食品安全质量管理体系认证材料文控程
序.DOC
月页码：1/2文件控制程序
1、方针/方针的引用严格管理，确保有效，防止误用
2、目的和范围为确保质量管理体系要求的文件受到有效控制，以使其适用、有效而不致被误用
3、适用范围本程序适用于与质量管理体系有关的文件，包括：质量管理体系文件、技术文件和资料，以及外来文件（各类标准、软件、产品样本等）
4、职责
4、1质量体系文件由质检部负责管理
4、2技术文件和资料由技术部负责管理
4、3行政部负责归档文件的管理
5、措施和方法
5、1文件审批在文件发布前，应由业务负责人审查其适用性，并由经授权的主要负责人批准
5、2文件评审应对文件进行评审，参加评审的范围取决于文件的重要性、复杂性，凡跨部门的文件由文件管理的负责部门，在所涉及范围内组织评审。

必要时，应根据评审意见对文件加以修改。

对修改后的文件，应重新批准
5、3有效版本为了有效地控制文件版本的统一性，应：1）文件管理负责部门应建立各类有效版本控制清单，将各类文件目录存于微机中，并按“文件
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更改通知单”及时填入最新的修订内容，以便识别文件的现行修订状态2）确保使用场所得到有效版本文件。

为此，应按文件发放的相关规定使所有应该得到文件的部门或单位，都能得到最新修订的有效版本并对发放的文件签收3）将失效或作废的文件及时清出现场，确保不被误用4）对任何需要保留的失效或作废文件（包括存档的文件），应做出明确的“参考”标识，以免误用
5、4文件更改文件应根据实际情况适时加以更改，以保持文件的有效性和管理的严肃性。

对文件的审批，一般应由原审批人员审批，若因机构变动或者人员调动原审批人员不适合审批时，可以由相应职务的人员进行审批，但应获得必要的审批背景材料。

如发生重大修改，则应进行文件评审，评估这种变化对全局的影响，文件评审按
4、2的规定进行技术文件的修改按相关文件规定进行
5、5文件标识1）凡是非受控文件一律加以“非受控”标识，无标识者即为受控文件2）临时文件应加“临时”标识，以便及时处理3）如对文件仅进行编辑性修改，可增加“编辑性修改”标记，对这类文件的批准可降低一个层次级别4）原外来文件应标明“外来”字样版次：01修改码：00xx公司编号：页码：2/2文件控制程序
5、6对文件的要求1）确保文件保持清晰。

对多次修改不够清晰的文件应换版。

文件持有人应爱护文件，保持清晰。

如文件已模糊不清，应按规定及时调换2）易于识别和检索。

文件编号应保持保证唯一性，并标注在显著位置。

档案管理应按文件分类号、流水号储存文件，以便于检索
6、引用文件无
7、记录文件批准记录文件更改记录文件发放和回收记录以上形成文件和记录分别存于文件管理的责任部门，保存期除另有规定者外，一般为3年修改记录年月年月修改码修改通知单号拟稿批准
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