办公室工作手册（征询意见稿）二〇〇七年十一月目录前言 (3)上篇综合办公室主要职责 (4)中篇办公室相关制度汇编 (6)下篇办公室工作程序 (7)第一章会务工作程序 (7)第二章公文处理程序 (14)第三章接待工作程序 (29)第四章协调工作程序 (33)第五章办公服务程序 (36)第六章信访工作程序 (59)第七章印信管理程序 (67)第八章调查研究程序 (78)第九章安全保卫工作程序 (81)第十章重要文稿撰写程序 (83)2前言一直以来，局综合办公室及局属各单位办公室的同志们，密切融入局中心工作，服务企业改革发展的大局，坚持高效、细致、务实的工作作风，不断强化责任意识、全局意识和服务意识，充分发挥承上启下、协调左右和参谋助手作用，扎实推进办公室工作的精细化、制度化、规范化、标准化管理，成果显著，成绩斐然，为我局实现持续快速稳定发展提供了坚强有力的保障。

局综合办公室充分利用总公司整体上市的有利契机，经过总结多年的办公室工作经验，汲取局属各单位先进管理办法，结合现代企业内部控制规范，精心编制了该《办公室工作手册》。

本次编制办公室手册的目的是：明确部门职责、贯彻制度文件、规范运行机制、理顺工作关系、细化操作程序，全面加强内部控制，切实实现科学管理。

办公室工作手册分为上中下三篇。

上篇为办公室部门职责，中篇收录了局现行的办公室工作相关制度文件，下篇为十个办公室工作模块管理程序。

工作模块管理程序是手册的重点内容，全面涵盖了办公室会务工作、公文处理、接待工作、协调工作、办公服务、信访工作、印信管理、调查研究、保卫工作、重要文件起草等内容。

这些工作程序中蕴含着办公室工作的全局意识、服务意识、开放意识，成本意识、效率意识、勤俭意识和廉洁意识，是对我局办公室工作内容的梳理和形式的提炼，是办公室工作内涵的丰富和外延的扩展，凝结着许多届办公室工作者的智慧和精神。

希望大家集思广益、再接再厉，对手册不断进行更新和完善，形成我们成熟的工作指导典册。

我们相信，只要我们大家统一思想，齐心协力，我局办公室工作就一定能够开创出崭新的局面，取得更加令人满意的成绩。

让我们继续以改革的精神，创新的思维，务实的态度，扎扎实实抓好办公室的各项工作，把办公室工作提高到一个新水平，为我局实现又好又快发展作出更大的贡献。

3上篇综合办公室主要职责（建二通〔2006〕223号2006年10月10日）综合办公室由局董事会办公室、局总经理办公室和局党委办公室合署组成。

综合办公室主任由局董事会秘书兼任，综合办公室设两名副主任，均属局总部部门正职岗位，其中一名副主任为局总经理办公室主任岗位，一名副主任为局党委办公室主任岗位。

局总经理办公室下设行政保卫部，行政保卫部经理为局总部部门副职岗位。

一、局董事会办公室1．负责局董事会会议筹备、董事会会议资料管理及其它日常工作；2．负责对局重大经营活动和重大决策事项相关资料的收集、检查、跟踪；3．负责持续向董事提供、提醒并确保其了解有关实行国有独资企业董事会制度后公司运作的法规、政策及要求；4．负责局董事会对外重大信息披露工作；5．负责督办董事长、各董事批示事项的落实工作；6．负责董事会董事（含外部董事）的日常联系、接待等工作，并为董事工作提供服务等事项；7．负责董事会基金的筹集、管理和使用，向董事会提出意见和建议。

8．完成领导交办的其它事项。

二、局总经理办公室1．负责参与局重大事项的调研工作，研究局贯彻和落实上级有关方针、政策的意见，提出建议，供领导决策参考；2．负责局总经理议事会议的组织、文件起草工作与会议记录、会议纪要整理及会议决定事项的跟踪检查、督办工作；3．处理行政方面的综合事务，协调局总部办公，保证正常的工作秩序；4．负责局领导的外事活动、外宾接待工作和局总部室内办公系统CI工作；5．负责局总部的公文处理、文秘、核稿工作、机要管理、印信管理和档案管理，指导子公司的档案管理工作；6．负责局总部办公活动和服务中环境、职业健康安全目标、管理方案和应急预案的编制、实施、评审、考核和分析；7．完成领导交办的其它事项。

行政保卫部：41．负责局总部固定资产（房产、车辆、复印机等）和办公用品的管理工作，提供局总部文印、收发、交通、通讯及接待服务工作；2．负责局总部的基建和后勤事务工作，做好后勤事务的管理工作；3．负责局总部保卫、消防管理、户籍管理和治安综合治理等工作；4．负责局总部环境综合整治等社会事务性工作；5．负责对局签约的重点项目和分公司易燃、易爆、危险化学品的管理和消防工作等进行监控；6．负责对局总部办公所需资源、能源、废弃物的处置、电梯安全、交通安全、饮食安全等进行控制；7．完成领导交办的其它事项。

三、局党委办公室1．负责局党委各类工作会议的组织筹备工作及文件、报告的起草工作；2．围绕局党委的中心工作,开展督促检查工作,推动重大决策和重要工作部署的落实；3．发挥综合协调作用，组织、协调、配合党群各部门开展党群系统各方面的工作；4．负责维护企业稳定工作，及时、正确处理职工群众来信和来访接待工作；5．负责建立、健全保密工作制度，加强保密工作的宣传教育；6．完成领导交办的其它事项。

5中篇办公室相关制度汇编（目录）中国建筑第二工程局章程中国共产党中国建筑第二工程局委员会工作规则中国建筑第二工程局董事会议事规则中国建筑第二工程局总经理工作规则中国建筑第二工程局总经理议事会议制度（建二通﹝2006﹞119号）中国建筑第二工程局重大信息内部报告制度（建二通〔2007〕297号）中国建筑第二工程局印章管理规定（待发）中国建筑第二工程局总部公文处理办法（建二通﹝2006﹞223号）中国建筑第二工程局行政管理用资产管理规定（建二通﹝2007﹞191号）中建二局党委、中建二局维护企业稳定工作应急预案（建二党办﹝2006﹞3号）中国建筑第二工程局关于实行重大事项报告的通知（建二通﹝2006﹞203号）6下篇办公室工作程序第一章会务工作程序一、会务工作概述会议的构成要素包括：会议名称、会议主题、会议时间、会议地点、会议主持、与会人员、会议程序、会议结果等。

会务工作包括会议的组织安排、生活服务、会议文书及保卫保密工作。

会议类别依次为：1．一类会议，即全局大型会议：局党代会、局职代会、局工代会、局团代会、局党委（扩大）会议、局纪委（扩大）会议、局年度工作会议、局年中工作会议、上级单位及外单位在我局召开的会议等，经董事长或总经理批准后，由综合办公室组织召开，归口业务部门准备会议资料及协助会务工作。

2．二类会议，即全局专业工作会，经分管领导审核，报总经理批准，由主办部门组织召开。

3．三类会议，即部门工作会，经分管领导批准后，由部门组织召开。

综合办公室不参与部门会议筹备工作。

4．董事会（含董事会专业委员会，下同）、总经理办公会、总经理专题会、部门经理例会及总经理层召开的临时会议等。

董事会、总经理办公会、部门经理例会由综合办公室负责组织筹备；由董事长或总经理提议召开的总经理临时性会议，由综合办公室组织召开；由副总经理或部门提议召开的总经理临时性会议，由专题归口部门负责组织召开，并形成会议纪要。

二、会务工作流程图8三、会前准备 1．会议议题及名称安排会议议题应遵循必要性、可行性、明确性和适量性的原则，一般由主办部门收集、筛选并书面提出议题，说明议题上会理由，经领导同志批准后确定。

准备部分后备议题，以便在会议进展顺利、时间充裕时提交会议讨论。

根据审定的议题，确定会议名称。

会议名称一般由会议主办单位名称、年份、会议主题及会议类型组成，如“中国建筑第二工程局有限公司2007年项目管理研讨会”。

2．会议规模及人员主办部门按照会议议题、组织职能分工、业务接口关系及相关规定提出会议规模及参加人员名单，报领导审批。

3．会议会期及日程综合考虑会议的内容、规模及复杂程度确定会期。

会议日程一般以表格形式呈现，按照时间顺序说明会议具体安排。

主要包括：日期时间、会议内容、活动方式、地点、主持人、参加人等。

会期及日程表须经领导审批。

4．会议资料（1）开幕辞（主持辞）会议初始，由领导致开幕词，旨在说明会议的指导思想、宗旨、意义，并向与会人员提出会议任务和要求。

重要会议或者庆典、颁奖会议需要主持人根据会议需要撰写主持词。

（2）会议主题报告根据会议议题，主办部门撰写会议主题报告，交由办公室核稿后，报领导阅批，主办部门根据领导意见协商修改文稿，定稿提前报领导审阅。

（3）其他发言材料其他发言材料，由发言单位或发言人自行撰写，包括经验交流材料、分组讨论发言等。

主办部门审核其他发言材料，保证发言材料水平，确保会议质量。

（4）拟定文件拟定文件，指需听取大会讨论意见以资完善或拟通过大会表决的文件，主要涉及企业发展战略、决策决定、规章制度和管理方法等。

由主办部门起草，办公室核稿，领导阅批。

（5）会议总结讲话主办部门起草领导总结讲话，办公室核稿，领导阅批，形成总结讲话初稿。

（6）闭幕词闭幕词，用以说明会议成果，总结会议经验，表达未来希望，对主办单位及会务人员表示感谢等。

（7）会议手册会务手册由主办部门制作，内容包括：会议须知、会议日程、与会人员名册、会议坐席表、分组讨论名册、分组讨论议题、会务组联系方式等。

（8）胸卡5．会议选址会议地址由主办部门选定，综合办公室协助联系会址单位、洽谈价格及会场布置工作。

会址一般根据会议规模、规格和内容等要求，按照距离适当，环境适宜、交通方便等条件来确定。

对不熟悉的会址，要安排专人提前与会址单位沟通协调，对会场、餐厅、住宿、医疗、交通及综合配套设施进行全面实地考察。

6．会议用具为参会人员准备胸卡、文件袋、笔记本、签字笔等文具，将文具与其他会议资料统一装入手提袋中。

在外部会场开会，会务组赴会需携带便携式电脑、投影仪、打印机、打印纸、桌签及简单的办公用具等。

7．会议经费预算主办部门根据会议前期筹备，形成会议经费预算，报总经理批准。

8．会议通知主办部门发出会议通知，并接收统计回执。

会议通知一般具备9个要素：会议名称、内容、时间安排、地点、参加人员范围、会议须知、食宿行安排、联系人及回执。

会议通知必须简明扼要，语言准确无歧义。

会议回执应该包括：参会人员姓名、性别、民族、职务、联系方式、抵达时间（航班或车次）、是否接站（主办部门可设定集中接站时间）、返程订票、备注及单位（盖章）。

电话确认会议通知发放到位，必要时需催报回执。

9．会议编组大型会议或需要分组讨论的会议，要进行会议编组。

主办部门要及时收集会议回执，审核参会人员是否符合会议要求，将参会人员名单录入电子表格形成签到簿。

根据会议需要、单位性质、所属区域或专业划分进行编组，并打印桌签，切忌遗漏和重复。

910．坐席排序按照前排高于后排、中央高于两侧、中心高于外围、左高右低（当事人的左和右）原则或企业传统习惯，结合会址情况，为参会人员会场、餐厅等场所的坐席进行排序，切忌遗漏和重复。