采购合同的监控与跟踪

合同跟踪、监控是订单职员的重要职责。合同跟踪、监控的目的有三个方面:促进合同正常执行、知足企业的物料需求、保持公道的库存水平。在实际订单操纵过程中,合同、需求、库存三者之间会产生相互矛盾,凸起的表现为:因各种原因合同难以执行、需求不能知足导致缺料、库存难以控制。

一、合同执行前跟踪、监控

当一个订单合同制定之后,供给商是否接受订单,是否及时签订等都是订单职员要及时了解的情况。

在采购环境里,统一物料有几家供给商可供选择是十分正常的情况,独家供给的情况是很个别的。固然每个供给商都有分配比例,但是在详细操纵时还可能会碰到供给商由于各种原因拒绝订单的情况。因为时间的变化,供给商可能要提出改变“认证合同条款”,包括价格、质量、期货等,作为订单职员应该充分与供给商进行沟通,确认可选择的供给商。假如供给商按时签返订单合同,则说明供给商的选择准确;假如供给商确实难以接受订单,千万不可委曲,可以在采购环境里另外选择其他供给商,必要时要求认证职员协助办理。与供给商正式签订过的合同要及时存档,为以后查阅做好预备。! }! z1 J9 i) Y

二、合同执行过程跟踪、监控

与供给商签订的合同具有法律效力,订单职员应该全力跟踪,合同确实需要变更时要征得供给商的同意,不可一意孤行。合同执行过程跟踪要掌握以下事项:

1.严密跟踪、监控。严密跟踪供给商预备物料的具体过程,保证订单正常进行。假如发现题目要及时反馈,需要半途变更的要立刻解决,不能够在这方面耽误时间。不同种类的物料,其预备过程也不同,总体上可以分为两类:一类是供给商需要按照样品或图纸定制的物料,存在加工过程,周期比较长,泛起题目几率大的情况;另

一类是供给商有库存,不存在加工过程,周期也相对比较短,不轻易泛起题目。在这种情况下,前者跟踪的过程就比较复杂,后者相对比较简单。

2.紧密响应出产需求形式。假如因市场出产需求紧急,要求本批物料立刻到货,采购职员就应该马上与供给商进行协调,必要时还应该匡助供给商解决疑难题目,保证需求物料的准时供给。有时市场需求出现滞销,采购方经由研究决定延缓或取消本次订单物料供给,订单职员也应该立刻与供给商进行沟通,确认可以承受的延缓时间,或者终止本次订单操纵,同时应该给供给商相应的赔款。

慎重处理库存控制。订单职员应密关注库存水平,既不能让出产缺料,又要保

持最低的库存水平,这确实是一个非常具有挑战性的题目。当然,库存题目还与采购环境的柔性有关,这方面也需要认证职员和计划职员的通力合作。

4.控制好物料验收环节。物料到达订单划定的交货地点,对海内供给商一般是指到达企业原材料库房,对境外供给商交货一般是指到达企业的国际物流中转中央。境外交货的情况下,供给商在交货之前会将到货情况表单传真给订单职员,订单职员必需按照原先所下的订单对到货的物品、批量、单价及总金额等进行确认,并进行录入归档,开始办理付款手续。境外物料的付款前提可能是预支款或即期付款,一般不采用延期付款。

三、合同执行后跟踪、监控

在按照合同划定的支付条款对供给商进行付款后仍需要进行合同跟踪。订单

执行完毕的前提

之一是供给商收到本次订单的货款,假如供给商未收到货款,订单职员有责任

督促付款职员按照流程划定加快操纵,否则会影响企业的信誉。

另一方面,物料在运输或者检修过程中,可能会泛起一些题目,偶发性的小题目可由订单职员或者现场检修职员与供给商进行联系解决。

另外,合同跟踪、监控还有几点需要进行以下增补说明:

1.在合同跟踪、监控过程中,要留意供给商的质量、货期等的变化情况。需要对认证合同的条款进行修改的,要及时提醒认证办理职员,以利于订单操纵。

2.留意把合同、各类经验数据的分类保留工作做好。现在,一般采用计算机软件治理系统进行治理,将合同进展情况录入计算机中,借助计算机自动处理跟踪合同

3.供给商的历史表现数据对订单下达以及合同跟踪具有重要的参考价值,因此应当留意利用供给商的历史情况来决定对实在施的过程办法。