毕业生档案整理工作
一、填报学生档案去向信息
根据毕业生档案去向填报“毕业生档案交寄信息登记表”。

由毕业生本人填报并签名确认，毕业生未能填报由负责老师填报，并加盖院系公章。

(信息登记表内有两个表格:“档案交寄信息(电子版)”，“档案交寄信息(打印版)”，将“档案交寄信息(电子版)”表格的信息收集齐备发至就业办邮箱，将“档案交寄信息(电子版)”打印盖章交至就业办)
几种情况的填写说明：
1.暂缓就业的同学：档案交寄地址为“广州市农林下路72号”，档案接
收单位为“广东省高校毕业生就业指导中心”；
2.攻读华师研究生的同学：档案交寄地址为空，档案接收单位为“华南
师范大学研究生处”；
3.留级等不能正常毕业的同学：档案交寄地址为空，档案接收单位为“‘留
档原因’+留档”（留档原因为：留级、延迟学籍等）。

其他情况按档案交寄的实际情况填写。

说明：档案交寄地址以派遣去向为依据。

档案一般寄到报到证主管单位，如果报到证有备注单位，看是否要求寄到具体单位，同时要看具体单位是否有人事接收权，若具体单位无人事接收权，档案仍寄到主管单位。

广东省内各地市毕业生档案工作部门的地址可参考相关文档。

二、档案整理前的准备工作
1.准备好毕业生的各种归档材料。

以下为参考目录
□党员档案
□团员档案
□大学生评优登记表
□行政处分文件
□大学体格检查表
□大学学习成绩单
□高等学校毕业生登记表
□实习鉴定表
□高校毕业生报到证存根
□授予学士学位通知书
□其他材料
（注：暂缓就业学生的预备党员材料不归档，党员材料由学院保管）
2.领取档案交寄袋
领取信封交寄袋（机要信封），填写学生基本信息，在档案交寄袋封面填写学生档案编号、院系、专业、姓名、年级；密级为机密。

交寄袋背面有档案目录，请填写基本信息，并将毕业生现有材料先入袋，并在目录处做标记。

三、档案整理过程中的工作流程
1.领取档案。

2.检查入学时、大一、大二、大三入档的档案材料是否齐备（根据原有《档案
目录》检查）。

3.将所有材料装入学生档案袋，并在档案交寄袋背面目录相应地方画勾，若无
相应内容，在“其它材料”一栏中补充）。

4.再次检查档案袋里学生档案材料是否齐全（根据《档案目录》检查）。

5.再次检查无误后辅导员在“整理人”上签名，（每份档案要求两个同学负责
整理、核查）。

6.仔细将学生档案材料装入档案交寄袋（千万注意——不要张冠李戴！）。

7.将条形码贴暂缓就业学生档案交寄袋横贴在左上角。

注意一定要按条形码粘
贴样式粘贴，否则拒不收档。

粘贴样式见文后附件。

8.所有档案按编号排序，按20份一捆绑好。

将特殊或情况不明档案单独捆绑，
并在档案上用铅笔注明情况。

9.再次清点份数无误后，交回就业办，并做好登记。

10.同时，上交毕业生交寄地址登记表（登记表需加盖院系公章）。

11.同时上交暂缓就业协议书（一式两份）。

（按条形码编号排序）。

四、档案整理后的工作
1.将暂缓就业毕业生档案及其暂缓就业协议书送至省就业指导中心
2.将广州生源及到广州工作的毕业生档案（就业方案主管单位为广州市高校毕
业生就业指导中心）送到广州市高校毕业生就业指导中心
3.将到正常派遣的毕业生档案通过邮政交寄
4.将直接升研到华南师范大学的毕业生档案直接送到校研究生处
5.将就业单位是华南师范大学的毕业生档案直接送到校人事处
6.将延长学籍（欠费、延长学籍一年）同学的档案暂留在学校
五、注意事项
院系在整理档案时，是以班级为单位来整理档案的，所以在档案整理完后，档案的分类通常也是以班级为单位的，因此要检查档案是否根据院系的档案编号来排序，院系最后要以院系为单位整合毕业生的档案。

齐心协力，共同完成任务！。