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秘书学培训课件(PPT84页)


第二种:是指某一类职业人员或某一 级职务人员的办公场所。如:教师、 护士、厂长、院长办公室等。
第三种:指党、政府机关、企事业单 位内的综合办事机构。如:中共中央 办公厅、三星公司办公室等。
第四种:指某种专门的独立的工作机 构。如国务院台湾事务办公室等。
办公室环境管理的原则
方便 →舒适 →和谐统一 →安全。
仪、幻灯机、录音机、录像机、照相机、
计算器、计时器等。
6. 其他用品
一些装饰用品、挂图、旗帜、标志、
标语等。
◇办公用品管理的原则
建立完善的管理制度 保证工作的需要 讲求节约,物尽其用 及时更新装备,提高工作水平
第二节 通讯工作
电话作为现代通讯工具,在组织的管 理工作中发挥着日益重要的作用。秘书每 天通过电话进行大量的对内、对外联络工 作,可见电话是组织展示工作效率、社会 形象的一个窗口。在电话工作中,人们彼 此不能谋面,看不到对方的表情、举动, 只能通过电话里的声音去揣测对方的心理、 态度,也就是说,秘书电话应答的声音或 方式是对方能够直接感受到的全部信息, 处理好每一个电话,应在电话里
包括打扫,拖洗,擦净,上腊与打光等。
◇办公室的保健与安全环境管理
1.保健
*定期健康检查
*灌输卫生知识。
*采取疾病预防
*保持环境整洁。
*推行健康运动
*举办康乐活动。
2.安全管理
* 防盗 * 防火
* 防止意外伤亡
◇办公用品管理
1.文具
笔、墨、尺、订书机、广告色、油彩、粉 笔、
胶水(带)、信封、邮票等。
拨打电话一定要礼貌热情,语气清晰和婉 (您好、谢谢、再见。)
语言要简洁明了 保密
2.拨打电话的技巧 (1)理清自己的思路 (2)立即表明自己的身份 (3)确定对方是否具有合适的通话时间 (4)表明自己打电话的目的 (5)给对方足够的时间作出反应 (6)避免与旁人交谈 (7)设想对方要问的问题 (8)不要占用对方过长时间 (9)拨错号码应道歉 (10)适时结束通话
②开放式布局。
就是将一个大工作间“切分”成多个相 对独立的工作单元,把组织内部各职能部门 的所有工作人员按照工作程序安排在各工作 单元中开展工作。
办公环境管理 (2)办公环境布置 ① 布置要点 ◇ 营造一个安静的工作环境; ◇ 保证良好的采光、照明条件; ◇ 合理安排座位; ◇力求整齐、清洁。
如果电话是打给上司的,应先了解对方的身份、意图, 然后决定是否转给上司;或者先请对方稍等,将外线 电话闭音。用内线电话请示上司后再作处理。
射入。 最常用的办公物品应放在伸手可及的地方。
计算机等办公自动化设备,应有其独立的空 间,既要方便使用又不影响别人工作。
◇办公室的空气环境管理
1.温度
最舒适并有益于健康的工作温度是1520℃。
2.湿度
最适宜的湿度为40%-60%。
3.空气流通
每人每分钟需要45立方公尺的新鲜空气。
4.空气的净化
2.小工具
清洁工具、修理工具、制画工具、宣传工 具、
各种刀具(裁纸刀、切纸刀)等。
3.纸张
信纸、复印纸、打印纸、复写纸、
蜡纸,各种规格的白纸、包装纸、装饰纸
等。
4.常用耗材
计算机的磁盘、打印机的色带、墨
盒、油墨,复印机的墨粉,录音带、录像
带、胶卷、电池等。
5.小型电器设备
电脑、MP3、MP4、移动硬盘、投影
想想看
办公室的七大效率杀手有哪些?
1.空气杀手; 2.光线杀手;
3;
7.职能杀手。
见书108——110
办公室的布局与布置
(1)布局
①封闭式布局。
封闭式布局是一种较为传统的办公室布局, 是把组织内部各职能部门独立安排在一个个 小房间内,组成一个个小办公室。
◆接听电话的程序和要求 电话铃响两遍以后,四五遍以内就应接听。 接听电话时:“您好!我是……,请讲。” 秘书应养成一手摘机,一手拿笔,随时准
备记录的习惯。 电话记录应记清对方单位、姓名、回电号码、
内容要点、来电时间(准确到几点几分),最 后是接话人签名。 重要内容要复述一遍,让对方核实无误。 若对方接连讲话,接听人应“嗯嗯” 作答。
表现出良好的职业规范和高超的电话技巧。
一 、电话接打
打电话前应做好准备,重要电话应列出提纲, 人名、地名、时间、数据要核实无误,必需的 资料应放在手边。
打电话前应考虑对方上班时间,尽量找合适的 时间打电话。国外电话要考虑时差。
打电话前应熟悉一下对方的号码,或在电话簿、 名片上做记号,以免看错、拨错。
②布置的原则 采用一个大间办公室。 使用同一大小的桌子。 档案柜应与其他柜子的高度一致,以增 进美观。 采用直线对称的布置。 主管的办公区域需保留适当的访客空间。 将通常有许多客户来访的部门,置于入 口处。
主管的工作区域位于部属座位之后方, 以便于控制和监督。
全体职员的座位应面对同一方向布置。 常用的文件与档案,应置于使用者附近。 应保持公共空间和私人空间的独立。 桌与桌之间应留有一米左右的距离。 桌位的排列,宜使光线由工作人员的左侧
第六章
日常工作(上)
第一节 办公室管理
良好的办公环境是工作的兴奋剂,也是看一 个秘书个人素养高低的重要方面,拖沓而又 懒惰的秘书永远也不会得到领导青睐的。
办公室的含义
——办公室是一个常用而普通的名词,却有 着多种含义:
第一种:泛指一切办公场所,区别于用于教 学的教室,用于生产的车间,或是医疗室、 实验室等等。
接打电话的技巧 1.接听电话的技巧 ◆要仔细倾听对方的讲话。 ◆避免在电话中争论或有不佳的情绪反应。 ◆对方声音不清晰时,应该善意提醒。 ◆转接电话, 要分清情况,恰当处理。 ◆如果谈话所涉及的事情比较复杂,应该重
复关键部分,力求准确无误。 谈话结束时,要表示谢意,并让对方先挂断 电话。(谁打出电话谁先挂断原则)
应在14秒内连续、准确拨完号码,
号码之间间隔不能超过3秒。
拨通电话后应先问好,接着自报家门、姓名 或工号,要请谁接电话等,说话应吐音清晰,音 量适中,速度不紧不慢。
重要内容提请对方记录,记完再请对方复述核实。
如果要求的通话人不在或不便接电话,简单 事项可请接听人记下转告,或者请转告对方回电 或另约时间再打。
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