××××××股份有限公司
×××××〔2019〕16号
公司文件格式规范
第一章红头文件格式
第一条文头的格式：56号宋体字、加粗、红色、居中、字符间距为1磅。

第二条发文字号的格式：三号宋体、黑色。

第三条标题的格式：二号加粗宋体居中排布。

标题上下各空一行。

第四条主送单位的格式：三号仿宋体顶格撰写，后加冒号，主送单位的全称、特称、简称，均应使用统一的表达形式。

第五条正文的格式：三号仿宋、黑色、首行缩进2个字符、正文文字一般为1.5倍行距，行距可根据正文内容进行适当调整，确保页面整洁，节约纸张。

第六条正文中若涉及附件，则附件需与正文空三段。

附件的字体参考正文的字体格式。

第七条审核人、日期的格式：三仿宋、黑色、右对齐，“零”可写为“○”。

第八条主题词（一般对外红头文件所涉及）的格式：三号
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仿宋、黑色、加粗。

第九条抄送机关的格式：三号仿宋、黑色。

第十条所有红头文件在发布之后，将原件交由行政部进行统一编号保管。

第二章规章制度文件格式
第十一条标题的格式：大标题为二号加粗宋体（空一段）居中排布。

第十二条一级标题的格式：仿宋三号字加粗居中排布，格式一般为：第一章、第二章......
第十三条二级标题的格式：三号仿宋、黑色加粗、首行缩进2个字符，格式一般为：第一条、第二条......
第十四条文件正文的格式：三号仿宋、黑色、首行缩进2个字符、正文文字行距一般为行距固定值25磅，行距可根据正文内容进行适当调整，确保页面整洁，节约纸张。

第十五条页边距：上下各为15㎝,左右各为15㎝。

第十六条公司简称：在文件正文内可简称“×××××”。

第十七条公司全称：在落款、合同等情形必须用全称。

第三章请示/申请/采购等文件格式
第十八条请示标题的格式：二号宋体加粗居中。

第十九条正文段落1.5倍行距，字体为三号仿宋字。

第二十条落款/日期为三号仿宋字，与正文空三段。

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第四章单位证明/单位授权书文件格式
第二十一条标题为二号宋体加粗居中。

第二十二条正文段落1.5倍行距，字体为三号仿宋字。

第二十三条落款/日期为三号仿宋字，与正文空三段。

第五章项目方案/标书撰写文件格式
第二十四条文件标题的格式：大标题为宋体二号加粗。

第二十五条一级标题的格式：仿宋三号字加粗，二级标题，三级标题均用阿拉伯数字（1.1，1.1.1）区别。

涉及到四级及以上建议用项目符号●、□等替代。

第二十六条文件正文的格式：仿宋三号字，正文强调部分内容为仿宋三号字加粗。

第二十七条行间距的格式：1.5倍。

第二十八条页边距的格式：一般采用通用格式，上下各为2.54㎝，左右各为3.18㎝。

第二十九条公司简称：在文件正文内可简称“×××××”。

第三十条公司全称：在落款、合同文本等情形必须用全称。

第六章页眉页脚的使用规范
第三十一条页眉的格式：靠左“××××××股份有限公司”，靠右“×××××logo”。

第三十二条原则上公司所有文档均需按照本规范第三十一条插入页眉，特殊情况除外。

第三十三条页脚的格式：均为靠右“-1-、-2-、-3-”。

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第三十四条页眉、页脚均使用宋体五号字，带格式线。

第七章行距、段落间距、缩进的使用规范
第三十五条文件全文行距设置为1.5倍行距，段落之间和条款之间空一行，各条款中的小标题无须空行。

第三十六条段落设置一般为首行缩进（2个字符），含条款的（如合同）为悬挂缩进。

第八章文字材料中序号、标点的使用规范第三十七条“第一、”“第二、”或“首先、”“其次、”等用顿号不规范，应该用逗号，即“第一，”“第二，”“首先，”“其次，”。

第三十八条“一，”“二，”“三，”等用逗号不规范，而应该用顿号，即“一、”“二、”“三、”。

第三十九条“1、”“2、”“3、”和“A、”“B、”“C、”等用顿号不规范，而应该使用齐线墨点（实心小圆点），即“1.”“2.”“3.”或“A.”“B.”“C.”。

第四十条序号如加括号，如（1）（2）（3）等不再加标点符号。

第九章公文文号的使用规范
第四十一条印发公文时，年份外的符号应该用六角形符号“〔〕”一般在电脑“插入”栏里“特殊符号”中选择）如：濮语字（2014）6 号（不规范）
濮语字[2014] 6 号（不规范）
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濮语字〔2014〕6 号（规范）
第十章连接号和破折号的使用规范
第四十二条凡文中使用连接号的应该使用“～”，而不能使用“——”或者“──”
如：2013 年 2 月～6 月中的“～”（使用规范）。

第四十三条凡文中使用破折号的应该使用占两个空格连线“─”而不用“～”或只占一个空格的短线“—”或两个短线“——”表示。

（选取破折号，一般在电脑“插入”栏“标点符号”中查找）。

第四十四条两个双引号之间不加标点，两个书名号之间不加标点，如：《迎评方案》《培训手册》之间不加标点，“你好”“请进”之间不加标点。

第十一章汉语拼音注音字母的使用规范
第四十五条大小写的格式：句子的首字母大写。

专有名词每个词首字母大写。

标题、标语可以全部大写。

第四十六条分连写的格式：词内连写，词间分写。

例：“公共场所请勿吸烟”
GONG GONG CHANG SUO QING WU XI YAN
以上未按《汉语拼音正词法基本规则》标注，不规范。

以下标注规范：
“公共场所请勿吸烟”
GONGGONG CHANGSUO QING WU XIYAN
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第十二章目录的使用规范
第四十七条“目录”二字一般使用二号黑体不加粗。

第四十八条目录内容采用宋体小四/五号，级别罗列到三级，行距控制在1.5倍行距内（尽量控制在一页纸内，特殊情况酌情处理）
第十三章文档命名的使用规范（内部使用）第四十九条包含但不限于Word、Excel、PPT、PDF等文档的命名。

第五十条文档命名一般按照文档内容的大标题命名并后缀-日期-作者（评审员）-版本号。

第五十一条文档中涉及多个内容的，应按照主题提取关键词并组织成简单易懂的名称命名名并后缀-作者（评审员）-日期。

如：
材料中包含：各业务线资料、技术资料、财务资料、规章制度等材料，最终合并生成一个PDF文档。

命名为：
×××××材料-20190620。

第五十二条一个文档如多次更改且原版本需要保留的，应
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采用V0.1、V0.2、V0.9，V1.0、V1.1...等后缀标注，详见上述2。

第五十三条 多文档编号一般使用：1.、2.、3.。

如：
1.×××××材料V1.0-20190620。

2.×××××材料V1.1-20190620。

3.×××××材料V1.2-20190622。

第十四章 文档命名的使用规范（外部使用）
第五十四条 基本的格式参考文档命名的内部使用规范。

第五十五条 包含但不限于Word 、Excel 、PPT 、PDF 等文档的命名。

第五十六条 文档命名一般按照文档内容的大标题命名，后缀一般添加客户名称全拼音和版本号。

后缀客户名称全拼音不做强制要求，可根据实际情况取舍。

第五十七条 文档中涉及多个内容的，应按照主题提取关键词并组织成简单易懂的名称命名，后缀名称自行取舍。

具体参考
文档命名的内部使用规范。

第五十八条正式对外文档要坚持简洁易懂的命名方式，做到易存档、易查找。

第十五章附则
第五十九条本规范适用于公司各中心，若规范中有未尽事宜，各中心可向行政财务中心提出修改意见。

第六十条本规范自下发日起生效执行，行政财务中心拥有解释权和监督权。

××××××股份有限公司
二〇一九年十二月十八日
抄送：总经办
×××××公司行政财务中心2019年12月18日印发
拟稿：校对：核准：签发：
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