新产品开发项目管理的方法和工具
说起产品开发的管理问题, 是许多自主产品开发的公司最为头痛的事, 在公司内可能不缺乏技术专家, 但缺乏能带领一支技术队伍的管理人才, 中国的技术人才知识结构往往是”T”型, 即只懂技术, 而最有价值的人才的知识结构应为”╥”型, 即既懂业务, 又懂管理的人才。
但在现实的劳动力市场中要找到这样的合适人才是非常困难的。
本文的目的就是想经过提供一套实用的项目管理方法和工具, 供在实际工作中的产品开发项目经理参考。
在美国一个完整产品的开发周期一般为6-8个月。
而在中国企业, 就算工作效率较高的民营企业, 一个完整产品的开发周期一般为1年到1年半, 恰恰为国际先进企业一倍以上。
能够说在中国企业中没有产品开发的项目管理, 而只有项目跟踪。
我们来分析一下项目管理中的突出问题。
1. 无效的项目计划导致项目执行混乱
这首先要从我们中国人的行为习惯来看, 我们往往认为过多的时间花在计划上,那是浪费, 如果你总是在讨论计划, 公司老板可能也会认为你只说不练, 怎么总是没有行动。
而项目经理的习惯也是先行动, 不行了再改。
由于在项目开始阶段没有充分考虑对人员的需求、元材料的需求、部门配合的需求、技术研究的需求, 开始时往往对项目的进度过于乐观, 因此在项目执行过程中往往想不起当初的项目计划是什么, 只能是被动应战, 今天缺人就去找人, 明天缺器件就去买器件, 而且产品开发的各功能块开发进度在时间上不能很好吻合。
因此, 相当一部分时间处于等待状态, 大家经常说忙的忙死, 闲的闲死, 就是项目无管理的后果。
2. 没有共享其它项目的经验
由于在产品开发过程中没有有效的规划、没有过程记录、没有功能模块的标准化, 甚至于没有完整的项目成果资料, 项目一结束人一走, 其它人就很难弄清楚详细的设计资料, 特别
是软件, 很少有人能弄清楚别人编的软件。
由于这种状况, 每次开发一个新产品什么都得重新开发, 几乎不可能共享其它项目的开发成果, 除非是由同一个人来开发。
3. 项目经理没有管理经验
项目经理往往是由掌握产品技术最好的人担任, 她们是很好的技术尖子, 但往往缺乏基本的管理技巧, 也不善于与人沟通, 个人优秀但不能使团队变得优秀。
因此有些公司尝试让MBA 毕业的人来当产品项目经理, 使其发挥组织与协调的作用。
如果要罗列问题还能够说很多很多, 在此就不多费笔墨, 我们还是来讨论一下有效的项目管理方法和工具是什么, 主要概括如下:
1. 项目计划的全面性
项目计划并不是仅仅在产品开发设计前做一个工作计划, 它应该包括从产品概念提出到产品退出市场的全过程。
在每一个阶段, 都应有1-2个以上的计划段, 因此项目计划全面性指的第一个内涵是产品全过程的分阶段计划。
全面性的第二个内涵是指产品开发过程并不只是开发部的事, 例如在概念阶段需要市场、制造、财务等部门的投入, 市场部门的投入能从用户的用度来看产品是否有使用价值和竞争优势;而在测试阶段需要生产部门的投入。
全面性的第三个内涵指的是不但在需要整体的产品开发计划, 而且在总体计划下还要制定更加具体的二级、三级计划。
项目计划的关键要素:
(1)计划的完整性:
产品的研发计划是否符合整个产品线的规划和产品的版本规划;
是否包括产品全流程的计划;
计划阶段、开发与验证阶段是否有相应的组织保障;
是否提出明确的资源需求而且资源得到保证;
是否进行物流计划的风险分析;
是否包括研发计划的过程监控;
(2)计划的层次性:
是否按照”总体规划、分段细化”的原则分阶段制定计划; <
各层次之间的逻辑关系是否清晰明确; <
每一项具体的活动是否分解到个人。
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(3)计划的合理性:
产品的研发进度是否符合市场的需求;
产品的技术难度和解决情况是否支撑所作的研发计划;
资源需求是否合理, 而且能够得到保障;
关键物料的货期是否影响整个产品的研发计划;
分级分层的计划制定是否合理;
是否包含了全部开发的模块;
与上下、周边计划是否吻合, 与周边计划配合点是否明确标注;
整个产品研发计划的关键路径是否清晰明了, 而且里程碑的设置合理;
每个活动是否有启动和结束的标志。
2. 项目管理的过程与模式
计划是项目管理的开始, 为了高质量按时完成各阶段的计划, 必须对项目工作过程进行管理。
它是一个循环管理过程, 是一个不断地设定目标、实施目标、分析目标和改进目标的过程。
3. 项目实施的资源管理
资源主要包括人、财、物。
资源管理的核心任务就是要配置现有和未来的资源以满足项目的需求。
资源管理的主体是人力资源管理。
其关键要点是建立项目资源池, 以保证项目实施过程中资源调配和管理的方便, 项目资源池是动态的, 在全公司范围内对员工的专业技能和特长进行分析, 并录入到数据库中, 当项目过程中需要某一人力资源时, 能够在数据库中查找, 寻求合适的人才。
在资源冲突时, 调配资源的原则如下:
(1) 合理利用时差: 遵循”向关键产品要时间, 向非关键产品要资源”的原则, 充分利用非关键产品上资源的时差来配置资源。
(2) 采用任务承接方式: 如果资源池中寻求不到合适人才, 采用将相关的任务打包的方式将相关开发任务分派下去, 在产品项目内部安排如期完成开发任务。
(3) 任务延迟: 在资源确实保证不了项目进程时, 只能经过时间和成本平衡, 延迟项目开发过程。
(4) 项目管理: 对于经过以上方式均解决不了资源问题, 只能将一些不是非常重要的项目取消, 以释放一些资源满足重点项目的需求。
4. 项目过程控制
项目过程控制是项目管理中最难的部分, 它包括产品研发的全过程, 具体有决策评审点设置、计划修改、项目报告、项目测评等。
(1)阶段决策评审点
概念决策评审: 概念决策评审点需要对产品是否进入计划阶段给出明确的结论。
主要评审内容包括产品的市场定位及经济可行性、产品规格的合理性及关键技术解决的可行性、产品采购及制造策略、产品开发综合风险评估等。
计划决策评审: 计划决策评审点需要对产品是否进入开发阶段给出明确的结论。
主要评审内容包括产品规格、系统总体方案、各分项方案、产品计划及预算等。
市场决策评审: 市场决策评审点经过对市场形势和产品情况的权衡, 确定产品进入市场的计划、节奏和策略, 以及后续产品计划(包括物料、产品测试、验证、数据、文档、资料等)。
生命周期决策评审: 根据产品的市场和技术发展情况决定产品何时停止销售、停止制造、停止支持等。
(2)项目计划滚动
项目计划滚动的操作过程:
评估项目组计划的延迟, 根据标注的配合点通知调整相关计划, 判断对项目总计划的影响;
评估项目总计划的延迟, 要对项目总计划进行修改, 向产品计划处申请滚动计划。
所有滚动后的计划要与真实工作进度相吻合, 并符合计划制定的要素, 满足完整性、层次性和合理性的要求;
用各层计划的统计测评来牵引计划的执行和滚动。
(3)项目例会
项目例会的典型会议议程:
自上次项目例会以来的主要成就;
项目的进度情况;
财务状况(实际与计划对照, 包括对偏离计划的情况作出清楚的解释);
重大问题及行动计划;说明向公司领导要求的特定援助, 以及向公司内部任何职能部门要求的特定援助;
下阶段的工作计划;
特许会议议题(具有紧迫性的议题);
决定下次回顾检查会的召开时间。
(4)项目的质量控制
制定质量保证计划;
基线的设定和严格的规格更改控制;
对开发全过程需求、规格和配置的监控;
阶段的技术评审-规格和方案评审、概要设计评审、详细设计评审、单元测评评审、样机评审;
系统测试、一致性测试及可生产性的验证;
(5)项目的总结与过程审计
项目经理在项目完成后, 应编写项目总结, 说明实际取得的开发结果, 并对整个开发工作的各方面作出评价, 其内容包含以下几个方面:
项目进展整体状况
项目组人员及考核总结
产品质量及开发方法
文档完成情况。