服务管理体系程序
文件
1
服务管理体系程序文件
XXXX
程序文件批准页
2
文件变更记录
文件和资料控制程序
1目的
对与管理体系有关的文件和资料进行控制,确保各有关场所使用的文件均为有效版本。

2适用范围
适用于本公司与管理体系有关的文件和资料的控制。

3职责
3.1XXXX部组织<管理手册>、<程序文件>的编写和修订,管理者代
3
表审核,总裁批准发布;
3.2责任部门负责组织三层作业指导文件的编写,XXXX部及相关部
门参与,责任部门分管副总审批;
3.3XXXX部负责管理体系文件的发放(包括配置服务器上文件发
布)、更改控制和管理。

3.4各部门设兼职文档管理员,负责本部门文件的签收、组织传阅及
归档管理,负责外来文件的跟踪和管理。

3.5管理者代表负责审批文件发放范围。

4工作程序
4.1文件的分类
4.1.1分类
4.1.1.1按类别分以下几种:
●<管理手册>
●<程序文件汇编>
●<支持性文件>:包括作业指导文件、规章制度及有关资料。

●<外来文件>:国家标准、行业标准、相关法律法规等。

4.1.1.2按受控状态分2种:受控、非受控
●纸质管理体系受控文件,由XXXX部文件管理员负责在封面上
加盖”受控”印章,注明发放部门及编号,以确定其现行有效性;
●配置服务器上发布的文件均为受控文件,并注明版本号和发布日
期。

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4.1.1.3按信息敏感性分:绝密、秘密、内部公开和外部公开。

信息资产密级定义:
绝密:只有公司高级管理层领导能够访问的文件或数据;
秘密:公司部门负责人及以上人员能够访问的文件或数据,或只有某个/某些部门能够访问的文件或数据;
内部公开:限于公司内部人员能够访问的文件或数据;
外部公开:对内外全部可公开的信息。

对于哪些文件或记录属于绝密和秘密在<资产识别清单>中识别。

绝密和秘密文件或记录只有经授权的人员才能访问。

4.1.2文件的编号、标识
4.1.2.1文件的编号
●管理手册编号为:XX—ITSMS—SC—版次;
●程序文件编号为:XX－ITSMS—CX―顺序号―版次;
●支持性文件编号:XX－ITSMS—ZC―顺序号―版次;
●与服务管理体系有关的外来文件直接采用原文件编号;
●记录表格的编号按<记录控制程序>的要求进行编号。

注:顺序号为从001开始的流水号;版次规定为大写字母A、B、
C、D等表示。

4.1.2.2文件的标识
1.本公司采用文件的版次和修订次数来标识受控文件的修订状态,
如B/1表示B版第一次修改。

该修订应在文件的明显位置标识。

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2.XXXX部负责建立全公司的<服务管理体系文件清单>,清单中
标明文件的现行修订状态。

4.1.3文件的形式:
文件能够呈现光(磁)盘、照片、纸质和配置服务器上电子版发布等任何媒体形式。

4.2文件的编写、审批
按本文件”3职责”条款的规定执行。

4.3文件的管理
4.3.1服务管理体系文件以电子版为主、纸质版为辅,由XXXX部
留存纸质版文件,电子版文件以通知的形式发布到公司内部的配置管理服务器上,由各部门的文件管理员负责通知、下载和保存。

4.3.2服务管理体系文件如发生变更,由XXXX部负责将更改后的
新版本重新发布,并更改纸质版文件。

4.4文件的发放管理
4.4.1纸质受控文件的发放
1.XXXX部文件管理员按审批的发放范围及编号,填写<文件发放
(回收)记录>后发放文件。

2.文件领用人在<文件发放(回收)记录>上签名,领取注有发放编号
的文件,便于追溯。

3.各部门文件管理员负责保管与本部门相关的程序文件的副本及
其它相关文件,按审批的发放范围及编号进行受控文件的二次分
6。