各学院学籍材料归档要求
1、各学院学籍材料（含毕业生成绩单、论文评定表、优秀毕业论文、毕业生合影等）一
般由教学秘书负责整理组卷，在学生毕业后半年内完成档案移交工作。

2、需归档的毕业生成绩单和论文评定表要求以班级为单位组卷，每卷档案包括3部分：
卷内目录、卷内材料和备考表。

3、卷内材料：要求齐全完整，按学号排序，并用黑色碳素笔在材料页面右下角标注页
码。

特别注意以下事项：
（1）退学、征兵入伍的学生成绩单和论文评定表按其原来班级存档。

（2）留降级、转专业、休学的学生成绩单和论文评定表按其毕业班级存档。

（3）交换生成绩单包括在本校学习成绩单和交换期间外校学习成绩单两部分，外校学习成绩单可到教务处复印并加盖教务处公章。

（4）国外合作办学学生成绩单包括本校学习成绩单和国外上学成绩单两部分，国外上学成绩单可到国际合作处复印并加盖国际合作处公章。

4、卷内目录制作：从“**大学档案馆”主页“资料下载”栏目下载“卷内目录录入模板（未组
卷）”，录入内容包括：所属年度、责任者、文号、题名、文件形成日期、页数共6项内容。

卷内目录要求以学生为单位录入，具体说明如下：
（1）年度：学生毕业年度。

（2）责任者：各学院名称（全称）。

（3）文号：毕业生学号。

注意：学号应保持连续，未报到学生可以空号，但需在备考表中注明。

（4）题名：按以下格式录入：“××专业××班×××成绩单”，“××专业××班×××毕业论文评定表”，学生姓名必须与卷内材料一致，不得含有空格，例如“张山”，以免检索不到。

（5）文件形成日期：档案材料上标注的日期；
（6）页数：每份材料的页数。

5、填写备考表
（1）每卷备考表要填写“本卷共页。

”
（2）有学籍异动情况的要标注学籍异动信息，具体要求如下：
学号不连贯时，要逐一标注原因，如未报到、留降级、转专业、休学等。

成绩单不完整时，要逐一标注原因，如退学、征兵入伍等。

成绩单上无毕业证书编号或学位证书编号时，要求逐一标注原因，如结业、肄业。

（3）立卷人签字、检查人签字章及教务处公章要求清晰可见。