（五）电子文件
1、电子文件的定义
电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形 式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数 字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件 （《电子文件归档与管理规范》B/T18894——2002 ）
2、电子文件的类型
图像文件（I）、图形文件（G）、数据文件（D）、 文本文件（T）、程序文件（P）
第一部分：科技文件管理 第二部分：科技档案管理
第一部分 科技文件管理
一、概述
（一）科技文件材料的定义 《科学技术档案案卷构成的一般要求》（
GB/T11822-2008）中的定义:“科学技术文件材料是 记录和反映科学研究、生产运营、项目建设活动和设 备仪器运行、维护及其管理工作的文字、图表、声像 等不同形式文件材料的总称。” 1.来源：贯穿整个科技生产活动，包括相关的管理 性文件。 2.性质：科技生产活动中直接形成的（原始性）。 3.形式：文字、图表、声像各种类型的文件材料， 载 体形式包括纸质、光盘、录音录像带、照片及底片、 缩微胶片、实物及其他。
(3)科技文件价值鉴定与密级划分 A 鉴定科技文件是否具有保存价值，从而确定归档 范围。
四、科技文件的类型
（一）图样材料 图样是按国家规定的制图标准，绘制在一定载体平面
上的表示物体、建筑物的形状、结构、大小或其他自 然现象的几何图形。按产生领域可分为机械制造业的 产品图样、建筑业的工程图样等，按绘制手段、制成 材料和用途的不同，还可分为草图、原图、底图、复 印图、空白图等。 （二）文字材料 文字材料是用文字、数据及其它符号来表示和传递 科技思想，记录科技活动及其成果的科技文件材料。 如调查报告、说明书、任务书、计算书、概（预、决 ）算书、技术条件、科研报告和科研论文等。
（ 《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》 GB/T17678.1——1999 ）
五、科技文件的整理
（一）、科技文件整理的含义及内容
科技文件的整理就是在档案部门监督、指导下，由科 技人员将科技活动中所积累的科技文件进行必要的补 充和清理，并按科技档案管理制度要求进行初步系统 化和编目的工作过程，也就是我们通常所谓的预立卷 的概念。
（ 二）、科技文件系统整理的一般程序
1、科技文件鉴别工作
2、案卷组织
3、卷内科技文件的排列
4、案卷编目
5、案卷装订
1、科技文件鉴别工作
（1）、 文件属性鉴别：
A、科技文件与政务文件的区分
主要通过三个原则：内容原则，这是最主要、最重 要的原则，主要看该份文件内容（而不是文件标题） 是否反映本单位的科技活动；整体原则，主要从完整 性、成套性来加以考虑（科技活动的管理性文件）； 职能原则，对于介于两者之间较难判断的文件，科技 性质的单位划入科技文件，反之亦然。
部分）；在一份科技文件内，不能缺张少页。 B准确性鉴别 一是科技文件应当同它所记载和反映的科技对象或
科技过程相一致；二是同一个项目的科技文件内容上 应当一致。签署内容要完备、符合要求。
C外观形式质量鉴别
*科技文件的字迹、线条是否清楚；
*制成材料是否有利于长期保存；
*特殊科技文件使用的载体材料及记录形式是否符合 有关的标准、规定、要求等.
B、科技文件与科技资料的区分 科技文件是本单位在现行科技活动中直接形成 的原始记录，具有凭证依据和信息查考作用；而科 技资料是为了科技活动的参考目的而收集交流或购 买来的材料，不具有现实依据作用和历史查考、凭 证作用，只有参考、借鉴作用。
（2）、文件质量鉴别 A完整性鉴别 在一套科技文件中，不能缺项（不能缺少一个组成
（二）科学技术档案的定义 国家机构、社会组织以及个人从事各项社会活动 形成的，对国家、社会、本单位和个人具有保存价值的 应当归档保存的科技文件。
（三）两者关系 科技文件是科技档案的来源。
科技文件经过归档，（将一个科技项目完成或告一 段落后，将所形成的经过鉴别整理后具有保存价值的 科技文件，按照归档制度要求，移交给科技档案部门 集中管理）就转变成了科技档案。
科技档案整理工作pptPowerPointPrese(1)
2020/8/15
1、《科学技术档案案卷构成的一般要 求》（GB/T 11822--2008）
中华人民共和国国家质监局和国家标准化 管委会于2008.11发布，2009年5月实施。
2、《企业档案工作规范》（DA/T 4220ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ9）
国家档案局2009年发布并实施
三、科技文件的基本特点
1、专业技术性：在不同的专业领域，因科技活动的工 作对象、内容、工作程序不同，具体采用的技术标准 、技术方法、技术手段不同，所以会产生不同技术内 容、不同形式的科技文件。 2、成套性：为了某种目的而独立开展的一项科技活动 ，都要经历发生、发展、结束的全过程。科技活动整 个过程中各阶段产生形成的科技文件，必然是有内在 有机联系的、密不可分的一个整体。 3、渐全性：任何一个科技活动都不可能是最善最美的 ，随着新思想、新技术、新工艺的引入，都有一个不 断完善、渐趋合理的过程。 4、标准性：各专业领域都有相应的国家标准、行业标 准、企业标准，对科技文件从形式到内容，设计与编 制的方法、要求，文件的制成材料等进行了标准化、 规范化的详细规定。
二、科技文件的作用
1、科技文件是科技活动的依据.我们各项生产、科 研、基建、管理都离不开它来作为依据。 2、科技文件是组织生产和科技管理活动的“共同语 言”。 3、科技文件是记录和传播科技思想的工具。大家通 过其信息记录用来交流、阅读、使用，可以使这些科 技思想迅速传播，从而提高科学技术水平。 4、科技文件是科技档案的来源。科技文件的完整、 准确及系统与否，直接关系到科技档案的建立与质量 的高低。
四、科技文件的类型
（三）目录表格材料
目录、表格材料是用表格形式填入文 字和数字而成的一种科技文件材料。如 明细表、汇总表、配套目录、设计文件 更改通知单、设备开箱验收单等。
（四）声像材料
指在设计、施工、生产、勘探、测绘、 科技研究、自然观测等科技活动中形成 的照片、影片、录音带、录像带等视听 型文件材料。