国家海洋局第二海洋研究所检测中心
实验室资质认定质量管理体系文件
SIOSOA.Q/B
程序文件
(第 C/01版)
编制人：冯旭文秦鹏朱德弟
审核人：吕海燕
批准人：沈家法
受控印章：
2010-09-16颁布2010-10-08 实施国家海洋局第二海洋研究所检测中心
第1页共1页
目录
版次：第 C/01 版
发布日期：2010年9月16日
序号标题页码
1 文件控制程序 2
2 检测分包管理程序 6
3 服务和供应品的采购管理程序 8
4 合同评审程序 10
5 申诉和投诉处理程序 12
6 检测偏离控制程序 14
7 纠正措施、预防措施及改进管理程序 17
8 记录控制程序 19
9 内部质量审核控制程序 22
10 管理评审控制程序 25
11 人力资源控制程序 27
12 设施和环境控制程序 29
13 实验室安全作业管理程序 32
14 实验室环境保护管理程序 39
15 检测方法控制程序 41
16 检测用计算机、软件及自动观测网络控制程序 44
17 仪器设备控制程序 46
18 仪器运行检查程序 51
19 标准物质管理程序 52
20 量值溯源和校准程序 53
21 样品的管理与处置程序 55
22 检测数据质量控制程序 58
23 质量计划编制程序 59
24 检测报告控制程序 60
25 开展新项目管理程序 62
26 保密和保护所有权（知识产权）程序 64
第1页共4页
第C版第0次修订
1.文件控制程序
颁布日期：2010年9月16日
1 目的
对与质量管理体系运行有关的文件进行控制，确保各个相关场所使用的文件为有效版本。
2 适用范围
适用于质量管理体系运行中有关质量活动文件（包括外来文件）的控制和管理。
3 职责
3.1 中心主任负责质量手册和程序文件的批准；
3.2 中心副主任负责组织质量手册和程序文件的编制和修订；
3.3 中心质量总负责人负责质量手册和程序文件的审核；
3.4 各部门负责人负责本部门作业文件的编制、修订和批准；
3.5 各部门的专用文件及其资料由部门自行控制保管；
3.6 管理小组为文件控制归口管理部门。
4 工作程序
4.1 质量管理体系文件的结构、分类和编码
4.1.1 本中心质量管理体系文件划分为三个层次：
（1）质量手册(第一层次，用A表示)；
（2）程序文件(第二层次，用B表示)；
（3）作业文件（包括作业指导书、操作规程和质量记录等其他质量文件）（第三层次，用C表示）。
4.1.2 质量管理体系文件的分类和编码
（1）以SIOSOA作为国家海洋局第二海洋研究所检测中心质量文件编码的总代号；
（2）“质量”两字的英文为quality，取其第一个字母Q为质量文件代码；
（3）质量文件分为三个大类：A（质量手册）；B（程序文件）；C（作业文件）；
（4）外来文件按原编号进行编目登记。
4.1.3 文件标识
4.1.3.1 本单位所有质量管理体系文件，均应进行标识。
4.1.3.2 标识种类
本中心使用的文件标识有如下多种，应按文件性质、状态来选用。
（1）文件编码：
质量手册的编号： SIOSOA.Q/A－××（文件序号）；
程序文件的编号： SIOSOA.Q/B－××（文件序号）；
作业文件的编号：管理性作业文件编号为SIOSOA.Q/C－××（相对应的程序文件序
第2页共4页
1.文件控制程序
第C版第0次修订
颁布日期：2010年9月16日
号）－××（文件序号）；技术性作业文件编号为SIOSOA.Q/C ××（部门代码）－××（文
件序号或仪器代号）；
（2）用“受控”字样的印章标识，表明受控状态，中心编制的管理体系文件（质量手册、程序文件及作业文件等）和国家现行有效的相关法规、政策及行业和当地需直接引
用或执行的技术规范、标准和规程等，属于受控文件；中心编制的或外来的一般性技术
性文件，属于非受控文件；
（3）版本号：识别各类文件不同版本的标识。
如第A/01版，即为第A版第0次修订；第A/02版，为第A版第1次修订；第B/01版，即为第B版第0次修订；
（3）修改状态：识别同一文件修改次数的标识。
质量管理体系文件在修改处用下划
②次来表示修改的次数。
线表示，并注①、……
4.2 文件的编制
4.2.1 质量手册和质量管理体系程序文件及管理性质量记录格式由中心副主任组织
编制；
4.2.2 作业文件由各部门负责人组织编制。
4.3 文件审批
4.3.1 无论新编制或修改的文件，都必须在文件发布前进行审批，填写《文件编制审批表》；
4.3.2 质量手册和质量程序文件由质量总负责人审核，中心主任批准；
4.3.3 作业文件由各部门技术负责人审核并批准；
4.3.4 所有文件批准后均由管理小组负责编号登记。
4.4 文件发放
4.4.1 对于质量管理体系运行起重要作用的各个场所，由管理小组及时发放到位；
4.4.2 文件的发放范围由管理小组根据工作需要确定，报中心副主任批准；
4.4.3 文件发放时要注明文件受控状态，文件领用者应在《文件发放/回收清单》上签字，并将文件登记在本部门的《受控文件清单》上；
4.4.4受控文件用于在质量管理体系运行过程中，需及时获得日后修改版本的场所，非受控文件用于项目投标或其他目的，不需要获得日后修改版本的场所；
4.4.5受控文件发放时应加盖受控章，修改后应予追溯，及时以现行有效版本置换被废止的版本（或将修改页发到文件持有者手中）；非受控文件发放时不必加盖受控章，修改后不必追溯发放修改页（或更换现行有效版本）；
4.4.6 管理小组应建立本中心《受控文件清单》，中心副主任审批后发至各部门。
4.5 文件修改
4.5.1 各部门在提出文件修改意见的同时，应说明修改理由，并填写《文件资料修改审
第3页共4页
1.文件控制程序
第C版第0次修订
颁布日期：2010年9月16日
批表》，向本部门负责人或管理小组提出；
4.5.2 所有文件更改均需经过审批，填写《文件更改单》，以保证修改正确性、合理性以及文件的严肃性，文件更改的审批原则上应由原审批人进行；
4.5.3 当评审准则、组织机构发生改变，职责任务发生变化，修改文字超过30%的情况下，相应管理文件应进行换版，换版应经管理评审通过、批准；
4.5.4文件修改方式及有效性确认
（1）当文件的内容一次修改较多时，或文件改版时，文件应重新打印，并在本文件的“版本”标识中标注版本次；
（2）当文件仅某页的内容作修改时，该页应重新打印，且按4.1.3.2d标注修改次；
（3）文件修改时，应首先修改相应的正本，再对所有发至各处的文件副本进行修改，对于非受控文件不作修改；
（3）任何未经具有审批权限的部门和人员批准的修改，均属无效修改。
4.5.5 文件换版或修改后的发放、审批
（1）文件换版或修改后，应及时发放，但应慎重决定执行日期，以免由于新旧文件的交替不当而造成工作中的混乱；
（2）文件换版或修改后的审批同样遵循本程序4.3条的要求。
4.6 文件撤消与回收
4.6.1 任何部门及工作场所不得继续使用作废文件和失效文件；
4.6.2 对失效（作废）文件的控制
（1）文件一旦确认为失效或作废，管理小组应及时收回失效或作废文件，填写《文件发放/回收清单》，通知各具体执行人停止执行；
（2）当失效或作废的文件无法收回时，则应由发文部门做好“无法收回”记录；
（3）收回的失效或作废文件应加盖“作废”标识，其正本需加盖“存档”标识后妥善保管，保存期为一年，超期后由原编制起草部门重新核查，以确定是否予以销毁，其副本均应销毁；
（4）销毁文件时应做好销毁文件的记录，填写《文件销毁清单》，经中心主任批准，有销毁执行人签字以及时间、地点等存档备查。
4.7 文件的保存
4.7.1 文件经审核批准后，由管理小组列入《受控文件清单》；
4.7.2 管理小组每年应至少一次全面检查各类在用文件的有效性，检查各使用者手中的文件，发现问题及时处理；
4.7.3 本中心人员工作变动时，离职前必须移交所有文件；
4.7.4 本中心需长期保存的科技档案，由所科技档案室管理，按国家海洋局第二海洋研究所科技档案规定执行。