3日程安排

工作日志
年 月 日 记录人
时间 日志内容 重要活动
一般事务
备注
3日程安排
约会卡
× ×年 ×月 ×日星期 × 10：00会见张××，商谈下一年度销售问题，地点：公司会议室
13：00与××公司王××经理共进午餐，地点：白云大酒店三楼
14：30与律师商谈租赁位于中环大街的假日别墅事宜，地点：瑞 金路18号 16：00去白云机场接××公司董事长周先生及其夫人，客房定在 白云大酒店 19：30赴白云大酒店三楼晚宴（宴请20：00开始，服装：套装， 附请柬）

1.1.2办公室布局设计

开放式办公室的优点：
降低建筑成本；场地利用率高；重新布局灵 活；易于沟通，便于交流；易受上司的监督；容 易集中化服务及共享办公设备。

开放式办公室的缺点：
缺乏单独办公的机会；不容易集中精力，员 工易受电话、人们来回走动等干扰；很难进行机 密性工作；噪音太大。
1.1.2办公室布局设计
1.2.1库存控制

最大量库存：以防物品超量存储而保存的该项物
品的最大数量，库存物品的数量在任何时候都不能 超过这个最大量。

最小量库存：是以防物品全部被消耗完而保存的
该项物品的最小数量，这样能够保证购买者在所有 物品用完之前有充分的时间补充库存量。
1办公室管理

重新订购线：这是提醒购买者库存需要重 新订购的标准，它由以下几个因素决定： 日用量×运送时间+最小量库存。
日期 3 月 8 日 星 期 三
3日程安排

差旅事宜： 制订差旅计划；准备文件资料； 领取经费；办理票务； 预备用品与药品； 联系业务单位；预订目地的客房； 其它事项。
4印信工作

印信工作是指机关、单位公务印章和介绍 信的管理、使用工作。
4.1印章管理

印章是国家行政机关和企事业单位、社会 团体职权的重要凭证，是国家行政机关和 企事业单位、社会团体权力的象征。

库存目录所含信息： 库存目录系列序号；财产描述；财产消耗； 供应商名称；接收时期；存放位置
2通讯事务
2.1电话沟通原则 简明 礼貌 机智 热情 声音清楚 语速放慢Fra bibliotek2通讯事务
2.2打电话的步骤
准备通话提纲→核查号码→拨出电话→自我介绍 →陈述内容→解答疑问→汇总确认内容→结束通话 →挂断电话→整理记录
日程安排的内容是把领导或组织每月、每周、每 日的主要活动纳入计划，并下发给组织相关单位 或部门。 领导或组织日常工作一般涉及的内容有：各种接 待、约会、商务旅行活动、参加各类会议、到车 间等地进行实际检查或指导、组织各类重大活动、 领导私人活动等。

3日程安排
3.2.1工作日志的内容 （上司）


8：00-8：30，公司高层会议，地点：总经理办公室
9：00-9：30，主持新产品新闻发布会，地点：本公司 礼堂，所有部门经理参加
10：00-10：30，接待有合作意向的美国B公司高层代 表团参观考察，地点：公司接待室，部门经理作陪 11：00-11：30，宴请B公司代表团，地点：贵都宾馆， 公司派车，主要部门经理作陪



呈交时间。接待方案拟好后，呈报领导者审阅批准。

案例分析：
某单位经有关部门牵线，与某外商达成初步意向， 欲共同投资，合作经营。于是邀请外商来沪考察并作具 体洽谈。领导将接待任务交给办公室全权负责，办公室 将三天的接待任务作了如下安排： 第一天上午，派王秘书驾车去机场接回两位外宾， 安排到一五星级宾馆住宿，中午全体党政领导出席欢迎 宴会。下午参观市容，重点参观浦东新区。晚上，再次 举行晚宴。 第二天，安排客人去苏州游览，共有5人陪同。 第三天上午，由党政领导和翻译组成的5人小组与 外商洽谈，因时间有限，没有涉及具体事项，只达成初 步协议。领导表示将择日再邀请外商前来洽谈。中午， 全体领导出席欢送宴。下午，王秘书开车送客人去机场。
× × ×（单位名称）传真文件 编号：
收件人姓名 收件单位 发送人姓名 发送单位 地址 发送日期 事由 （以下书写传真的内容） 时间 时 分 邮编 页数 传真 电话 传真 电话
2通讯事务
2.5.2传真件登记

发传真件登记（发文顺序号、标题、发送日期和时 间、签发人、密级、紧急程度、收件单位、收件人、 存档号） 收传真件登记（收文顺序号、收件日期和时间、标 题、来文编号、来文单位和发送人姓名、密级、紧 急程度、承办单位、承办人、复文编号、存档号）
3日程安排
4.复印一份将给某客户的答复信以备存，原件邮寄给 对方； 5.拆封、分类和传递今天收到的邮件； 6.布置下午要使用的会议室，准备茶水和咖啡； 7.为上司预定周末去天津的火车票； 8.将财务部新发的办公经费报销规定复印一份备存， 原件放置文件传阅夹中给部门同事传阅； 9.在做这些事情的同时，还接待了3位访客，接打了 数个电话。


上司在单位内部参加的会议、活动情况，要记录清楚 时间、地点、内容； 上司在单位内部接待的来访者，要记录清楚来访者的 姓名、单位详情、约会时间； 上司在单位外部参加的会议、活动、约会等情况，要 记录清楚时间地点的确切细节、对方的联络办法等； 上司个人的安排； 上司私人的信息。
3日程安排
3.2.1工作日志的内容 （秘书）
3日程安排
12：00-12：30，视察联营工厂，联营厂地点：松江， 部门经理同行，公司派车 13：00-13：30，出席合作项目的剪彩仪式 14：00-14：30，出席员工婚礼，地点：浦东新区， 公司派车 15：00-15：30，约法律顾问谈话，地点：和平饭店 16：00-17：30，日常工作，地点：总经理办公室

1办公室管理

相关职员：秘书、有关领导、采购部职员、 财务部职员、仓库保管员、计算机公司的 销售部门职员

文件流：“购买申请表”（请购单）→“询 价函件”→“报价单” →“订购单” → “发 货单” →“收货票据” →“入库单” →“发 票”
1办公室管理
1.2.3登记库存
办公耗材的购买在库存控制卡上有记 录，但非耗材，例如：机器、固定设备、 各种装置以及家具等要记录在库存目录单 上，这个库存目录用于组织财产的审查。
1办公室管理
1.1办公室环境管理 1.1.1办公室自然环境最优状态的标准： 方便 舒适整洁 和谐统一 安全
1.1办公室环境管理
1.1.2办公室布局设计 办公室布局分为开放式和封闭式两种。 （1）开放式办公室

开放式办公室是大的空间，包含众多单个工作位置 的组合，每一个工作位置通常包括该员工的办公桌、 文件和文具、椅子、电话、计算机等设备的存放空 间。
分析：



接受任务：校长；校长办公室；教学科研基 地管理处；学生工作处；各学院。 接待方针；接待规格；接待目标。 接待形式：迎送；会见；宴请；座谈；参观 等。 安排日程 任务分工：材料、宣传、接待、组织协调、 后勤、财务
接待工作计划的制作格式

标题：由接待事项+“方案”组成。如“关于接待 香港中文大学代表团的方案”。 正文：来访的起因和背景；来访者的基本情况和来 访目的、意图；接待的方针、规格、活动安排和接 待责任；接待的经费问题。 附件：如来访者名单，有关对方的背景材料。 提交方案的单位。
2通讯事务
2.5传真机的使用

传真机主要用来传输文件、报纸、相片、图表及数据等信息。
2.5.1传真件的书写格式



标题（单位名称+传真文件） 传真件编号 收件单位、收件人及传真和电话号码 发送单位、发送人、传真和电话号码、地址和邮编 发送日期和时间 事由 页数和页码
2.5传真件的书写格式
第三章
行政秘书日常事务
◆通讯
◆值班
◆办公室管理
◆接待 ◆印信
◆日程安排
◆应急工作
接待：

接待工作程序：接受任务→了解来宾 （来宾的基本情况、来访意图、抵离时 间、日程安排）→制定计划→预订食宿 →迎接来宾→商议日程→拜访宴请→正 式会谈→陪同参观→赠送礼品→欢送来 宾→接待小结。
案例：

省教育厅领导派检查组来我校检查实践基 地建设情况。背景是近期省教育厅非常注 重高等教育的实践工作，2009年准备专门 资助一些重要的实习基地建设，率先在一 些高校建立样板基地，及时推广实习的先 进经验。本次考察是一次重要的考察。 （检查组成员中，一位是基建财务处副处 长，一位是高等教育处副处长，另两位是 重点大学的专家。）
包括全开放式办公室和半开放式办公室两种形式。

1.1.2办公室布局设计
(2)封闭式办公室

又称为传统办公室，是指分隔成若干带有 门、窗的独立的小房间给一个或几个人使 用，带有办公桌等相应的设备。
1.1.2办公室布局设计
分析：

某企业准备在广州成立一销售分公司，租用了某写 字楼的一层大厅。其中，要设计包括产品展厅与销 售分公司办公区两大区域。销售分公司办公区又包 括正副经理办公室、接待区、销售部、技术部、财 务部等部门。 请您为其设计布局并说明理由。
3日程安排

有效利用时间原则：
1.明确自己的工作任务和职责。 2.区分常规工作和非常规工作。
3.分清工作的轻重缓急，以判断工作的先后次序。
4.运用合并或穿插等方法，合理分配精力以提高效率。 5.使用办公辅助手段处理工作，如工作日志、时间表、 计划表、备忘录、日程安排等。
3日程安排
3.2日程安排


3日程安排
3.1时间管理

工作条理性训练： 周一上班，秘书小李需要完成以下工
作，这些工作让小李又忙又累，请你对此做出评价与建议：
1.给某客户打电话，与对方联系自己的领导下周四将 与他约会的事宜； 2.为下午部门经理会议复印所要讨论的报告及会议日 程表，每人一份（8人，每份10页）； 3.向人力资源部门写报告，申请今年的休假日；