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通知

文件编号：青钱综合[ ]

制定日期：2009/2/9

受文：各分公司、各部门

副本：戴总

发文：综合部

事项：关于合同审批及盖章流程调整的规定

说明：

为了规范各分公司、各部门（以下简称申请部门）报审合同的审批及盖章流程，加强合同的归档管理和监督，防范合同履行中存在的法律风险，现将申请部门报审合同的审批及盖章流程重新调整如下：

一、报审合同的审批及盖章流程：

自2009年2月9日起，报审合同的审批及盖章具体流程为：报审合同经承办部门、财务部、分管副总审核签字后，由专职的报审人员附合同审批单送至法务部周雁处统一进行合同编号，如有电子版应同时通过RTX传至周雁处，由周雁统一报送律师审批，经律师审批后的合同的每页背面必须加盖“法务部合同审批章”。经律师审核后的合同必须先由对方单位加盖公章，再由经办人拿回公司盖章。对于加盖“法务部合同审批章”和对方单位公章的合同，公司保管公章的人员方可加盖公章。否则，公司保管公章的人员有权拒绝在合同上加盖公章。

在合同加盖公章后，经办人应将一份合同原件留存在公司保管公章的人员处，由公司保管公章的人员定期将合同审批单及合同原件移交给法务部，法务部登记后应将合同审批单及合同原件移交给档案部保管。

二、报审合同盖章流程的例外情况（即我公司先盖章流程）

1.先盖章流程

如出现必须由我公司先盖章的情况，申请部门在履行报审合同的审批程序的

同时，需另行履行合同先盖章流程，具体操作流程为：首先填写合同先盖章审批表（见附件一），说明先盖章的原因，并注明先盖章合同的份数和先盖章合同的归档日期（自合同盖章之日起不得超过7日），报分管副总、总经理特批。对于加盖“法务部合同审批章”并经分管副总、总经理特批的合同，公司保管公章的人员做好相应的登记手续后方可先加盖公章。

2.适用先盖章流程的合同情况

有下列情况之一的报审合同可以经分管副总、总经理特批后，履行合同先盖章流程：

（1）报审合同的对方单位是政府机关的；

（2）报审合同的对方单位是具有强势合同地位的大型企业（如联通、电信等），且对方要求我公司在报审合同上先盖章的；

3.先盖章合同的交付流程

经办人将先盖章合同交付给合同的对方单位时，应当填写签收单（见附件二）并要求对方单位经办人在签收单上签字，作为将先盖章合同已交付给对方单位的证据。

4.先盖章合同的跟踪和收回制度

经办人负责我公司先盖章合同的跟踪与收回工作，合同在盖章之日起最长7日内必须交公司保管公章的人员归档。

对于作废的先盖章合同，经办人负责做好合同作废说明并附作废合同文本，由分管副总审批签字后，交公司保管公章的人员归档。

5.经济处罚

经办人必须在合同先盖章审批表中注明的先盖章合同的归档日期（最长期限不得超过合同盖章之日起7日）内收回先盖章合同。如逾期5日仍未及时收回先盖章合同的，则由公司保管公章的人员向公司综合部出具经办人逾期未收回合同的书面通知（见附件三），由公司综合部按照下列标准对经办人进行相应的经济处罚：

（1）以合同盖章之日起第8日为起算日，每逾期一日按50元的标准给予经

济处罚；

（2）先盖章合同最终未能收回的，经办人除按照本条第一款的规定承担相

应的经济处罚外，综合部还应根据未收回的先盖章合同的具体情况（包括合同金额、我公司违约责任等情况）对经办人另行给予经济处罚，处罚上限不超过1000 元；

6.赔偿责任

经办人最终无法收回先盖章合同给公司造成经济损失（包括但不限于诉讼费、律师费、合同对方单位持有先盖章合同追究我公司的违约责任等）的，经办

人应当向公司承担全部的赔偿责任。

三、对公司离职人员未收回合同的审查制度

公司职工离职时，公司综合部应向公司保管公章的人员和法务部提前核实该

职工经手的报审合同的跟踪和收回情况。如果该职工经手的报审合同存在尚未收

回的情形时，综合部应当在该职工收回上述报审合同后或对该职工进行相应的经

济处罚后，为其办理离职手续。

特此通知。

附件一

合同先盖章审批表

承办部门：年月日

附件二

签收单

今收到公司交来的已加盖该公司公章的合同一式份，合同名称为，合同各方为（甲方）、（乙方），合同金额为人民币元，合同签订日期为年月日，签收单位（即该合同中的方）未在该合同上加盖公章。

签收人系签收单位的职工，职务为，现签收人代表签收单位签字确认收到上述合同。

签收单位：

签收人：

年月日