附件7：声像档案管理办法
第一章总则
第一条为加强哈大铁路客运专线工程声像档案管理，完整保存该工程建设的历史过程，满足工程创优对竣工档案的要求，根据《中华人民共和国档案法》，特制定本办法。
第二条声像档案是指哈大铁路客运专线工程建设项目各项活动中直接形成的，以感光材料、磁性材料为载体，以声音、影像为主要反映方式，归档保存的影片、照片、录音、录像带、磁盘、光盘等声像记录材料。
第三条哈大铁路客运专线工程声像档案是反映该工程建设过程历史真实面貌的重要依据，它不仅是哈大铁路客运专线工程竣工档案的重要组成部分，也是国家档案的重要组成部分。
第四条各参建单位应本着对历史、对人民负责的态度，利用现代化手段（工具）及时、完整地将项目管理、施工过程记录下来，指定专职人员负责声像材料的采集、汇总、编辑和归档工作。
第二章声像档案归档范围
第五条哈大铁路客运专线工程声像档案归档分为工程实施活动声像档案和工程宣传活动声像档案两个部分。
第六条工程实施活动声像档案归档范围包括：从征地拆迁到竣工交验，工程建设整个过程的现场实录资料；新技术、新产品、新工艺、新材料的开发、引进及应用情况资料；与生产活动相关的培训考试、生产竞赛、环境保护、安全教育、事故处理情况资料；工程项目
管理过程中的商务洽谈、工程招投标、合同签订、考察调研、资质审核、物资采购、安全管理、质量管理以及其他活动情况资料。
第七条工程宣传活动声像档案归档范围包括上级领导视察、检查、慰问；重要会议、开工奠基、竣工剪彩等重大活动现场；各项职工生活、文、体活动情况等资料。
第八条在哈大铁路客运专线工程中形成的实物档案，包括奖杯、奖牌、奖状、锦旗、证书、奠基石及会标等。
第三章声像档案归档要求
第九条凡属归档范围的声像资料，各单位（部门）应结合自身的工作性质和特点制定详细的归档计划，有步骤、分阶段将形成的声像资料做好备份后分期上报，以便竣工时移交完整、齐全、系统并经过加工整理的全部声像档案。
第十条形成的声像档案必须保证其真实性、完整性和有效性。
归档的声像材料一般为原版原件，材质要符合永久或长期保管的要求。
第十一条归档的照片要求图像清晰、反差良好、色彩饱和，并附有文字说明，每张照片均应写明拍摄时间、地点、画面内容及拍摄者姓名，人物照片要注明主要人物的姓名、职务，专题照片要有总说明。
文字说明由移交单位在“归档照片说明卡”（见附件1）上填写，书写说明时要用碳素笔，不得使用圆珠笔或铅笔。
第十二条哈大铁路客运专线工程声像档案根据制成材料的不同又分为图像电子文件、视频和多媒体电子文件、音频电子文件等，声
像档案电子文件应保证图像、音质清晰，色彩鲜艳。
归档时有固定的保护装置（封皮或封套），并对其内容做简要标注说明。
第十三条图像电子文件以JPEG为规定格式，大小不应超过400K。
第十四条视频和多媒体电子文件以MPEG、AVI为规定格式。
第十五条音频电子文件以WAV、MP3为规定格式。
第十六条声像档案在归档时应履行移交手续，移交单位要填写声像档案移交目录（见附件6）一式两份，双方盖章签字后各存一份，以备查考。
第四章声像档案计划与实施
第十七条归档录像带的质量要求：图像质量应清晰稳定，磁带无变形，磁粉无脱落；录像带规格一般为3/4或1/2专业录像带；各种形式的专题片、记录片等都应在完成编辑配音之后归档。
录像带及录音带归档时，归档单位或部门应填写录像带及录音带内容卡（见附件2、3、4、5）。
第十八条各参建单位应根据上报的总体拍摄计划，结合本单位合同标段工程具体实施情况及日常生产情况编制详细的声像资料归档实施（月、季度）计划，并随月度施工生产计划一并上报指挥部。
第十九条各参建单位声像档案拍摄计划应包括拍摄内容、拍摄时间、拍摄地点、拍摄人员名单，以及编辑、上报人员名单及联系方式等。
第二十条指挥部负责对各参建单位上报的声像资料拍摄计划内
容的审核工作，并对落实情况进行监督和检查。
第五章声像档案管理
第二十一条各参建单位必须建立、健全本单位声像档案管理的各项制度、办法，并明确责任、落实到人。
第二十二条指挥部负责工程施工、宣传活动的声像档案的收集、整理、保存、归档工作。
第二十三条各参建单位应依据声像档案归档范围对声像档案进行分类，并按工程形象进度拍摄的声像资料刻录成光盘，每半年上报指挥部一次；将日常生产等活动中形成的声像资料刻录成光盘，每月30日前上报指挥部。
第二十四条其它形式的归档实物档案可以每半年移交一次，也可竣工后集中归档。
第六章附则
第二十六条本办法由哈大公司工程部、综合部负责解释。
附件：1、归档照片说明卡
2、大1/2录像带内容卡
3、3/4（60分钟）录像带内容卡
4、3/4（20分钟）录像带内容卡
5、录音带内容卡
6、声像档案移交目录表
附件2
附件4
（102×95㎜）
声像档案移交目录
(200×140㎜)。