借阅申请单 ,经档案管理员同意后才能查看 ,如要 看在自己电脑中不可见的文件 ,需经领导允许后 , 到档案室查看 。
3. 3 公共信息系统 通用个人办公工具是指提供给每个用户用于 个人事务处理功能的电子邮件 、布告板 、电子论 坛 。本系统所有数据存储在网络服务器上 ,不会 受病毒和机器故障的影响 ,OA 系统定期进行数 据备份 。本系统要有严格的权限管理 ,只有办公 工具的拥有者才可以查看 ,修改自己的个人办公 信息 。 1. 公告栏 布告板可以用来发布单位内的消息 、公告 、规 章制度 、职工守则 、工作安排的介绍 、技术资料等 信息 。所有职工都可以查看这些消息 。我们还可 以把自己关注的消息汇总起来 ,方便查看 。 2. 电子论坛 BBS 是指提供一种全单位用户自由发表意见 的工具 ,任何用户都可以自己关心或感兴趣的事 情以匿名或署名的方式提出自己的论题或针对别 人的论题发表意见 。电子论坛从发布范围来讲可 以分为公共讨论和小组讨论两种 。管理方式采取 分散管理的模式 ,即谁提出的讨论主题 、谁来管理 的方式 。 3. 学习园地 职工的学习 、培训都可以通过它来实现 ,包括 各种规范 、职工制度 、无线电业务技能知识等 。这 样职工不离开工作岗位 ,就可以接受教育 ,提高职 工素质和办事能力 。 4. 通讯录 通讯录包括公共通讯录和个人通讯录 。公共 通讯录主要是方便用户查询其它单位或部门的联 系电话及地址 ,公共通讯录中记录着与用户办公 有联系的单位或部门的联系电话和地址 ,有通讯 管理员负责 、统一管理 。个人通讯录是指用户私 人的电话号码本 ,查询权限只对用户本人开放 ,由 用户自己来管理 、维护 、保证了使用的方便和安全 保密性 。 5. 规章制度 政策法规管理是指通过手工输入或扫描仪录 入有关的国家 ,省无线电管理法规技术标准或指
行的解决方法 。
图 5 错误的工作流
3 系统功能
3. 1 功能图示 (见图 6)
图 3 并行工作流
图 4 串行与并行相结合的工作流 在实施办公自动化系统的初期 ,编写工作流 时 ,没有将不同 Domino server 的用户分开处理 , 见图 5 中 User A2 与 User B1 ,结果经常出现复制 冲突 ,工作流无法正常流转 ,对多 Domino server 数据复制机制的研究和实践证明 ,将图 5 的工作 流修改成图 4 的工作流形式 ,不失为一种简单易
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2004 年第 3 期 苏显文 雷桂珍 :办公自动化系统的应用
1. 2 系统环境 1) 服务器 (server) 配置 :CPU P4 以上机型 ;内存 512MB 以上 ; 硬盘 60 GB 以上 操作系统 :Windows 2000 简体中文版 软件平台 : LO TU S DOM INO/ NO TES 办公 自动化系统 网络协议 : TCP/ IP 2) 客户机 (Client) 配置 :CPU P4 以上机型 ;内存 128MB 以上 ; 硬盘 40 GB 以上 操作系统 :Windows 2000 简体中文版 软件平台 : LO TU S DOM INO/ NO TES 办公 自动化系统 1. 3 系统特点 LO TU S DOM INO/ NO TES 是先进的单一架 构的文档数据库和电子邮件系统 ,具有强大的工 作流机制 、便捷的复制手段 、可靠的安全机制以及 对 Internet 技术全面的支持 ,是实现企业办公自 动化的理想平台 。 每个局域网都配置 Domino server ,在企业里 Notes 用户通过局域网连接所属的 Domino server 访问信息资源 。 远离局域网的 Notes 用户 ,设置通过电话线 远程 连 接 Domino server , 进 行 Notes 用 户 与 Domino server 复制 ,实现远程资源本地访问 。 Domino server 之间通过定时复制 ,实现网络 数据交换 。为了提高复制速度 ,不同服务器之间 的复制时间可以排开 ,充分利用 DDN 专线的宽 带资源 。 1. 4 模块设计 1) 个人办公 包括电子邮件 、待办事宜 、名片管理 、日程安 排等 2) 行政办公 提供收文管理 、发文管理 、报告管理 、档案管 理和会议安排 。行政办公厅改革了传统的公文信 息生成和管理方式 ,用电子文档取代了纸质文件 , 利用设定的流程进行审批 、会签 、修改和批准 ,并 可以通过电子档案室借阅文件 。 3) 公共信息
关键词 :办公自动化 无线电管理 Notes 网络 Domino 服务器 Abstract : In t his article , cont ra posing to t he wireless manages work of Weinan City Shanxi Province , int roducing t he development , design t hought and st ruct ure of OAS(Office Automation System) . Discussing t he OA application and act ualization scheme in wireless manage work. Keywords : OA Wireless manage Notes network Domino server 中图分类号 :C93114
1 系统结构
系统主要由网络结构 、系统配置 、软件应用及 模块设计四部分组成 。
1. 1 网络结构 管理处 、生产企业和信息交流中心都已经建 立了局域网 ,且以管理处为中心采用 DDN 专线 与生产企业厂区及物流中心构成统一的企业网络 (见图 1) 。图 1 中移动用户 、各郊县分支机构和 各城区用户在实施办公自动化后 ,将通过公用电 话线接入管理处网络 。
在企业推进信息化的过程中 , 办公自动化 (OA) 一直是 IT 建设的重点 ,同时 ,由于办公自动 化具有信息量大 、复杂 ,涉及的岗位 、人员众多 ,处 理流程烦琐 、多变等特点 ,而成为 IT 建设的难点 之一 。
实现企业信息化是个渐进的过程 ,每个企业 都应该根据自身的实际情况制定相应的企业信息 化实施计划 。
图 1 网络系统构架
陕西省渭南市无线电管理处作为地市级无线 电管理机构 ,根据无线电管理工作中的实际要求 , 对办公自动化管理系统有明确的建设指导思想 , 而且下属机构大多分布在城区及郊县 。地理位置 上的分散给企业的日常管理造成许多不便 ,企业 业务数据的传递 、分析 、处理 ,长期处于繁杂和信 息滞后的状态 ,一定程度上影响企业领导的经营 决策速度 ,严重的会给企业造成不必要的损失。 为此 ,我们引入办公自动化系统 ,加快企业内信息 流转速度 ,规范信息传递流程 ,搞好企业内信息化 建设 ,提高企业经营效率 。
提供焦点论坛和电子公告栏 。用户可以在论 坛上建立讨论主题 ,发表意见 ,交流经验 。用户还 能在电子公告栏内发布信息 ,选择阅览人员 。
2 技术关键
2. 1 设置多台 Domino server 每个局域网都有一台 Domino server ,管理本 局域 网 的 邮 件 收 发 , 同 时 定 时 与 其 他 Domino server 进行数据复制 , 实现信息交流 , 其特点如 下: 1) 提高 Notes 用户收发邮件的响应速度 ,使 系统更实用 。 2) 提高整个办公自动化系统的安全性 ,一旦 哪个局域网或通讯线路发生故障 ,除发生故障的 局域网受到影响外 ,其他 Notes 用户仍然可以正 常使用 。 3) 简化备份方案 。在实际使用办公自动化 系统 进 行 的 测 试 表 明 , 直 接 访 问 远 程 Domino server 其响应时间可达数分钟 ,而访问本局域网 的 Domino server 只需要数秒钟即可 ,显然对企业 用户提高响应速度是系统成功的基本条件 。 2. 2 制定工作流
图 6 功能图示
3. 2 个人办公系统 本系统包括当前待办 、文件起草 、跟踪办理 、
电子邮件 、日程安排 、查询借阅等功能 ,主要处理 与日常文件办理有关的如 :收文登记 ,拟办 ,传阅 , 批示 ,承办 ,归档的处理 ,以及对发出给其他单位 的文件进行拟稿 ,核稿 ,审核 ,签发 ,归档的处理 , 使用最多的主要是当前待办和文件起草两大模 块。 1. 当前待办
在多 Domino server 网络结构的 OA 系统 ,一 个文档在每台 Domino server 都有其复本 ,如果工 作流设置不当 ,不同 Domino server 上的复本同时 被修改 ,会造成复制冲突 。图 2 是设置 Notes 用 户示意 。
制定工作流的原则 : 1) 属于同一 Domino server 的用户可以用并 行工作流 。见图 3 中 User A2 和 User A3 。属于 不同 Domino server 的用户 ,应该用串行与并行相 结合的工作流 ,将分属不同 Domino server 的用户 分隔开来 ,见图 4 中 User A2 、User A3 、User B1 和 User B2 。
总第 28
期
成CH都EN
电子机械高等专科学校学报
GDU EL ECTROMECHAN ICAL COLL EGE
22000044
年第 3 期 年9月
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办公自动化系统的应用
苏显文 雷桂珍 (陕西铁路工程职业技术学院 714000)
摘 要 :针对陕西省渭南市的无线电管理工作 ,介绍办公自动化信息系统的开发 、系 统设计思想和系统结构 。论述办公自动化在无线电管理工作中的应用及其实施方案 。
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2004 年第 3 期 苏显文 雷桂珍 :办公自动化系统的应用
在下一个人员或部门的邮箱中 。 2. 文件起草 文件起草用于起草一个新的工作文件夹如 :
“项文件夹”“、发文拟搞文件夹”;这和我们手工是 一样的 ,无论一个人每天要做多少项工作 ,就像他 的桌面上一个抽屉存放一些空白表格用于起草各 种新文件 (如 : 拟文表 、来文传阅表 ,项目申报表 等) 。