外联部工作具体流程及方法-标准化文件发布号：（9556-EUATWK-MWUB-WUNN-INNUL-DDQTY-KII外联部工作具体流程及方法高校间联合活动Q1：如何与高校取得联系？A：可以通过进入对方官网得到联系方式。
另一种方式是充分利用自己的新老同学，通过一层层人际网取得对方联系方式。
Q2：如何与高校进行联系？A:一般是先发短信，短信内容根据不同的活动目的、活动需求而定。
如果对方没有任何回应，再打电话过去。
联系时，一定要注意称谓、措辞等。
之后（一直到活动全部结束之前），与之保持紧密联系。
Q3：短信应该怎么写？A：尊敬的XX大学XX学院主席/部长您好！N月N日将在我校举行……，我们衷心期盼贵校……组织/贵协会（如果不知具体组织名字，要查或问下全称）能来我校出席活动。
请于N月N日星期N之前告知能否来参加（或告知与会人数），收到烦请您回复我们谢谢！北师大地遥学院学生会外联部XX。
我方作为主办方的接待事宜Ｑ4：活动即将开始，对方临时告诉我们他们出席不了活动。
之前该如何避免这种现象的发生？Ａ：我们联系的一般是外联部长，他们通常比较忙，可能是忘记了这件事。
这就需要我们在之前一直与他们保持紧密联系，强调此处活动的重要性，并不断提醒对方安排出席人员，还要列出各校出席人员的联系方式表，并与之取得联系。
在活动前一天再次提醒对方活动的时间、地点以及注意事项。
以保证对方准时出席。
Q5：与高校代表打电话注意什么？A：开头先自我介绍：“您好，我是北京师范大学地遥学院外联部的XX（最好告诉他们你的姓名，以便日后联系），请问您是XX学校XX组织的XX吗？”接下来说正事儿~打电话前先把自己要说的话想清楚，尽量用最简短的话表达最多的意思！交谈过程中时刻注意礼貌与自信，对方没说清楚的要追问，对方问到自己不了解的问题，也可以实事求是，问清楚后尽快发短信告诉对方。
Q6：接待高校代表入会场时注意什么？A：提前告诉他们快要到站或校门时通知自己。
在引导他们走向会场时最好交流一下，可以问他们学校的情况，或者介绍咱们学校，最好别没话说。
活动结束后如果需要的话，再送他们出校门，至少客气一下。
也许会结交到好朋友哦~名家邀请准备阶段1.如何寻找名家联系方式？名家讲坛的名家不拘于任何一种形式，既可以是作家等文化名人，也可以是体育明星、企业家，但须具备一定知名度和社会影响力。
或者名家传记撰写者，名家身边的人等。
名家联系方式可通过以下几种途径获得：1)网络查找相关信息：入门时常采用，搜索范围广，但虚假信息多2)通过往届积累的联系人查找：效率较高，目标性强3)关注举办校园活动的剧组、栏目和名人：一般以高效巡讲的形式进行，成功率较高4)人际关系：利用亲朋好友的关系查找，操作较方便，也较易成功5)中介机构：费用较高，但工作量小，成功率高，特殊情况下采用2.与名家联系应注意什么？1)充分查阅名家的资料，避免不必要的错误2)明确学联的性质（直属学联），了解这个组织，准备好简要为名人介绍我们。
3)使用敬语，有礼貌的沟通4)电话联系以表示诚意5)坚持不屑的努力，经常性的沟通6)当名家表示最近档期已满时，不放弃联系，为以后的工作寻找机会7)不卑不亢，树立北师大学联的良好形象名家讲坛活动流程●讲坛主题及名家：●活动时间：●活动地点：●活动前期准备工作和宣传工作人员安排表：如有合作社团，先分配工作，后统一调度注：如活动有合作单位，要确定协调好双方负责部分，开场前也要仔细确认。
以防活动中出现不必要的麻烦和纰漏。
一、前期准备批教室及派票场地、桌椅在确定论坛时间后2天内完成画海报在活动举办3天前完成传单（制作后，活动3天前印好）制票，盖章，制作观众信息登记表名家讲坛宣传视频的制作，内容扩充接待人员明确学联及师大的历史及特色，准备好向名家介绍我们。
也可以谈大学生生活现状。
充分了解名家的资料，避免出现不尊重对方的错误。
注：批场地流程1）审批教室（一般教室、敬文讲堂、教九502）A社联审查考评补登记领表、填表经审考部审核送往主席团审核签字盖章B送往团委邱季端体育馆122柏老师处签字，120葛老师处盖章C送往保卫处106审核签字盖章（需要嘉宾的简历）D送往主楼A102教务处教学服务中心审批合适教室E教室审批表一式三份，审批结束后第一联（白）留在教务处，第二联（绿）交回保卫处，第三联（黄）交回社团联合会审查考评部，并补登活动地点。
22）审批大型活动场地（中北楼后、图书馆、食堂、操场）A社联审查考评补登记领表、填表经审考部审核送往主席团审核签字盖章B送往团委邱季端体育馆122柏老师处签字，120葛老师处审核盖章a中北楼后学五对面到校长办公室（主楼A403）审核b图书馆到图书馆办公室审核c食堂到餐饮中心（学子二楼）审核d操场到体育学院（邱季端101）审核C送到保卫处106审核签字盖章D大型活动审批表一式四份，审批结束后，第四联（黄）由社团自行留存，第二联（粉）交回保卫处，第三联（蓝）交到相应校办，图书馆，餐饮中心工体办公室，最后将第一联（白）交回社团联合会审查考评部，并补登活动举办地点。
（审批条幅需要在审查考评部领取登记表，填写后再交给物业管理人员，由他们负责安排悬挂，悬挂结束后要做好条幅回收工作）注：所有审批的单子一定在活动前送至活动当天负责人的手上。
二、前期宣传1)海报：（提前两天张贴海报，分上下午，共四次，上午十点后，下午四点后）（在海报充足的情况下（每次28张））：地点分配A教二、教四、教九各1 （2人）B教八、教七、电子楼各1 （2人）C学五前1、澡堂旁边1、西南楼1、西北楼 1、西西楼1 （2人）D研究生路2、东西操场2、艺术楼1 （2人）E中南楼后的那条路2、学十二等一排宿舍楼2 （2人）F中南中北的小院3、立身路 5 （2人）（注：可根据海报数量适当增减，如数量很少，可删去一些人流不密集的地点，如教八教七电子楼等，并相应减少其他地点的海报数量）2)传单：派票前1天发，每两人一栋楼，根据宿舍的方便程度分配。
3)喷绘：提前一周去做提前五~六天挂出来由1人负责（好好与对方联系后确定）4)横幅：提一周去做由1人负责（好好与对方联系后确认，到底要写哪些内容）三、外场派票（提前一天或当天）地点：邱季端西南角时间：11：30—12：00 准备工作共需4人。
将喷绘取下铺在地上，将宣传物置好12：00 开始发票，共6人负责2个人负责发票并让领票的同学登记，4个人维持秩序，现场发传单宣传四、活动正式开始1）前期准备：（共需工作人员7人、主持人1人、摄像或拍照1人：要求拍到与嘉宾的合影，观众的照片）以下以活动20:00开始为例19：30—19：45 工作人员到场在场内外各张贴海报2张确认打开嘉宾室或者教工休息室的门确认活动使用的设备（话筒个数，音量，电力，多媒体开启）等确认活动所需物资（矿泉水，纸杯，鲜花，横幅，座签等）确认拍摄人员到位。
19：45—20：00 观众入场2名工作人员检票 2名工作人员负责场内秩序1名工作人员引领嘉宾C20：00活动正式开始（主持人 1名、献花的工作人员 1 名、多媒体操作人员 1名、场内机动人员 3名、拍照或摄像（之前确认相机内存及电量）1名2)活动流程A开场前主持人提醒一下手机静音和不要提前退场B播放名家讲坛宣传视频（要和合作方交流决定是否播放）C介绍活动主题及嘉宾简介D嘉宾讲座E现场互动（提前与嘉宾沟通好进行，设立托儿数名）F向嘉宾献花G活动结束嘉宾退场，观众退场H.工作人员收拾会场I总结活动，保存照片及资料，向名家发去感谢信，活动照片。
五、活动阶段可能出现问题1接待嘉宾有什么注意事项？1)提前准备好礼物和名牌2)提前一个小时到活动现场布置、调试3)嘉宾如果初次来我校，尽可能到校门口迎接；若无法到门口迎接，至少在礼堂外或教学楼前接待4)服装得体大方，讲话有礼貌，尽可能多的向嘉宾介绍师大及学联5)活动正式开始前，请嘉宾到休息室休息（教九和敬文有休息室），备好水、水果6)如果嘉宾提前到达学校，尽量批有休息室的教室，如果没有休息室则尽量与助理沟通使嘉宾不致太早到。
2.礼仪人员应如何着装？1)穿黑色高跟鞋，化淡妆2)按要求穿礼服或正装3)学联有专门的礼仪队，一般定期选拔礼仪人员，有需要可联系其负责人3.主持人应如何着装？1)女生化淡妆，穿高跟鞋，最好穿裙装2)男生穿西装，有条件的化淡妆（学联内部有主持人的选拔，选上的同学将有机会主持学联和社团举办的各种活动。
欢迎大家踊跃报名参加）4.PPT若无法使用该如何应对？1)提早备份2)将其上主要内容告知支持人，由主持人在串词中讲出5.若现场观众较少该如何处理？1)让工作人员入座2)发动同学来捧场3)到附近人流量大的地方进行宣传6.观众提问时间如果冷场怎么办？1)工作人员提问2)主持人提问7.如何送嘉宾离席退场？1)请嘉宾离席要有礼貌2)可借机询问嘉宾是否有其他名家的联系方式3)送嘉宾上车8.如何清理会场？1)迅速打扫干净2)可回收物品回收3)与管理员再见、致谢4)将购买物品的收据交给部长或者副部长，由他们去财务部报账再返还。
5)将感谢信发给名家。
万众瞩目的赞助拉赞助可分为四个阶段：策划、交涉、落实、反馈。
一、策划阶段首先，目标要明确：说服对方，使之与你建立合作关系。
如何说服？这是问题关键。
整个说服过程是建立在双基础上的，即在分析双方利弊后提出一个使双方受益的合作方案。
1）对方需要什么？虽然求各不相同，但是归根到底，有一点是很明确的，即对方希望通过合作产生宣传效益，进而带来经济效益；希望投入1块钱能给他带来10块甚至更多利益。
2）我方优势何在，如何发挥？这是对前一问题回答，是说服对方与你而非与他合作的依据。
3）两者结合，分析双方合作的基础，提出使对方宣传效益有作用的合作方案，即策划书。
在寻找合作伙伴过程中，需特别考虑我方优势与对方的契合点。
比如学校活动具有宣传方面的优势；各院系也各有特点，比如计算机系去找电脑商；体育活动去找体育器材专营，艺术系、外语系，因女生多，去找美容美发、时装化妆等商家，从理论上说成功率比较高。
二、交涉阶段如果策划阶段是“示爱”，那么交涉阶段应该“确定关系”了。
因此，该阶段的工作重心是化解对方的疑惑，商讨合作细节，最终确定具体的合作模式。
首先应该注意一些礼仪上的细节问题，比如（1）衣着整洁，并尽可能稳重些，给对方暗示：我是尊重你的；我是干练的，有经验的；（2）不迟到，向对方表明：我是守时的，我是守信的，跟我合作没错；（3）无不良习惯，如抠鼻子，挖耳朵，跷二郎腿，讲粗话问题务必十分注意，尤其是双方初次见面的时候。
当然，这就要求我们平时就要培养良好的习惯。
其次，要充分利用语音、语调、语气、语速、手势等说服对方。
须知：只有事先说服自己，才有可能说服别人。