文年份应用六角括弧〔〕括入。经常错用成圆括弧“（）”、方括 弧“［］”、方头括弧“【】”。 3.位置不当 将发文年度提前到了机关代字前面。 如：九集发〔2015〕9号错为〔2008〕9号九集发 4.序号累赘 发文顺序号中多加了“0”变成“09”号。
（二）公文标题中的常见错误
1.文种不明 “关于接待×××区领导一行来访的事” “汇报公文标准化工作”
2.生造文种 “关于×××的请示报告”
3.用发文字号代替文件名称 “关于九集发〔2015〕9号文的批复”
企业公文常见的问题
企业公文常见的问题
4.公文标题中出现“关于对”字样 因为“关于”和“对”词性相同，词义相近，在行文中就不必重叠使 用； 5.标点符号使用不当 公文标题中除法规、规章名称可以加书名号外，一般不使用任何标点 符号； 6.断句不合理，排版不美观 词意完整，避免歧义、排列对称，间距恰当；
公文的格式
公文的格式
版记部分
包括主题词、抄送机关、印发机关、印发日期和页码等内容的规 定。
“主题词”用3号黑体字，居左顶格，后标全角冒号。词目用3号宋
体字，词目之间空1字，一般不超过五个。
公文的格式
主题词要求 1.文件应有主题词，便于立卷归档检索用。 2.主题词不是简单地切分标题，主题词是对正文的高度提炼，包括 ：范围（类别词）、内容（类属词）、文种；（附件：参见主题词 库）最多不超过5个。
公文的种类
二、公文的种类
Байду номын сангаас
（一）党和国家行政机关 公文
命令、决议、决定、公报、公告、通告、 意见、通知、通报、报告、请示、批复、 议案、函、会议纪要等15类
注：2012年7月1日颁布的《党政机关公文处理工作条例》中规定的
（二）企业常用的公文
请示、通知、批复、报告、通报、决议（ 定）、函、会议纪要等8类
跟企业有关的公文种类
(五)通报：主要是表扬好人好事，批评错误，传达重要情况以及需要所 属各单位知道的事项。 (六)决定、决议：是对某些问题或者重大行动做出安排而起草的文书。 (七)函：就是平行的或不相隶属的单位之间互相商洽工作，向有关主管 部门请示批准等询问和答复问题。 (八)会议纪要：主要用于记载、传达会议情况和议定事项，下发后，以 要求有关单位共同遵守执行。
正文的开头可以概括为“凭”，既凭什么行文，就是制发该文的 依据或理由；主体部分可以概括为“事”，即什么事情或什么事项； 结尾部分可以概括为“断”，就是正文的论断部分，通常为要求、措 施、办法等。
公文的格式
层次序数：
第一层 “一、” （黑体） （作为小标题时句尾无标点）
第二层 “（一）”（楷体）（作为小标题，换行分段时不用 句号。）
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目录
公文的格式
（一）公文格式定义
公文格式：即公文规格样式，是指公文中各个组成部分的构成方式， 它和文种是公文外在形式的两个重要方面，直接关系到公文效用的发 挥。包括公文组成、用纸和装订要求等。
（二）公文版面及装订要求
联合行文时应使主办机关名 称在前，“文件”二字置于 发文机关名称右侧，上下居 中排布；如联合行文机关过 多，必须保证公文首页显示 正文。
公文的格式
公文的格式
主体部分
公文的主体，是公文最主要的部分 。包括标题、主送机关、正文、附件 、发文机关、印章、成文日期和附注 等要素。红线下空2行为标题位置，用 2号小标宋体字。主送机关在标题下空 1行，左侧顶格，用3号楷体。正文用 3号仿宋_GB2312体字，每面22行 ×28字。
②主送机关标注在标题下空1行、左侧顶格的位置，回行时仍需顶格， 并在最后一个主送机关名称后标冒号。
③如果主送机关名称过多，使得公文首页不能显示正文，就要将主送机 关名称移至版记中的主题词之下，抄送之上。
④公文不得越级主送，如因特殊情况，必需越级行文时，应抄送被越过 的上级机关。
公文的格式
（3） 公文正文是公文的核心部分，用来表述公文的具体内容， 除了个别的简短的公文外，正文内容一般分开头、主体、结尾三部分 。
公文的格式
单一机关行文时，在成文日期之上、以成文日期为准居中 编排发文机关署名。
（7）如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行 。一般用于向下普发的公文，对印发、传达范围作说明。
加盖公文印章应注意的事项
发文机关署名和成文日期 居印章心偏中下位置，印章顶 端应当上距正文（或附件说明 ）一行，单位署名与正文要空 二行。
公文用纸订口（左白边）： 28mm±1mm
版心尺寸：156mm×225mm
210mm
37mm
公文的格式
28mm
156mm×225mm
297mm
26mm
35mm
（四）公文结构和要素
结构：眉首、主体、版记。 要素： 发文机关标志、发文 字号、标题、主送机关、正 文、附件说明、发文机关署 名、成文日期、印章、主题 词、抄送机关、印发机关和 印发日期、页码等14个要素 组成。
× × × ×文件
× × ×〔2014〕1号
（空一行） （空一行）
× × × ×报 告（小标宋）
（空一行）
× ×总部：（楷体） ×××××××××
××××××××××× 一、执行力（黑体）× × ×
××××××××××× × × （仿宋）
公文的格式
（1） 公文标题是指标明某一公文主要内容的概括性名称。公文 标题要准确、简要地概括公文的主要内容。完整的公文标题由发文机 关名称、事由和公文文种三部分构成。
1.排版规格 正文用3号仿宋_GB2312，一般每面排22 行，每行排28个字。（段落设置30磅） 2.装订要求 公文应左侧装订，不掉页。无坏钉、漏钉、 重钉。上下订在1/4处。
公文的格式
（三）公文用纸及版面尺寸
采用国际准A4型纸，尺寸为 210mm×297mm
公文用纸天头（上白边）： 37mm±1mm
公文的格式
撰写公文附件应注意的事项
①附件是正文内容的组成部分，与公文 正文一样具有同等效力。
②.公文如有附件，在正文下空1行左 空2字标识“附件”，后标冒号和附 件名称。附件如有序号，使用阿拉伯 数码，附件名称后不加标点符号。
××××××××××××××× ××××××××××××××× ××××××××××××××× × × × × × × ×。 × × × × × × ×。
公文的格式
公文的格式
眉首部分
公文的眉首，又称版头，包括 发文机关标志、发文代字、年 份、文号等内容。一般约占A4 型公文纸的1/3或2/5面积。 发文机关标志用华文中宋红字 ，醒目、美观、庄重。
× × × ×文件
九集×〔2015〕1号
公文的格式
集团公文代字
公文代字：九集董、九集党发、九集党函、九集发、九集人、九集 函 1.九集董：涉及到集团董事会重大决策、高层任免等事项； 2.九集党发：集团党委用于党务及相关联活动（包括共青团、工会