档案管理规定1、档案收集制度1.1收集工作原则1.1.1为了维护企业利益、确保各种经营、财务、生产凭证的真实面貌的前提下，根据档案集中统一管理的原则，收集一切有历史凭证作用、科学研究价值的各类不同载体的档案进馆，建立内容丰富、结构合理的管理体系，为公司各项工作服务。

1.2接收的范围1.2.1公司机关各部门、分公司所形成的各类不同载体的文件材料。

1.2.2公司撤销单位各类不同载体的档案。

1.2.3外事活动中形成的各类不同载体的档案。

1.2．4公司各部门、分公司获取奖励、证书等各类不同载体的档案。

1.3征集的范围征集散失与个人手中的具有保存价值的各类不同的档案。

1.4收集的要求1.4.1各类档案材料必须齐全、完整、系统整理，符合案卷质量要求，与其有关的资料和重要实物，应随同档案一并移交。

1.4.2档案人员要进行业务指导，帮助有关部门和单位做好文件整理工作。

1.4.3编制档案交接文据一式二份，覆行严格的交接手续。

1.4.4公司向被征集单位和个人提供重要档案复制件，以备留存。

2、档案整理制度2.1整理各类档案严格执行《新疆油田公司档案分类方案及说明》。

2.2档案管理人员要熟练掌握各类档案整理方法，对接收的档案及时进行整理，不积压，不影响提供利用。

2.3认真检查接受的档案，对保管期限划分不正确的及时调整。

2.4档案分类正确，排列合理，分类编号既遵循形成规律，又便于保管和提供利用。

2.5组织目录必须规范化、标准化、系统化。

2.6根据需要，做好各类档案目录的编制工作。

三、立卷归档制度3.1原则3.1.1要保持文件的形成规律，保持文件间的有机联系，立卷要问题集中，保管期限明确，便于管理和查找利用。

3.1.2企业各项管理工作（包括党群工作、行政管理、生产技术管理、经营管理）中形成的文件材料，实行文书部门立卷，凡办理完毕的文件材料要及时交由文书处理部门进行平时立卷，年终整理组卷归档。

3.1.3油田勘探开发、基本建设、科学研究、产品试制、设备开箱等活动中形成的科技文件材料，由各形成部门负责收集、整理、立卷、归档。

3.1.4会计、职工档案由生产档案的部门立卷、归档。

3.2归档范围3.2.1凡属企业管理、油田建设等各项活动形成的具有保存价值的文件材料均属归档范围。

3.2.2属二级单位归档范围3.2.2.1负责接受本单位在党群工作、行政管理、生产技术、经营管理等活动中形成的具有保存价值的文件材料（包括照片、实物磁盘等各种载体的材料）。

3.2.2.2负责接受各级领导在视察本单位的题词、讲话等具有保存价值的各种载体的记录。

3.2.2.3负责接受本单位职工档案（根据单位情况而定）。

3.2.2.4负责定期向油田公司技术资料中心移交永久、长期保存各种载体的档案。

3.3归档要求3.3.1归档的案卷要保持文件之间的有机联系，要确保全宗内档案齐全、完整。

3.3.2进馆档案图有字迹模糊不清楚或破损的文件，归档部门应予以打印复制或修裱、加固，并在备考表中写明基本情况。

3.3.3永久、长期进馆档案应编制全宗介绍、分类目录、全引目录等检索工具。

3.3.4归档案卷必须编制移交目录，交接双方应根据移交文据清点核对，并覆行签字手续。

3.4归档时间3.4.1党群工作、行政管理、生产技术、经营管理类文件材料与次年上半年向各档案部门移交；会计档案与跨年的第一季度内向各档案部门移交；基建、设备、产品、科研档案做到随时接收随时归档。

3.4.2撤销单位的档案，由原单位负责人责成有关业务人员、档案人员按照进馆档案要求进行整理，在三个月内向档案部门移交。

4、档案保管制度4.1档案保管的原则：集中统一保管好档案，维护档案的完整与安全。

4.2档案人员要了解和掌握档案损坏的规律，采取专门的技术措施，最大限度地防止和减少档案的损毁，延长档案的寿命。

4.3用科学的保管技术与方法，实行防治并举的方针，逐步实现档案管理现代化。

4.4档案的本身特点和载体材料性质，采取相适应的存放方式和保护方式。

档案库房和柜架的摆放、编号应符合要求，科学合理，并编制存放索引。

4.5档案入库要做到帐、物、卡片相符，对于破损、模糊或字迹褪色的档案应及时处理、修复。

4.6建立保管台帐，经常检查核实库房档案，及时进行档案的入库、移出、剔除待销毁、已销毁档案数量的清查工作，随时掌握库房库存数量。

4.7爱护档案，在整理、搬移、上下架和提供利用过程中，轻拿轻放、轻翻阅，以保护档案的整洁，延长档案的使用寿命。

4.8每日检查库房，发现问题及时研究，认真处理。

4.9加强库房的各项安全保密工作，建立消防安全制度，库房严禁吸烟，非工作人员不得入库，做到人离锁门关灯，以确保档案的完整性与安全。

4.10入库的档案要系统排列上架，做到存放有序，查找有据，编制存放地点索引，实行科学管理。

4.11库房内的档案、柜架统一编号，密集架、五节柜等要自上而下，从左到右排号，档案柜架的排列要与窗户平面垂直，柜侧间距不小于60mm，边于空气流通，工作方便。

4.12科学的控制库房温湿度，使之能够达到各类不同载体的档案所要求的温湿度域。

4.13案库房应安置温湿度记录表，每日定时点测记二次，随时掌握温湿度变化情况，及时予以控制调节。

注意积累库房温湿度变化资料，以便掌握库内温湿度变化规律，制定4.14要认真落实“八防”设施，经常检查作好记录。

4.15档案库房周围的空地应植树种草，搞好绿化，减少污染。

对影响恶化库房环境的污染源，应采取措施，及时清除。

4.16档案库房不宜采用自然光源，宜选用白炽灯为人工照明光源。

如采用荧光灯时，应对紫外线进行过滤。

有外窗时应有窗帘、窗板等遮阳措施。

4.17档案库房实行专人管理，非工作人员不得入库。

严禁库房存放食品、易燃易爆等杂物，进行库区严禁吸烟，严格执行安全防火制度，杜绝隐患。

4.18库房实行安全巡检制度，每日按时检查库房消防安全，并做好日检制度。

4.19认真办理档案入库和借阅手续，借阅档案时，借阅人按《档案资料查阅审批单》（附件1）逐级审批完成后，交档案管理员，协助查阅档案，归还的档案及时上架。

4.20档案管理人员调离工作岗位，必须全面按册点清，办理档案及档案管理的各种交接手续。

5、底图补充、更改制度5.1对入库底图要认真检查分类编目，登记上帐，进行集中统一管理。

5.2底图的保管期限原则上按照蓝图、原文件材料要求的保管期限确定，蓝图和原文件材料已超过保管期限销毁时，也应对底图进行鉴定，确无保存价值的再进行销毁。

5.3归档底图应四周扎边，平整放置。

5.4库房的温的温度要控制在14—24度，相对湿度控制在45—60%之间，要做到防火、防光、防尘、防虫、防鼠，确保底图完好。

5.5定期检查底图，发现问题及时整改。

5.6更改已归档的底图，必须由设计部门持批准的变更通知单，经主管业务领导批准，方可修改、补充。

5.7按照批准修改的范围进行修改，不得扩大修改范围。

修改内容较少时，可直接在图面上“扛改”、“刮改”，并附变更改通知单，在涂改或刮改处标注修改标志，并加盖修改记录章。

5.8工程改建、扩建、生产工艺、设备或设计有了改变，另出新图时，必须续新图编号，对原来的底图、蓝图要加盖“此图已该，禁供参考”印章，新旧图一并存档。

5.9整套图纸作废，要加盖“作废”印章，并将整套图纸剔出，有新图代替，并编写新的档案号，同时注销图纸的帐卡。

6、档案鉴定销毁制度6.1档案鉴定销毁工作必须坚持全面、历史、发展、慎重的原则，以档案的技术性、功能性、典型性等诸多因素全面的鉴定档案的价值。

6.2各类档案的鉴定工作必须有档案工作主管领导、专业主管部门负责人或业务技术员以及档案工作共同组成鉴定小组，定期对到期档案进行鉴定，原则上每三年鉴定一次，特殊情况下可延长或缩短检定周期。

6.3档案鉴定采取档案前鉴定和已到保管期限档案的鉴定。

归档前的鉴定一是鉴别文件材料有无保存价值，从而确定其取舍；二是鉴别文件材料价值大小而确定其保管期限。

对已到期限档案的鉴定要对其重新进行审查，全面分析档案的现实作用和历史作用，要逐卷逐件地评定，详细审查档案内容，剔出无利用价值的档案给予销毁。

6.4对已确定的销毁的档案，要编制“档案销毁清册”（一式三份）和“鉴、销综合报告”，并同本单位保密部门取得联系，指定二人以上监销，销毁工作结束时，主管领导、监销人共同在销毁清册上签字盖章，销毁清册档案部门长期或永久保存。

6.5已销毁的档案，应在各种档案目录中注销。

7、档案统计制度7.1认真对档案和档案工作的发展情况进行统计检查、整理、分析，提供统计资料，实行统计监督。

7.2建立健全的档案统计台帐，随时详细、准确的记录档案的变化情况，并根据具体情况定期汇总，年终进行统计分析，实现档案统计工作的制度化、规范化、经常化。

7.3统计数据以原始记录为依据，统计要准确、及时、科学，计量单位要标准、规范。

书写清晰、字迹工整，不得使用易褪色的书写材料。

7.4档案统计应内容全面，具体包括：收集、整理、入库、库存档案统计数、档案移交数、档案借阅人次和卷数、档案鉴定销毁、档案利用效果以及各类档案的“五律”统计、档案机构、装具设施、人员基本情况的统计等。

7.5按要求认真填报档案年度统计报表，做好统计分析。

档案统计数量一般以卷为统计单位，没有组卷的单份图纸以幅、张为统计单位。

7.6各类档案的基本统计单位必须以档案实体为基础，并相应统计期延长米。

8、档案利用制度8.1凡借阅（查）档案，必须持有本单位介绍信和身份证并注明所借内容、范围及用途，是否摘录、复制、描绘等事项，方可提供档案服务。

8.2外单位人员利用档案、资料均应按照《油田公司档案利用有偿服务收费的暂定规定》办理相应的付费手续。

8.3外单位人员借阅档案，必经档案形成部门的主管领导和专业主管部门批准，方可提供服务。

8.4凡利用文书档案及重要文件材料需办理借阅申请单。

8.5利用人事档案、需由人事部门指派专业人规定借阅，一律不向本人提供利用。

纪检档案仅限制纪检部门利用。

8.6档案利用者不得以私人关系为借阅、代查转借档案，一经发现，严肃处理，造成档案损毁、丢失、泄密的依法追究法律责任。

8.7利用档案则，要爱护档案，保证档案的完整与整洁，严禁在档案上涂改、勾划、污损、作标记并保守机密。

归还档案时，档案管理人员应逐卷严细检查，若发现上述问题，按照《档案法》追究当事人的法律责任。

8.8档案利用者如调离工作岗位，应在档案部门办理档案清还手续，无档案部门签字，任何单位和人不得签发调离手续。

8.9档案人员要根据档案利用者的需求，及时准确提供服务，服务方向明确，服务态度端正。

同时要及时做好档案利用效果信息反馈跟踪和统计记录。

9、档案复制制度9.1需要复制底图、蓝图、党政文件材料，必须经单位主管领导批准方可复制。

9.2复制出的每份图纸和文件材料，按图号或页号排列，并注明出处，有经办人和档案部门负责人签字，注明时间，加盖档案复制章，并做好登记。