龙煤集团股份双鸭山分公司信息化建设工程生产管理系统操作手册（各矿）版本/修改状态V2.0 受控状态□受控√非受控总页数18 密级秘密编制审核PMO 完成日期2011年12月1日批准日期2011年12月4日二○一二年三月目录第1章系统运行环境 (1)1.1客户端运行环境 (1)第2章系统登录及初始化设置 (2)2.1系统登录 (2)2.2系统初始化 (3)2.2.1修改密码 (3)2.2.2安装iweboffice插件 (4)2.2.3安装电子签章插件 (5)2.2.4安装flash插件 (7)第3章矿发文 (9)3.1功能概述 (9)3.2主要流程 (9)3.3单位拟稿 (10)3.4文件中心 (14)3.5文件排版 (17)3.6文件终审 (19)3.7行文管理 (22)第4章公文制发 (27)4.1功能概述 (27)4.2主要流程 (27)4.3单位拟稿 (28)4.4文件接收 (32)4.5单位文件中心 (33)第5章呈文管理 (36)5.1功能概述 (36)5.2主要流程 (36)5.3基层及部室呈文 (37)5.4收文查阅 (40)第6章公文归档 (43)6.1功能概述 (43)6.2主要流程 (43)6.3文件查询 (43)第7章通知公告及待办工作提醒 (43)7.1通知公告 (43)7.2待办工作提醒 (44)第1章系统运行环境使用《协同办公管理系统》完成公文的制发、审批及查看，首先必须安装软件系统。
“安装软件”是指在的各矿机房服务器端上的安装。
各客户端并不需要安装程序，只要接入双矿局域网，利用Windows XP/2003/7等系统自带的IE6.0以上浏览器，就可以正常运行协同办公管理系统；同时为了保障系统的功能正常使用，需要安装Office2007及上版本，并安装协同办公管理系统提供的在线文档编辑插件和电子签章插件。
所以，为了能够使用户充分了解软件的运行环境，长期良好运行系统，必须注意本章提出的一些软硬件环境。
1.1客户端运行环境●硬件环境建议配置：处理器应为Pentium(R) 4以上(含)或同级别处理器，512M以上存，1G以上可用硬盘空间，显示分辨率支持1024×768 或更高版本。
●软件环境操作系统： Microsoft Windows XP + Sp1或Sp2、Microsoft Windows 2003 Server + Sp1或更高版本、Microsoft Windows 7.0；浏览器：Internet Explorer 6.0或更高版本；办公软件：Microsoft Office 2007或更高版本；Flash播放器：Adobe flash Player 10.0或更高版本；插件：协同办公管理系统网页中提供的插件，即：iweboffice插件、电子签章插件，flash插件，安装插件操作详见2.2节。
第2章系统登录及初始化设置2.1系统登录协同办公管理系统作为双矿企业信息化管理平台其中一个子系统，访问方式为：打开本地IE浏览器，在地址栏中输入访问地址后回车即可打开系统登录界面，如图2-1所示。
图表 2- 1协同办公管理系统登录界面首次使用协同办公管理系统，在登录界面输入初始的用户名和密码。
使用之前注意机器的IE设置，要正常使用协同办公管理系统，需要关闭IE的弹出窗口阻止程序，如图2-2所示，同时关闭第三方程序对IE弹出窗口的拦截，如雅虎助手，百度搜索栏、soso工具栏、QQ珊瑚工具栏，新浪点点通，卡卡上网助手等。
图表 2- 2 关闭弹出窗口阻止程序输入初始的用户名和密码后，单击“登录”按钮，系统打开如图2-3所示的协同办公系统功能主界面。
图表 2- 3 协同办公管理系统功能主界面2.2系统初始化2.2.1修改密码从安全角度出发，用户首次进入系统后首选要修改密码，而每个用户也应该定期的修改密码，确码不会被泄漏，保证非法用户不能使用自己的用户名和密码登录系统，泄漏文件信息。
下边看看那如何修改用户的密码。
在协同办公管理系统功能主界面单击“修改密码”，进入“修改密码”页面，如图2-4所示，按照提示信息填写相应的容，完成后单击“确定”按钮，提示密码修改成功。
图表 2- 4 修改用户密码2.2.2安装iweboffice插件登录系统后，要正常的使用系统进行在线文档编辑，则需要安装在线文档编辑插件。
第一步：登录系统后点击右上角的插件标签，如下图所示:图表 2- 5 插件下载页面第二步：在插件页面选择 iweboffice 插件进行下载安装，如下图所示：图表 2- 6 iweboffice插件下载页面第三步：选择Setup.exe进行安装，安装后重新登录系统即可使用。
图表 2- 7 iweboffice插件安装页面2.2.3安装电子签章插件在系统使用中需要对文件进行电子盖章及查看已盖章的文件都需要进行电子签章插件的安装。
第一步：登录系统后点击右上角的插件标签，如下图所示:图表 2- 8插件下载页面第二步：在插件页面选择电子签章安装程序(最新) 插件进行下载安装，如下图所示：图表 2- 9电子签章插件下载页面第三步：选择Installer.exe进行安装，安装后重新登录系统即可使用。
图表 2- 10电子签章安装页面2.2.4安装flash插件在系统使用中需要进行文档上传，该功能需要flash插件的支持。
第一步：登录系统后点击右上角的插件标签，如下图所示:图表 2- 11 插件下载页面第二步：在插件页面选择 flash播放器插件进行下载安装，如下图所示：图表 2- 12 flash插件下载页面第三步：选择运行进行安装，安装后重新登录系统即可使用。
图表 2- 13 flash插件安装页面第3章矿发文3.1功能概述矿发文主要实现矿公文的拟稿、审批、行文等操作。
针对矿办公室用户主要包括单位拟稿、文件中心、文件排版（行政）、文件排版（党委）、文件终审、行文管理。
单位拟稿：办公室拟稿人员通过该功能完成办公室拟稿登记的操作。
文件中心：办公室初审通过的文件转到文件中心，办公室文书通过该功能完成文件的后续转交审批操作。
文件排版：文件排版人员通过该功能完成文件的排版。
行政文件排版人员通过该功能完成行政文件的排版，党委文件排版人员通过该功能完成党委文件的排版。
文件终审：办公室终审人员通过该功能完成文件终审操作。
行文管理：终审后的文件转到行文管理，该功能实现文件的盖章和行文下发的功能。
3.2主要流程矿办公室公文制发的流程主要包括：【办公室拟稿】-->【提交办公室初审】-->【办公室提交矿长和书记审批】-->【办公室排版校对】-->【办公室行文下发】-->【基层单位和科室文件接收】。
具体流程如下图所示：矿内发文流程图图表 3- 1矿发文流程图3.3单位拟稿单位拟稿工作前，办公室拟稿人员首先要在word中完成拟稿文件的编写工作。
将编写完成的拟稿文件保存在本地，然后通过新增拟稿功能上传至办公系统。
登陆系统，从左侧功能列表中选择【矿发文】->【单位拟稿】功能，右侧会显示单位拟稿画面，如图3-2所示。
图表 3- 2单位拟稿主界面◆拟稿在单位拟稿画面点击“新建”按钮，弹出新增窗体，选择正确的签批单（党委和行政），输入相关信息，点击“正文”上传已准备好的拟稿文件，点击确定，完成单位拟稿信息的创建，如图3-3所示。
图表 3- 2 单位拟稿-新增◆编辑选中一条记录，点击编辑功能按钮，弹出编辑窗体，修改该文件相关信息后点击确定，完成单位拟稿信息的编辑，如图3-3所示。
图表 3- 3 单位拟稿-编辑◆删除选中一条记录后，点击工具栏删除按钮，弹出删除窗体，点击是删除记录，点击否取消删除操作，如图3-4所示。
提示：已审批的记录不能删除。
图表 3- 4 单位拟稿-删除◆撤销转交对提交初审后且领导还未进行审批的文件可以进行撤销转交，已经审批了的文件不能进行撤销审批的操作。
文件撤销后当前状态将回到拟稿状态。
选择一条记录点击“撤销转交“操作，领导还未审批的文件撤销到拟稿状态。
如图3-5所示。
图表 3- 3 单位拟稿-撤销转交◆提交初审选中一条记录，点击提交初审，当前状态会变为已提交到初审人员处，当前初审人员为办公室副主任，已提交或已审批过的记录不能重复提交。
如图3-6所示。
图表 3- 4 单位拟稿-提交初审◆查看文件选中一条记录，点击查看文件按钮，可以查看文件的详细容，也可直接点击附件图标进行查看，还可以将文件另存到本地，如图 3-7所示。
图表 3- 5 单位拟稿-查看文件查看处理过程可以查看该文件的审批处理过程，包括处理人，处理时间等，如图3-8所示。
图表 3- 6 单位拟稿-查看处理过程3.4文件中心单位拟稿中点击提交初审后的文件都将加载到文件中心列表中，办公室通过该功能完成文件后续的转交审批工作，并将文件提交排版，进行下一步的排版工作。
登陆系统，在左侧功能列表中选择【矿发文】->【文件中心】功能，右侧会显示文件中心画面，记录背景色为绿色的为待办工作，记录背景色为红色的为急办的文件，记录背景色为黄色的为办结的文件。
如图3-9所示。
图表 3- 7文件中心主界面◆转交办公室文书根据文件的状态和文件的审批容转交给相关领导审批。
点击“转交”按钮在弹出的转交人列表页面选择要转交的领导，点击确定完成文件的转交。
如图3-10所示。
图表 3- 8 文件中心-转交◆撤销转交：对转交错误的记录可以通过该功能撤销之前的转交操作，撤销转交后的文件回到转交之前的状态。
选择要撤销转交的文件点击“撤销转交”,完成文件的撤销操作，审批通过的文件不能进行撤销转交操作，如图3-11所示。
图表 3- 9 文件中心-撤销转交◆提交排版全部走完审批流程的文件通过该功能提交排版，选择要提交排版的记录点击“提交排版”操作，提交排版后该记录的提交排版状态变为“是”。
如图3-12所示：图表 3- 10 文件中心-提交排版◆查看处理过程可以查看该文件的审批处理过程，包括处理人，处理时间等，选择一条记录点击“查看处理过程”在弹出画面中可以查看该文件的审批过程。
如图3-13所示。
图表 3- 11 文件中心-查看处理过程统计统计不同领导需要待审批文件的个数，如图3-14所示图表 3- 12 文件中心-统计3.5文件排版文件中心提交排版的页面转到文件排版界面。
登陆系统，在左侧功能列表中选择【矿发文】->【文件排版】功能，右侧会显示文件排版画面，如图下图所示：图表 3- 13 文件排版主界面◆排版在排版页面选择一条记录点击“排版”操作，在弹出的在线文件页面进行排版操作，排版后点击保存并推出完成文件的排版。
如下图所示：图表 3- 14 文件排版◆转终审对已排版好的文件进行转交终审的操作，选择一条记录点击“转终审”,该文件转交到文件终审页面，如下图所示：图表 3- 15 文件排版-转终审查看处理过程可以查看该文件的行文操作过程，包括操作类型，处理时间、处理结果等，如下图所示：图表 3- 16 文件排版-查看处理过程3.6文件终审文件经过文件排版（行政、党委）后转终审到文件终审界面。