合同归档管理制度
1. 目的
为进一步规范、加强集团各类合同归档管理,避免遗失,便于查询,统一归档,特制定本制度。
2. 适用范围
适用于集团(含集团下属各分/子公司)各类合同的管理。
3. 职责
3.1人力资源部是本制度制定的责任部门;
3.2总裁办是本制度执行的监督部门;
3.3各部门是本制度执行的责任部门。
4.分类管理(详见下表)
注:各类合同(除劳动合同)的签订部门都必须传一份扫描件至法务部分类存档
5. 归档管理
5.1各部门指定专人进行合同归档管理,各类合同经集团领导审批签订并履行完后,合同签订部门进行复印、扫描,原件(包括:《文件处理单》及相关附件)送至原件保管部门进行存档保管,复印件、扫描件由合同签订部门自行保管(如有多余原件,合同签订部门自行保管一份);
5.2原件保管部门收到合同原件后,对合同进行扫描并将扫描件进行电子档归档管理;
5.3电子归档处理完后,对合同原件进行纸档分类保存,并建立查询目录;
5.4市场运营中心(含分/子公司)的各类合同(非人事类),商务管理部必须统一保管一份复印件及扫描件。
6. 借阅管理
6.1合同查询先从部门内部进行查询,如无法查询,再到原件保管部门进行查询(此条作为部门文件管理绩效考核的参考数据之一);
6.2 如需查询或使用原件,需填写《合同借阅申请单》(详见附件:《合同借阅申请单》)。
7. 交接管理
7.1 各部门合同管理人因辞职或异动,需由部门负责人另指定专人进行合同管理交接(包括:纸档、电子档),交接时需列《合同交接清单》;
7.2 辞职或异动手续办理时,人力资源部需审核是否有附有《合同交接清单》
8. 本制度由人力资源部制定,于2016年04月21日生效。
附件:《合同借阅申请单》
合同借阅申请单
2. 合同借阅归还后此单交还借阅人;
3. 如到期还未归还的,出借部门需与借阅人再次确认归还日期。
合同借阅申请单
注:1.此申请单由合同借出部门存档;
2. 合同借阅归还后此单交还借阅人;
3. 如到期还未归还的,出借部门需与借阅人再次确认归还日期。