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文档管理对企业的重要性

文档管理对企业的重要性
我发现如果一个企业的绝大部分文档都是分散于各个员工的电脑里,文档丢失的风险是相当大的。

企业员工笔记本的丢失,机器损坏,以及员工离职,交接遗漏恶意删除、误删除等,都将会造成企业重要文档的永久丢失。

由于企业文档存储较分散,对企业员工获取文档信息,也带来了诸多的不便。

有些文档可能不知道问谁要,又或者同事出差、请假等,都将使得没法快速便捷地获取文档,影响工作效率,给工作带来不便。

文档的越权操作往往也是对文档安全性的一个潜在威胁,既影响工作,又有可能造成企业机密文档的泄漏。

因此,建立企业的集中文档数据管理中心是相当有必要的。

要有一套完善的文档管理方案来规范企业员工的文档使用流程。

一个文档在很多情况下都是多人同时使用,甚至编写,比如一些项目文档。

随着文档的一次次更新,你发给我,我发给你就变的相当频繁。

这些过程如果没有一个好的文档管理办法,就容易在很多环节上出错,又因为没有文档的操作记录,最后导致错误的责任互相推诿。

这样不但影响了团队合作的效率,也给团队工作带来极大的障碍。

因此,行之有效的文档管理解决方案也应充分考虑如何促进协同工作,提升工作效率。

以上种种这些说明了内部文档管理对于企业内部文档管理的重要性,我曾在工作中用过广州润普网络科技有限公司的易度文档管理系统,它可以非常方便快速的实现文档的有效管理,是企业一个不错的选择。

易度文档管理系统操作简单,但功能强大。

首先是文档储存简单方便,可以把公司所有的文档集中存储起来,这样解决了企业文档存储分散的问题,也避免文档的无故丢失。

易度文档管理系统是建立在B/S架构上,可以在任何地方登陆,方便办公。

即使你在家的时候想找一份文档,不用回公司,在家打开电脑打开浏览器即可轻松登录系统获取这份文档。

文档集中存储后,可以对文档进行权限设置,保证文档的安全。

如成组授权、委托授权等,它给每个员工都分发该有的权限,如在线预览、下载、删除等,可以避免企业机密文档暴露出去,充分保护企业文档安全。

易度文档管理系统还有一个很好的地方是,即使系统崩溃了,企业的文档也丝毫不会受到影响,因为文档储存在服务器端,不会丢失。

你有过在公司找一份文件找了一个星期都没找到的经历吗?我有过。

但使用易度文档管理系统后,我发觉这真的是一个神奇的东西。

它可以对储存的文档进行搜索如全文搜索、标题模糊搜素,标签组搜索等,甚至可以对扫描的文件进行全文搜索。

无论企业规模的大小,文档数据对于企业经营的重要性不言而喻。

随着企业的发展,企业日积月累地产生了大量高价值的文档,这些无形资产是企业的宝贵财富。

小到个体户,大到跨国集团、组织,要有效地运转、创造利润都离不开这些文档资源的利用。

一个好的文档管理系统能使企业的知识沉淀,是企业的重要资源。

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