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公司工程部档案管理制度


密级档案利用须填
写《密级档案查借阅审批表》 ,经档案归档部门分管领导批准后方可查阅。 绝密级与机密级
档案须在档案阅览室查阅,禁止复印或借出。
(四) 档案借阅期限一般不得超过 7 个工作日,到期归还。如需再借,须办理续借
手续。续借最长期限不得超过 30 个工作日。
(五) 档案使用者须按照档案密级对档案内容保密, 并对档案安全、 完整负责, 不得
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附件 2: 档案整理流程 收 藏有保存价 值应归档资料
分类
案卷 组合
根据工程部档案整编规则拟 定分类方案, 划分大类和小类
将分类后的资料装入卷盒
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卷 内文 件排
列?、编号
?
编制案卷目录
按重要程度、 时间或类别等对 卷内文件进行有序排列
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第二章 档案归档
第一条 档案归档范围
公司各个项目具有保存、利用价值的各种形式的文件资料合同均须归档。
第二条 归档时间
招投标文件、图纸、中标通知书等文件应在经营部门接到中标通知后及时进行交接;
业主、施工、材料合同应在合同签订后即刻归档存档;基本建设类文件应在项目竣工后
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个月内归档;项目文件:连同配套照片、磁带、光盘等,在工作结束后
1 个月内归档。
其他未特别说明的文件材料, 应随时归档。
第三条 归档要求
(一) 归档的文件资料必须完整、真实、准确。
(二) 归档文件、资料的密级、保管期限划分须准确;分类清楚、归类准确。
(三) 归档时交接双方根据移交清单清点核对归档文件,并在移交清册上签字确认。
第六条 档案管理人员须每年对库藏档案进行检查核对,掌握档案保管情况,做到帐 物相符。对破损和变质的档案,要及时进行修补和复制。
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附件 4:档案移交表 片区、部门:
序号
类别
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文件名称
档案 移交表
密级 保存期限 移交形式 份数
每份页数
有无复印 件(份数)
移交人签字: 移交日期 :
第五章 档案借阅
(一) 借阅档案要认真执行档案管理办法和保密制度的规定,确保公司机密不外泄,
档案借阅期间的保密与安全事宜由借阅人负责。
(二) 借阅档案电子扫描件及原件需申请 OA流程,待流程通过后扫描件由档案管理
员直接发送,原件可选择直接借取或班车发送,借阅原件由档案管理员填写《档案借出登
记表》。
(三) 企业员工可直接查阅属本部门业务工作范围内的档案资料。
移交清单一式二份,双方签字后各执一份。
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第三章 档案整理 具体见附件《档案整理细则》 。
第四章 档案保管 第一条 档案保管规定 (一) 各类档案均须按制度向档案管理负责人移交,集中保管。不得私自留存档案。 (二) 具有永久保管价值的档案原件须进行扫描备份,重要档案须异地备份保存。 (三) 电子档案应定期进行抽样检查,发观问题应及时采取进行修复。 (四) 图纸须平放在专用柜内保存。 (五) 密级档案须存放在加锁档案柜中保管。
第三条 档案室对接收的档案应进行科学的分类、加工、整理、排列上架,并进行妥 善的保管。
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第四条 档案室建立档案登记、统计制度,设置登记本、统计薄,对档案的收进、移 出、保管、利用等情况进行统计。档案管理员应认真完成档案统计表填报任务。
第五条 在整理、搬移、上架和提供利用档案过程中,要轻拿轻放,保持档案整洁。 认真办理档案入库和查阅、借阅登记手续。案卷归还后,及时放回原处。
标记、污损、涂பைடு நூலகம்、转借档案。
(六) 档案归还时,经档案管理员核查无误后,及时入库。如发现有涂改、缺页、损
毁、遗失等问题要及时报告。
(七) 员工调动、离职时,须将所借阅的档案全部归还档案室,方可办理相应手续。
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附件: 附件 1:档案整理细则 附件 2:档案整理流程 附件 3:档案室管理规定 附件 4:档案移交表 附件 5:档案借阅登记表 附件 6:密级档案查借阅审批表
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第五章 档案借阅 ……………………………………………………………………
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第六章 附则 …………………………………………………………………………
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档案管理制度
第一章 总则 第一条 目的 为加强公司工程部档案管理工作,有效的保护及利用档案,更好地为公司各项工作服 务,特制定本制度。 第二条 释义 本制度所称档案包括公司对外签订的业主合同、材料合同、施工队合同、经营部中标 项目的招标文件、投标文件、中标通知书、图纸、各个项目竣工后的建设资料等。 第三条 管理原则 (一) 集中统一管理原则。 (二) 维护档案完整与安全原则。 (三) 便于利用原则。 第四条 适用范围:本制度适用于公司工程部的档案管理。 第五条 管理职责 1. 及时做好各个项目资料文件的整理及归档工作; 2. 督促各个项目部移交相关资料; 3. 定期完成与经营部的档案移交工作; 4 档案管理体系的建设与完善。
密级档案查借阅审批表
名称
密级
使用方式
使用部门 本部门意见
使用人 档案主管部门领导意见
借阅日期 备注
年 月 日 返还日期
年月日
经办人:
注:1. 借阅绝密资料需经所领导批准
(3)

2. 使用方式有 (1) 查阅;(2) 摘抄;


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第六章 附则
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附件 1: 档案整理细则
档案按内容分为 3 个一级类目,即:经营管理类、基本建设类、合同类。 (一) 全宗内档案分类 一般按“年度—类别”分类,即将一个全宗内的档案,先按年度分开,每个年度内再 按一级类目分类、排列。 (二) 不同类别档案的分类 经营管理类、合同类按内容结合形成时间、重要程度进行分类;基本建设类档案按工 程项目分类。 (三) 须严格遵守分类规则,不得私自改动,以保证分类规则的一致性。
接收人签字: 部门负责人签字:
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附件 5:
使用日期
文件名称
档案借阅登记表
归档号
使用部门 使用人 资料份数
每份 页数
使用 用途
使用方式 查阅、借阅、 复印、调出
归还时间
确认签字
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附件 6:
档案号
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编号: HXZB-2-0-XZ-16-0-A12 版号: A 页码:第 12 页 共 12 页
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目录
第一章 总则 …………………………………………………………………………
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第二章 档案归档 ……………………………………………………………………
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第三章 档案整理 ……………………………………………………………………
4
第四章 档案保管 ……………………………………………………………………
编件、页号
填写卷内目录、备考表, 并在备考表上签字盖章
拟写案卷题名
填写案卷封面和脊背
附件 3:档案室管理规定
第一条 档案室实行专人管理,非管理人员未经许可不得入内。如工作确实需要其他 人员进入库房时,必须有档案管理员陪同并始终相伴。
第二条 保管档案必须设置坚固适用的专用档案室,配备专业档案保管设备。库房应 做到“八防”即:防火、防水、防潮、防霉、防虫、防光、防尘、防盗,保持档案室内清 洁,每周至少全面清扫一次。
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