合同管理办法
公司董事会:
为了加强对公司(以下简称“公司”)经营风险的防范与
控制,促进公司依法经营管理和依法维护自身合法权益,根
据《公司权责管理清单》,拟订了《合同管理办法》。《合同管理办法》共分为十章,核心内容见下表一。
讨论要点:
一、根据《公司权责管理清单》规定内容制定的合同审批流程,包括审批流程图、差异化授权一览表。
二、根据权责,由总经理签署的合同,法定代表人采取
一次性授权总经理签署。
请予审议。
附件:《合同管理办法》(审议稿)
表一
附1、有限公司一般性合同审批流程图
2、公司重大合同审批流程图
3、合同审查审批差异化授权一览表
公司合同管理办法
第一章目的、范畴、归口管理
第二章职责划分
第三章合同分类
第四章合同起草
第五章合同的审查和审批
第六章合同签订、分发和台账管理
第七章合同履行管理
第八章合同到期管理
第九章合同档案管理
第十章其它
第一章目的、范畴、归口管理
第一条为了加强对公司(以下简称“公司”)经营风险的防范与控制,促进公司依法经营管理和依法维护自身合法权益,制定本办法。
第二条本规定是指除公司与员工之间的劳动合同外,公司与平等主体的自然人、法人和其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的书面文件,包括各类合同、补充合同等。
第三条综合部为公司合同归口管理部门。
第二章职责划分
第四条合同管理部门职责
公司指定综合部为公司合同管理部门,负责公司所有合同的具体管理工作,合同管理部门具体职责包括但不限于:
(一)建立健全公司合同管理体系、制度、流程;
(二)参与公司重大合同的谈判和签订,为合同谈判、签订提供咨询意见;
(三)协助承办部门起草及确定合同文本;
(四)根据公司业务的需要,制定各类格式合同,并根据实际履行情况对格式合同进行修改;
(五)负责合同的全面审查、监督、指导,公司合同的签订、变更、履行和解除;
(六)负责合同审查流程控制,及时处理合同报审过程中的各种问题,完成合同审查程序;
(七)协调完成合同签署手续(签字和加盖印章),并
向合同承办部门和相关部门分发合同;
(八)合同履行跟踪管理,根据合同承办部门上报的合同履行情况,及时处理合同履行过程中出现的各种问题;
(九)协助公司各部门开展合同管理工作,开展合同培训;
(十)对各部门合同管理工作进行定期和不定期检查;
(十一)建立公司合同台帐,负责公司合同的档案管理;
(十二)发到期合同通知,监督管理承办部门到期合同续签工作;
(十三)负责合同档案管理、合同查询和借阅管理;
(十四)负责对公司各部门合同管理工作进行考核;
(十五)按照股东要求完成合同检查工作;
(十六)负责开具公司法定代表人证明书和法人授权委 托书;
(十七)涉及合同管理的其他工作。
第五条合同承办部门职责
合同承办部门负责本部门职责范围内涉及本部门业务 的所有合同的全
流程管理工作,具体职责包括但不限于:
(一) 起草并确定合同文本;
(二) 收集签订合同所需的各种材料(包括是否需签署 廉洁协议和
外包业务安全协议),并完成初审;
(三) 及时处理合同报审过程中需要说明的情况或需要 解决的问
题;
(四) 负责完成合同的签订、盖章手续,并负责向对方 送达所签订
的合同;
(五) 履行所签订的合同,并协调处理合同履行过程中 所出现的问
题;
(六) 负责部门到期合同续签管理,按时完成到期合同 的续签工
作;
建立部门合同管理台账和合同文本档案; 设立部门兼职合
同管理员, 报合同管理部门备案;
按公司合同管理规定按时上报合同管理的各种信 (十)完成与合同管理相关的其他工作。
第六条 合同承办部门具体职责范围
(七) (八)
(一)合同承办部门职责合同承办部门是与合同业务内容相关的责任部门,代表公司对合同全过程负责,合同承办部门的职责有:
1. 调查了解合同对方的主体资格、经营许可、资质证书、授权证书等;
2. 对合同对方的资信和履约能力进行考察;
3. 负责办理合同项目的前置性审批手续;
4. 协助公司领导组织合同谈判,草拟合同文本;
5. 根据本规定的要求发起合同审查流程,按规定程序报审合同,并根据合同管理部门及相关部门的审查意见修改合同;
6. 根据需要办理合同公证、鉴证及政府相关机构备案;
7. 督促合同对方按约定履行合同并及时反馈,根据实际情况开展合同的变更、解除等工作;
8. 发生合同纠纷时,负责履约争议的证据收集;
9. 协助合同管理部门处理合同纠纷,参与合同争议的调解、仲裁和诉讼活动。
合同承办部门还应负责本办法第九条第(五)、(六)项规定的工作。
(二)各部门承办的合同范围
1. 综合部负责办公用房、候船楼及港区商业资源(含广告)、低值易耗品、办公家私、办公用品、劳保用品、服装、党群、人力资源、培
训、保洁绿化等相关内容的合同。
2. 保障部负责与安全、固定资产、设施设备、车辆、能耗等相关的合同。
3. 客运部负责旅客运输车辆、与客运业务运营相关的合同。
4. 货运部负责与货运业务运营相关的合同。
5. 财务部负责与财务、税收、审计、预算等相关的合同第七条若公司对部门的职责范围进行调整,则对应承办的合同范围也随部门职责变化一并调整。
第八条公司对各部门的职责划分另有成文规定的,则各部门按成文规定履行合同管理职责。
第九条合同管理员职责
公司指定一名专门负责合同管理工作的合同管理员,公司赋予合同管理员对所有合同审签流程的管理和控制权,公司所有合同应由合同管理员经办。
(一)合同管理员应协助承办部门起草及确定合同文本;
(二)负责对合同进行全面审查;
(三)负责控制合同审查流程;
(四)负责处理合同审查过程中出现的问题;
(五)合同经审批、授权后,负责对合同稿内容的核实,
及时办理合同的签订事宜;
(六)负责跟踪合同履行情况,并及时
发现合同履行中