成都市市政开发总公司机械化施工公司
合同管理制度
二〇一八年八月
第一节总则
一、此管理制度适用于合同金额200万以下的合同，超过200万合同金额按照总公司合同制度执行。
二、规范分公司合同的管理，防范与控制合同风险。
三、做到管理有规章，签约有约束，履行有检查。
四、维护分公司的合法权益，制定本办法。
第二节合同起草
五、合同承办部门负责起草和谈判。合同应做到内容合法、条款齐全、文字清楚、表述规范、权利义务和违约责任明确、期限和数字准确。订立各项合同前应注意购买方的资信能力和履约能力，不得与不能独立承担民事责任的组织签订合同，也不得与法人单位签订与该单位履约能力明显不相符的经济合同。
第三节签订合同的工作程序
六、中标的项目在正式签订之前，必须进行合同评审，按本制度规定对合同相对人的综合情况进行考察。要审查业主的招标文件、我方的投标书、中标书、纪要、往来函等文书，召集有关部门认真组织合同洽谈准备会，制定谈判的原则和方案。
七、沥青砼购销合同洽谈前，要了解分公司炒料任务和生产能力，结合原材料价格明确此次合同需求的洽谈底线。
签订合同前必须编制清楚规格型号、综合单价、供货时间、调价机制支付方式、违约要素等所有涉及到的要素进行全面评价和审核。
八、合同会签批准后，由我部门完成合同双方的签字、盖章。
九、签订购销合同后，原件留机械化施工公司合同部门保管，各部门分发合同复印件，便于各部门作好准备工作。
第四节合同会签
十、合同承办部门负责组织合同会签，填写《合同会签审核表》，附合同草案、《合同相对方资格审查表》、合同相对方营业执照和相关资质证书复印件（盖公章），法定代表人及其授权委托代理人身份证复印件（盖公章）、法定代表人授权委托书原件等资料，按权限审核报批。
十一、承办部门的分管领导根据合同类别确定具体会签部门，会签原则上应按顺序依次进行，遇特殊情况下可临时调整次序，但必须征得次序变动影响的下一会签人的同意。
第五节合同审核
十二、公司相关部门应严格按照职责分工，高质高效地完成合同审核工作，各部门合同审核的重点如下：
第一条合同承办部门职责
1.审核合同相对方是否具有合法的主体资格；合同谈判、合同内容形式合法、有效；
2.合同条款具体完备、合同文字表达严密、规范、准确；
3.合同相对方原件领取；合同原件存档及台账的建立；
4.合同的文字和结构、通用条款、特殊条款、工作范围、双方权利义务、履约、保修等条款；
5.分析判断合同风险、与法律相关的内容，包括担不限于：变更、解除、违约、索赔、不可抗力、诉讼等条款。合同价款及价款调整（重大经济合同时，项目预算书需作为合同附件）、合同款支付、变更、签证、结算、奖惩等与项目成本有关的条款。
第二条财务部
审核签约公司名称、合同价款（是否含税）、收款或支付方式、发票形式、代扣代缴等与财务核算和纳税有关的条款。
第三条其他职能部门
按部门职责进行合同会签，审核合同的相应技术条款，包括但不限于技术、工期、进度、质量、规格参数等。重大经济合同时参与合同草拟。
第六节合同的签署和盖章
十三、合同原则上由相对方先签字盖章；合同相对方由代理人承办、代签合同的，应索取其法定代表人身份证明书、授权委托书、代理人身份证明。
十四、合同会签并修改后，由承办部门按照审批意见和即将最终签字盖章的合同文本对照审核，确认无误后，按照公司印章使用管理规定签字并盖骑缝章。
十五、签订合同前应严格按照审核流程审核合同。未履行审核程序的合同，除经公司领导事先书面授权外，不得签字盖章，承办部门也不予办理结算事宜。
十六、合同文本份数按实际需要确定，但我方至少保证承办部门存档、财务部付款手续留存原件各一份。
第七节合同存档、备案
十七、部门应建立合同档案，指定专人管理。规范属于本部门范围的与合同相关的档案资料。
十八、合同签订一周内，除一份原件交由财务部留存，其余全部存档；合同复印件交合同履行部门留存使用。
十九、合同档案应包括谈判记录、来往函件、传真；合同相对方的营业执照、资质证明复印件、法定代表人身份证及其授权委托代理人身份证复印件、授权委托书原件、合同文本、《合同相对方资格审查表》、《合同会签审核表》；合同履行期间变更、解除手续等资料；相关的文件、签报和批复等；其他需要提供的材料。
第八节合同履行、变更、中止和解除管理二十、合同的履行情况及时和各部门沟通。合同的履行、变更和解除依法生效的合同，应当全面认真履行。合同履行过程中，部门应接受各部门对履行情况的监督检查。各部门应及时对合同履行情况进行监督检查，并定期对合同履行情况进行分析，做到心中有数。原则上公司不办理先销售后补合同的程序。
二十一、合同履行部门在合同履行过程中应注意：
1.涉及工期、造价、质量的决定应以书面形式记录和确认。
2.涉及双方往来函件，如以公司名义发出时应以法律规定的有效方式发送，并要求对方签收并保留发出的凭证，如对方拒收应即改为特快专递方式重发。
3.合同相对方未能按约定履行合同时，部门应及时向部门领导汇报。部门应与对方当事人积极协商，采取必要措施，避免或减轻公司法律责任和经济损失。
4.合同变更、中止及解除必须采用书面形式：变更合同范围和付款条件，中止合同义务、解除合同的应采用补充合同的形式。
5.与合同有关的协议、文本、电报、电传、信件、图表、会议纪要等文字材料和单据、凭证等，均属合同相关文件的组成部分，部门应妥善保管并存档。
第九节合同工作纪律
二十二、合同人员要按本制度和规定执行。
二十三、未经领导同意不得外借和外阅公司合同。
二十四、合同人员严格遵守保密制度，杜绝任何有意或无意的泄密行为。
二十五、不作有损公司形象或不利于公司行为的。
二十六、若给公司造成经济或名誉损失的，据情节轻重，公司将分别给予相关责任人记过、免职、辞退等行政处罚及相应经济处罚。
第十节合同审批流程图
经询价，定价后拟
定合同，走审批流
程
职能部门从自身
专业角度进行合
同审批会签
机化司
分管副总
审批签字
财务部
根据合同进行拨
款
总公司
分管副总
审批签字