浅谈Word中宏的使用方法
作者：张春玲
来源：《科技创新导报》2011年第35期
摘要:Word是Office办公套件中的主要组件之一,Word中的宏是被命名并被保存起来的一系列操作,执行宏就是顺序执行它所包含的全部操作。
在用Word进行文档编辑时,可以运行事先编好的宏,来避免重复操作,以达到简化操作,提高工作效率的目的。
本文通过实例简单介绍了Word中宏的使用方法。
关键词:Office办公套件 Word 宏
中图分类号:TP31 文献标识码:A 文章编号:1674-098X(2011)12(b)-0020-01
Word是Office办公套件中的主要组件之一,具有Windows的图形操作界面,让用户能方便地处理文字、图形和数据。
能满足各种文档编排、打印需求,因其“所见即所得”的排版功能而深受用户的喜爱。
当我们在用Word编辑文档时,不可避免地要重复一些操作,比如经常设置同样的页面、字体字号、段落格式等,这时我们可以用Word中的宏功能来简化操作,提高工作效率。
宏是被命名并被保存起来的一系列操作,执行宏就是顺序执行它所包含的全部操作。
在工作时,可以直接利用事先编好的宏自动运行,去完成经常需要重复的任务,目的是让用户文档中的一些任务自动化。
Word提供了两种创建宏的方法:宏录制器和Visual Basic编辑器。
其中使用宏录制器可以快速地创建、编辑和运行宏,而使用Visual Basic编辑器可以打开已经创建的宏,查看和修改其中的代码,也可以直接使用VB语言根据需要编写自己的宏。
为了方便使用,还可以把宏指定到快捷键、工具栏或菜单中。
1 创建宏
我们可以通过以下方法创建宏:
(1)单击工具菜单中的宏命令,选择级联菜单录制新宏,会打开录制宏对话框;
(2)在“宏名”中输入新创建的宏的名称,默认的宏名为“Macro1”;
(3)在“将宏指定到”栏中,如果选择工具栏图标,可以将录制的宏加入到工具栏中,也可以单击键盘图标,为新录制的宏创建快捷键;
(4)在“将宏保存在”中可选择默认的设置“所有的文档(Normal.dot)”,这样以后所有的文档都可以使用该宏;
(5)在“说明”栏中可以输入对该宏的功能描述,但最不能超过255个字符;
(6)设置完成后,单击确定按钮,这时在屏幕上会出现一个“停止录制”的图标;
(7)执行要录制在宏中的操作;
(8)执行完后单击“停止录制”按钮或单击工具菜单中的停止录制命令,完成宏的录制。
例如,要创建一个设置页面格式和字体段落的宏,并将其指定到常用工具栏中,可以进行如下操作:
打开一篇已有Word文档,按以上操作打开录制宏对话框,在宏名中输入名称如“YMSZ”,在“将宏保存到”栏选择默认设置“所有文档(Normal.dot)”,在“将宏指定到”中选择工具栏图标,弹出自定义对话框,选择命令,拖动正在录制的宏到常用工具栏中,这时可以单击“更改所选内容”按钮可以为该宏重新命名,或者选择图标等。
单击关闭按钮,返回到文档页面,这时可以进行宏录制的操作:单击文件菜单,选择页面设置,设置纸张为A4,文档的上、下、左、右页边距均为2厘米,然后按CTRL+A键选择整篇文档,设置字体为宋体四号字,设置段落为首行缩进2字符,行距为1.5倍行距,设置完毕,单击停止录制按钮,这时就创建了一个名为“YMSZ”的宏,其操作是对文档进行页面和字体段落的设置。
因为宏的使用范围为所有文档,这样以后所有的Word文档中都可以使用该宏。
2 运行宏
单击工具菜单中的宏,选择级联菜单中的宏命令,可以打开宏对话框,其中包括已经录制的所有宏,选择要运行的宏,单击运行按钮即可运行所选宏。
例如,要运行上例中创建的宏,在打开要应用宏的文档中,单击工具菜单中的宏命令,打开宏对话框,选择“YMSZ”宏,单击运行按钮即可,也可以单击常用工具栏上创建的宏按钮直接运行宏。
3 删除宏
打开Word文档,单击工具菜单中的宏命令,选择级联菜单中的宏,在打开的宏对话框中,选择要删除的宏,单击删除按钮即可删除所选的宏。
4 编辑宏
同样单击工具菜单中的宏命令,选择宏打开宏对话框,选择要编辑的宏名,单击编辑按钮,可以打开Visual Basic编辑器,查看宏代码,也可以根据需要修改代码。
注意:如果新录制的宏名与Word中内置的宏同名,则新录制的操作将代替原有的操作。
例如,如果在Word中创建一个名为“FileNew”的新宏,则该宏将与Word中新建文件命令相对应,当执行新建文件命令时,将执行新录制的宏的操作。
单击工具菜单中的宏,选择级联菜单中的宏打开宏对话框,在“宏的位置”中选择“Word命令”,可以查看Word中内置的宏名。
另外,如果要删除用宏命令加到工具栏上的按钮,可以使用如下方法:打开Word文档,单击工具菜单中的自定义命令,在打开的自定义窗口中选择命令选项卡,在类别中选择宏,然后在右边出现的窗口中,将通过工具菜单宏命令加入到工具栏的按钮拖入到此窗口中即可。
5 结语
宏的应用很广泛,可以进行一些日常编辑格式的设置,例如可以利用宏制作固定行数列数的表格、使用宏来创建特殊字符的快捷键等,还可以使用Visual Basic编辑器进行编程创建新宏,使宏的功能更加强大。
参考文献
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[2] 罗安主编.计算机应用基础.对外贸易大学出版社.
[3] 刘春艳主编.现代信息技术.黑龙江教育出版社.。