不能改！
防修改！
设置了才能看
可防错误删除
要素之三：文件分类-常见电子文件格式1
文件类 型 格式 TXT格式 XML格式 格式特征 格式简单透明、不含结构信息和加密、不绑定软硬件、 能用基本文本编辑工具阅读、数据占用字节数少。 遵循XML技术规范，格式开放、不绑定软硬件、格式自 描述、不包含加密、易于转换。
1S
适合的文件夹 (科学地分类)
适中的层级数 (结构的深度)
控制文件夹 与文件的数目
项目文件 工具软件
01-MyFiles-RS 调研文件
50-100个
提交文件 财务管理
02-MyFiles-YW
参考文件
项目管理 03-MyFiles-LA ……
常用软件
精选PPT
10-MyFiles-BB ……
工作安排
这样文件夹会按数字的大小进行升序或降序的排列。这就看个人爱好了。
一般命名的方法，还会用上日期，这样用的时候就可以以日期排序。像存储照片的文件
夹就可以这样命名：“20070801 演讲比赛”、“20070910 嵩山秋景”
整顿 Seiton 2S
对把有用与无用的文件分开，再对无用的文件 进行处理
清扫 Seiso
整理Seiri
目标：
1S
把需要的文件以定位、定量 以便用最快的速度取得所需。
盘符 固定化
结构 科学化
整理 三要点
存放 目视化
整理Seiri
1S
C:D:E:F:四个盘符标准规划为：
计算机
本地磁盘(C:)
本地磁盘(D:)
本地磁盘(E:)
本地磁盘(F:)
操作系统盘
应用软件盘
工作文件盘
私人文件盘
整理Seiri
经常访问时，你需要及时将快捷 方式删除，以免快捷方式塞堵了 太多空间或牵扯了你的注意力。
Skill 3：注意区分要处理的和已完成的 3S
科学的电脑文件管理带来什么
科学的电脑文件管理
•访问快捷
看，这就是我要找的文件！
•清晰导航
好文件管理让我们工作更轻松和高效！
最大问题是
贵在坚持：
人总是相信自己的记忆
人事管理
终端支持
商品管理
会议管理
培训管理
整理Seiri的命名与排序是有关联的。常用的命名方法是：
文件夹名＝ 2位数字 +“-”+ 文件夹名”
如：“01- 常用软件”、“02 -系统软件”……。
文件名
＝ 2位数字 +“-”+ 文件名
如：“01- 演讲比赛”、“02 –培训课件”……。
有木有？
文件管理的真谛
• 在于
文件方便、快速提取 精髓所在
• 科学地分类 和 规范化命名是文件
管理的
电子文件三要素
文件存放路径 文件保存属性
电子文件分类
电子文件
文件文件文件文 件文件文件 文件文件文件
要素之一：文件存放路径
•硬 分 文 盘 —— 一棵树 区 —— 大的枝桠 件 —— 树叶，
文件夹 —— 分枝， 内嵌文件夹 —— 小枝桠
人总是很难坚持好习惯
资料
1、下载资料
• 下载的各种资料放在临时文件夹；
2、安装软件
• 安装软件要安装在合适的位置，并且记住 这个位置。 • 卸载软件后要到软件安装的地方将目录彻 底删除。
2、归档资料
• 对资料要及时看阅，有用的要整理到分类 文件夹中（注意区分已完成和未完成的） 没有用的果断删除。
小结：电脑文件管理的”5S”
要素之三：文件分类-常见电子文件格式2
文件类 型 格式化 文本文件 格式 RTF格式 WPS格式 TIFF格式 图像文 件 JPEG格式 GIF格式 PNG格式 格式特征 格式开放、不绑定软硬件、不包含加密、易于转换。 支持数字签名、可向其他文本格式转换。 支持无损压缩、不绑定软硬件、易于转换、聚合能力强。 遵循相关标准规范，格式透明、不绑定软硬件、易于转换。 支持无损压缩、格式透明、不绑定软硬件、易于转换。 支持无损压缩、格式透明、易于转换。
要素之三：文件分类-常见电子文件格式3
文件类型 格式 WAV格式 格式特征 支持数字水印技术、支持无损或其他公开的压缩算法、易于 转换 遵循GB/T 17191-1997《信息技术 具有1.5Mbit/s数据传 音频文件 MP3格式 输率的数字存储媒体运动图像及其伴音的编码》，压缩算法 公开、格式紧凑、数据占用字节数少、易于转换。 内置版权保护技术、格式紧凑、数据占用字节数少、易于转 WMA格式 换。 支持数字水印技术、支持无损或其他公开的压缩算法、易于 AVI格式 转换。 视频文 件 MOV格式 格式紧凑、易于转换。
遵循GB/T 17191-1997《信息技术 具有1.5Mbit/s数据传 MPEG格式 输率的数字存储媒体运动图像及其伴音的编码》，压缩算法 公开、不绑定软硬件、易于转换。
为什么做
如何去做
怎样改进
电脑文件的“5S”管理
1S
3S 5S
整理
整顿
2S
清扫
清洁
4S
素养
整理(Seiri)、整顿(Seiton)、清扫(Seiso)、 清洁(Seiketsu)、素养(Shitsuke)
纯文本 文件
版式文 件
遵循ISO/DIS 19005《文件管理 电子文件长期保存格 式 第 1部分 PDF1.4的使用 (PDF/A-1)》，支持数字签 PDF格式 名、格式开放、不绑定软硬件、格式自包含、格式自描述、 固定显示、不包含加密、可向其他文本格式转换。 CEB格式 支持数字签名、格式自描述、固定显示、可向其他文本 格式转换。 支持数字签名、格式自描述、固定显示、可向其他文本 SEP格式 格式转换。
• 同样把它当城市－街道－路－小区－单元－房间 • 某一个文件所在的地方：分区\文件夹\子文件夹\文件名， 路径就是包含了这一些元素，找文件和安装软件都离不开这个路径， 这个文件所在地地址就是由分区，文件夹，子文件夹，文件名组成。
要素之二：文件保存属性
存档
能看的！
只读
只能看！
隐藏
一般你看不到
能改的！
文件 架构
区别 文件
定期 归档
每日 整理
效果 不错
建
整理
分
整顿
归
清扫
整
清洁
推
素养
素养 Shitsuke 5S
电脑的空间因整理变大！ 生活的空间因清理变宽！ 思想的空间因总结变扩！
为什么做
如何去做
怎样改进
Skill 1：发挥我的文档作用
1S
我的文档
Skill 2：发挥快捷方式的便利 2S
•当然，当文件和文件夹不再需要
这里面的文件会占很大的空间，所以尽快删除掉吧！
清洁 Seiketsu 4S
经过三个环节之后，怎样保持电脑文件井然有序？
1 2 3
结构
• 建立完善的 文件结构
命名
• 规范化地命 名文件夹
归档
• 周期性地将 文件归档
清洁 Seiketsu 4S
培养每天清洁的良好习惯？
软件
1、下载软件
• 下载时，把软件存放在规划好的位置中；
为什么做
怎样改进
为什么要管好电脑文件？
这些悲催的情况有没有？
老板
站在你面前让你提交文件，你发现它不见了 ！
电脑文件最容易乱的地方在哪里？
系统中用户的文件 夹X:DocumentsandSettings**
我的文档 MyDocument
有木有？
桌面 Desktop
有木有？
个人下载目录 X:Downloads
3S
定期清除和归档将电脑保持在无垃圾文件、桌面整洁的状态
1、定期归档文件
• 桌面上下载的各种文件要处理并定期归档
2、定期清扫垃圾
• 安装目录\programfiles\tencent\QQ\ad 这里面是QQ广告 • 安装目录\programfiles\tencent\QQ\flashshow 这是你的QQ好友的QQ秀文件夹，可以放心删除 • 装目录\programfiles\tencent\QQ\flashshow 2这是你的QQ好友的QQ秀文件夹，可以放心删除 • 安装目录\programfiles\tencent\QQ\QQMusic\MhirlCache这里面的空间音乐的临时文件夹