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分析：
• 可能有这样几个方面的原因： • 一是不注意发送和回收会议回执；二是会前不注意
统计落实到会人数；三是会务组组织应变能力不强， 准备工作不充分，没能将各种可能性考虑进去，没 有应急措施。 • 补救措施： • 增加会场工作人员，做好引导工作，增加会场座位， 分流客人，可设置分会场；预定安排住宿的房间不 够，应迅速调配房间，首要任务是让每个人都能得 到较好的安排。
挤问题；适用于大中型会议。 • 座次表签到方法 • 电脑签到
Hale Waihona Puke 第4页/共35页• 二者都是思指与考会：者报到到达与会签议到场所的时联所系办与理区的别手续？，会期较短，
无需集中接待的会议，一般只需办理签到手续；但会期较长、 具体会议活动较多，需要集中接待的会议，不仅要签到还要办 理报到手续。 • 二者区别：报到指与会者在到达会议所在地入住宾馆时办理的 注册手续，但不一定证明其参加每一次的会议活动；签到则是 与会者在每一次具体的会议活动的签到簿上签名，证明他参加 了这一次具体会议。
具体包括：分享话题和目标；交流信息； 产生主意、做决定、确认行动；总结。
■ 结束会议。具体包括：总结；安排下次会议。
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（2）两个基本点
• 两个基本点是指会议的一头一尾，即会议开始 前的准备和会议结束后的跟踪,这两个基本点是最 容易被忽视的。但是，它们却是保证会议成败的 关键。所以，一个规范的会议流程必须包含会前 的准备工作与会后的跟踪工作。会前的准备工作 与会后的跟踪工作具体包括写、发备忘录，制定 跟踪计划，以及安排下次做汇报的人选等。
正门
静态的右
国旗的悬挂
（客方）
（主方）
“面门为上、居中为上、以右为上”
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签 到 • 薄式签到 签 到 方 法 ： • 优点：利于保存，便于查找；适用于小型会议。
• 会议工作人员代为签到
• 优点：简便易行，适用于小型会议和一些常规会 议；
• 证卡签到 • 优点：方便，可以解决开会入场签到所造成的拥
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第三章 会议准备
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一、会议准备工作的内容
• （一）总体思路 • 1.估算工作量 • 2.调配资源 • 3.明确职责 • 4.落实重点 • 5.会前综合检查
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会务细节表
No.
工作项目
责任人 核查 No.
核查
1 选择会议地点
2 会议项目 3 会议时间 4 活动负责人 5 活动作业分工明细
照相机、摄像机、打印机
25 会务总结
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责任人 核查
（二）各阶段准备工作的主要内容
• 1.会议通知阶段 • 2.会议文件材料准备阶段 • 3.布置会场阶段 • 4.会议接待阶段 • 5.散会阶段
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二、会议整体设计
• 尊重惯例 • 突出特色 • 把握重点
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9
车辆安排（时间表、用车人、接机、机动 用车）
17 会务通知 18 购买用品、水果 19 房间安排
10 借还设备 投影机、投影幕、插线板、无线麦 剪刀、订书机、笔记本 电子白板 激光笔、白板笔、白板擦
20 接听电话、安排事情
21 文件发送、传递信息、会场应急 22 会后结帐 23 设备整理 24 费用报销
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案例分析1：
• 便条
• 初萌：
•
公司举办的技术研讨会即将结束，由于在会
议签到过程中一度出现混乱，引起部分与会人员
的不满，公司领导会务组成员进行会议总结。总
结主题集中在会议签到的内容、程序和基本要求
上，请你就上述内容给予说明，发到我的邮箱以
备总结时使用。
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• 行政经理XX
商务谈判座次礼仪
642135 7 753124 6
横
客方
桌 6421357
式
谈判桌
7531246 主方
正门
主方 竖式桌 客方 谈 判 桌
动 态 的 右
正门
“面门为上、居中为上、以右为上”
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商务签约座次礼仪
• 主人在左，客人在主人右边
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随从人员 54321 客方
随从人员 12345 主方
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思考：如何筹备一次会议？
• 一、拟定会议计划 • （一）拟定会议的基本要素，如名称、议题、时间、地点、参与人员等。 • （二）成立会务工作机构，如有必要可对工作人员进行分组。 • （三）制订会议预算 •
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• 2.会议签到的要求： • 会议签到的工具要方便、好用、充足。 • 负责会议签到工作人员要提前到岗，注意着装礼仪。 • 签到处的位置要易找，并标识清楚。 • 签到工作要耐心细致，热情周到。
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• 某公司为案庆祝例开分业析五周2：年，举行为期两天的系列活动，庆典活
动报到那天，会务组突然发现来的人比当初预料的多得多，且 不说活动场面变得拥挤不堪，更麻烦的是原来预定安排住宿的 房间不够。
会场预订（大小、桌椅放置、温度、灯光、音 6 响、麦克、电源、投影位置、背景音乐、桌台
花饰）
11 服务员指导工作 12 会间摆放（点心、水果） 13 PPT提示，指引牌提示 14 娱乐保龄、游泳、台球、OK、网球 15 会议通知
16 预算申批、借支票
7 确认人员（时间、住宿、车辆、特殊要求）
8
用餐（时间、地点、人数、标准、菜单、特殊 要求）
会议的程序安排 固定的会议流程规范
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固定的会议流程规范主要包括一个中心、两个基本点:
（1）一个中心 一个中心是指整个会议的议程。一个中心包括：
■ 会议的开始。具体包括：致欢迎词；阐明会议 目的；交流会议议程；介绍时间安排、相关规章制 度；指定会议记录人。
■ 进行会议讨论，可以分为不同的议程，比如议 程一、议程二、议程三等。
分析：
• 会议签到工作的内容： • 签到工作通常包括： • 迎宾、签到登记、交费、领取会议资料和各种票证等。 • 会务组织人员应当到宾馆或会场入口处迎接与会人员，并组织与会签到和登记，然
后引导与会人员尽快就座。其目的是了解应该到会人数，认真负责做好签到工作。
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• 1.签到基本工作程序： • 指定会议签到的工作人员； • 准备签到所需的签到笔、签到薄或签到卡的刷卡机等用品及设备； • 负责签到工作人员提前到位； • 迎接与会人员； • 向与会人员介绍签到工作的内容； • 办理参会手续，发放会议资料和票证等。