公文写作与处理知识点梳理中共中央办公厅、国务院办公厅于2012年4月16日联合办法《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号），国家质量监督检验检疫总局、国家标准化管理委员会于2012年6月29日联合发布了《党政机关公文格式》国家标准（GB/T9704-2014）。

这两份文件均于2012年7月1日施行。

第一章公文概述公文是公务文书的简称。

公文有广义公文和狭义公文的分别。

广义的公文包括法定公文、专用公文和事物公文；狭义的公文仅指法定公文和专用公文。

党政机关公文是党政机关实施领导、履行职务、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。

公文的特点主要有：作者的法定性（法定作者）、法定的权威性、特定的效用型（法定效力）、体式的规范性、处理的程序性（特定体式）。

公文的作用：领导指导作用、规范制约作用、联系沟通作用、宣传教育作用、凭证依据作用。

公文的分类：－按公文来源分：对外文件（发文）、收来文件（收文）；－按形式和使用的公务活动领域分：通用公文（15种）、专用公文（照会、国书等）；－按行文关系分：上行文（请示、报告）、下行文（命令、决定、决议、公报、公告、通报、批复等）、平行文（函）；－按内容的性质和作用分：规范性公文（15种公文都属于规范性公文）、领导指导性公文（命令、决定、决议、意见、通知、批复、通报等）、公布性公文（通告、公告、公报等）、陈述呈请性公文（请示、报告等）、记录性公文（纪要、会议记录、电话记录等）、商洽性公文（函）、证明性公文（介绍信、证明信）；－按涉密程度分：普通文件（对外公开的公文、限国内公开的公文、内部使用的公文）、涉密公文（秘密公文、机密公文“重要、遭受严重损害”、绝密公文“最重要、遭受特别严重损害”）；－按送达和办理的时限要求分：平件、加急件、特急件；－按载体分：纸本公文、电子公文；－按发文机关分：党内公文、行政公文、群团公文。

公文的稿本分为：草稿（未定稿，不具备正式公文的效用）、定稿（签发稿，具备正式公文的效用，是制作公文正本的标准依据）、正本（按正规格式印刷，下发，正式文本，必须是对定稿的完整再现）、副本（分正本复份“和正本同时印刷，具有正式公文的法定效用”和公文复制本“抄本、复制本，不具有正式公文的法定效用”）、试行本（试行期间有正式公文的法定效用）、暂行本（暂行期间有）、修订本（修订本生效、原文本即行废止）。

第二章公文的构成要素及格式规范公文一般由版头、主体、版记组成。

一、版头部分：1．份号：涉密公文应当标注份号，一般用6位3号阿拉伯数字，定格编排在版心左上角第一行。

2．密级和保密期限：绝密／机密／秘密★保密期限，除有特殊规定外，绝密期限不超过30年，机密不超过20年，秘密不超过10年。

3号黑体，定格编排在版心左上角第二行，如无保密期限，密级间空一字。

“绝密★3年”或“绝密”。

3．紧急程度：公文“特急、加急”，电报“特提、特急、加急、平急”。

3号黑体，定格编排在版心左上角，与之前要素按顺序分行排列，紧急程度间空一字。

“特急”“特提”。

4．发文机关标志：红色大字居中印在公文首页上半部，上边缘至版心上沿35mm，推荐小标宋，以醒目、美观、庄重为原则（一般应小于上级机关字体大小）。

两种形式－全称／简称＋文件二字、全称／简称。

联合行文，可以并排发文机关，也可只写主办机关。

5．发文字号：发文机关代字〔年份〕发文顺序号（国发〔2015〕12号），发文顺序号不加“第”，不编虚位（不编03），在阿拉伯数字后加“号”。

编排于发文机关标志下空2行居中位置，上行文时居左空一字、与最后一个签发人姓名在同一行编排。

联合行文时使用主办机关发文字号。

6．签发人：上行文时应当标注签发人姓名。

“签发人”全角冒号（3号仿宋）＋姓名（3号楷体）；多个签发人时，按发文机关顺序依次排列，每行排2个，上下对其，最后一个签发人与发文字号同一行，距离下红色分割线4mm。

二、主体部分：1．标题：对公文主要内容准确、简要的概括和提示。

发文机关＋事由＋文种，文种不可省略。

一般用2号小标宋，编排于红色分割线下空2行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整、排列对称、长短适宜、间距恰当，按梯形或菱形排列。

标题中可以出现书名号、特定含义的引号、注释说明的括号、连接号和间隔号，如：《国务院关于修改<XXX>的决定》、《国务院办公厅关于印发“十二五”国家自主创新计划的通知》、《教育部关于印发<义务教育学校管理标准（试行）>的通知》、《关于开展“中国梦·我的梦”征文活动的通知》等。

2．主送机关：是公文主要的受理机关。

编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍定格，最后一个机关名称后标全角冒号。

如果主送机关过多首页无法显示正文时，将主送机关移至版记。

主送机关的三种情况：下对上发出的请示、报告等上行文，只能有一个主送机关，不能多头主送；上对下发出的公文都有两个以上的主送机关，可用统称；直接向社会公众发布的通告、公告等告知性公文，章程、条例规定等规范性公文，不用写主送机关。

3．正文：公文的主体和核心，首页必须显示正文。

一般用3号仿宋字体，编排于主送机关名称下一行，每个自然段走空2字，回行顶格。

文中结构层次依次为“一、黑体”“（一）楷体”“1.仿宋”“（1）仿宋”标注。

4．附件说明：公文附件的顺序号和名称。

附件时正文内容的组成部分，与正文具有同等效力。

公文存在两个以上附件，需在正文后标注附件说明。

在正文下空一行左空二字编排“附件：（全角冒号）”二字，顺序号位阿拉伯数字，附件名称后不加标点，回行与附件名称首字对齐（附件：1.xxxx）。

5．发文机关署名、成文日期和印章：署名全称或简称、与成文日期居中；成文日期是会议通过或发文机关负责人签发的日期，是公文生效日期，是生效的标志，日期位阿拉伯数字且不设虚位、右空4字编排；印章是公文效力的体现，是公文生效的标志，是鉴定真伪的依据，有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。

印章端正、居中下压发文机关署名和日期，印章顶端上距正文一行之内；多个印章排列整齐、互不相交或相切、不超过版心。

签名章一般用红色。

6．附注：标注公文的发布层次、印发传达范围。

居左空2字加圆括号编排在正文日期下一行。

7．附件：公文正文的说明、补充或参考资料。

应另面编排，在版记之前，与公文正文一起装订。

“附件2”3号黑体顶格编排在版心左上角。

标题居中编排在版心第三行，与附件说明表述一致。

三、版记部分：1．抄送机关：除主送机关外需要执行或直销公文内容的其他机关，用全称、规范化简称或同类型统称。

用4号仿宋在印发机关和印发日期前一行、左右各空一字编排（抄送：xxx，xxx，xxx。

）。

如需把主送机关移至版记，格式同抄送，在抄送上一行，不加分割线。

2．印发机关和印发日期：印发机关一般是办公厅（室）或文秘部门。

一般用4号仿宋字体，编排在末条分割线之上，左右各空一字，后加“印发”（xxxx 2016年4月23日印发）。

版记中如有其他要素，应当与之用1条细分隔线隔开。

3．版记中的分割线：版记中第一个要素之上、各要素之间均加一条分割线，版记中的分割线与版心等宽。

首条、末条用粗线（推荐0.35mm），中间用细线（推荐0.25mm），末条与版心下缘重合。

4．版记的位置：版记位于最后一面，最后一个要素置于最后一行，剩余空间容不下版记，全部移入下一面。

5．页码：法定要素，4号半角宋体带“一字线”阿拉伯数字（－1－），一字线距版心下缘7mm，单页居右空一字，双页居左空一字。

附件一起装订时，连续编页码。

四、公文用纸规范：A4 （210mm＊297mm），左侧装订，特殊形式的根据实际需要。

一般每面22行、每行28字，页边距上37mm，下35mm，左28mm，右26mm。

五、公文中的数字：用阿拉伯数字：计量（5.34千米）、编号（302国道）、已形成固定形式的（3G手机、G8峰会）；用汉字数字：非公历纪年（正月初五）、概数（三四个月）、已形成固定形式的（不管三七二十一）；两者均可：字数不多的计量或序号，如要突出简洁醒目用阿拉伯数字，如要突出庄重典雅用汉字数字。

第三章行文规范行文关系：发文机关和收文机关之间的文件往来关系。

主要有：领导被领导关系（隶属关系，如国务院和省政府）、指导与被指导关系（商务部与各省自治区直辖市商务局等）、平行关系（同等级别的机关或部门、单位，平行文“函”，有的通知也可）、不相隶属关系（不是同一春之系列不发生直接职能来往的机关、部门、单位，不论是否同级，都要用“函”协调）。

行文方式：逐级行文（向直接的上级或下级行文）、越级行文（向更高级机关甚至中央直接行文，一般情况下避免越级行文）、多级行文（为加快公文传递，必要时可同时向若干层级上级或下级机关行文）、直达行文（直接发到基层或群众，非涉密的文件可以用登报、广播、电视等形式）。

越级行文的条件：特殊重大紧急情况（战争、自然灾害，逐级会延误时机造成损失）、多次请示上级长期未得到解决的重大问题、上级领导或领导机关交办并指定越级上报的事项、对直接上级或领导进行检举控告、直接上下级有争议而无法解决的重大问题、只有越级才能答复且和直接上级没有任何联系的问题或事项。

行文规则：制发、办理公文中必须遵循的基本准则。

一般规则：行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可造作性；行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不越级，需要越级应同时抄送被越机关。

上行文规则：1、主送一个上级机关，根据需要抄送相关上级机关和同级机关，不得抄送下级机关；2、向上级主管部门请示、报告，应当本级同意或授权；3、以本级名义向上级机关请示下级事项，应当提出倾向性意见；4、请示应当一文一事；5、除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以本级机关向上级负责人、以本级负责人向上级机关报送公文；6、受双重领导，向一个行文，必要时抄送另一个。

下行文规则：涉及多个部门职权范围内的事务，部门之间为协商一致，不得向下行文；擅自行文的，上级机关应当责令其纠正或撤销。

上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时抄送下级机关另一个上级机关。

其他行文规则：同级党政机关、党政机关与其他同级机关可联合行文。

党委、政府的部门依据职权可相互性温。

部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。

第四章主要文种及写作写好公文，除文字通顺、观点与材料统一、层次分明、结构合理等写作通则外，还要遵循以下要求：合法／规范、求实／准确、合体／完整、简明／清晰、严禁／耐久。

公文属于应用文，它具有应用文体的一般特点：实用性、严肃性和程式性。

公文写作中，兼用叙述、说明和议论，以说明为主，一般不用描写和抒情。