•一、总则
为了建立健全的档案管理制度和规范部门档案管理工作,保证档案的完整性
及保密性,杜绝资料流失,同时使档案更有效地为公司管理、经营等各项工作服务,增强档案的实用性和有效性,特制定本制度。
•二、归档范围
1、合同档案:公司与有关单位签订的各类业务合同及与业务相关的协议,
文件等。
2、非合同档案:与业务有关的协议,文件等。
三、归档制度
1、凡属归档范围的文件资料,均由大客户中心统一管理,任何个人不得擅
自留存。
2、归档的文件资料,原则上必须是原件,各部门保存复印件。原件用于报
批不能归档或必须由相关部门保留的,大客户中心保存复印件,并备注原件的保留部门,以备查阅。
3、所有归档的文件均需将原件进行扫描分类编号,留存电子版。
四、档案保管制度
1、大客户部门设专门存放档案的箱柜,并具备防火、防潮、防虫等安全条
件。
2、归档资料要进行登记,编制归档目录。
3、部门设兼职档案管理人员,档案管理员要科学地编制分类法,根据分类
法,编制分类目录;根据需要编制专题目录,完善检索工具,以便于查找。
4、档案分类、分卷装订成册,保管要有条理,主次分明,存放科学。
5、档案管理人员要熟悉所管理的档案资料,了解利用者的需求,掌握利用
规律。
6、严格遵守档案安全保密制度,做好档案流失的防护工作。
7、凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作,方可办理调动手续。
五、档案管理员的职责
1、部门设兼职档案管理人员,统一收集管理公司全部应归档资料。
2、具体负责工作:负责部门档案资料的收集、分类、整理、编目、归档、
借阅等工作,同时做好电子存档的管理、督查工作。
3、档案管理人员要严格执行部门档案管理规定,认真细致地做好档案保管以
及利用工作,充分发挥档案资料的作用。
六、档案查阅和借阅要求
1、部门档案只供集团内部人员借阅,公司内部人员借阅者需要填写《档案借
阅登记表》, 集团人员借阅需要提交经上级领导审批的《借阅申请表》
。
2、档案借阅的最长期限为两周;对借出档案,档案管理人员要定期催还。
3、不准转借,必须专人专用。
4、必须爱护档案,不得抽换档案内文件,保持整洁,不准在档案材料中写字、
划线或作记号等。
5、用毕按时归还,如需延长借阅时间,必须通知档案管理人员另行办理续借手
续。
附件1 档案借阅登记表
附件2 借阅申请表
申请日期: 年月日