3 、职责
3.1 建设管理部负责管理制度评审记录的整理、归档、保存 和管理。
3.2 行政部负责对归档的记录按《档案管理实施细则》进行 管理。
3.3 各部门/项目部负责收集、整理、保管部门/项目部的记 录，并按本制度规定实施记录控制。 4 、工作程序 4.1 记录的控制范围与分类 4.1.1 记录的控制范围：各制度中规定提供的记录，以及在 安全管理中形成的其他记录（包括声像、磁带、照片、软盘、 文字资料、相关方记录）。 4.1.2 建立施工过程中的安全管理记录，施工记录应符合相 关规定的要求。施工过程中的安全管理记录应包括： 4.1.3.1 安全施工日记； 4.1.3.2 安全交底记录； 4.1.3.3 三级教育培训、上岗培训记录； 4.1.3.4 设备设施验收记录； 4.1.3.5 劳保用品领发记录； 4.1.3.6 安全监督检查和整改、复查记录； 4.1.3.7 工程项目安全管理策划中规定的其他记录。 4.2 记录的填写
部门副总审核所辖职责的安全管理文件及规章制度，经 公司总经理审批后发布实施。 4.1.3 标识
公司安全管理文件统一采用“东深工程[****]***号格 式，[****]——代表年度，***——文件编号，由行政部统 一管理。 4.1.4 收发 4.1.4.1 建设管理部（技术质安部）具体承办安全管理规章 制度的登记、发放、回收工作； 4.1.4.2 对所有受控版本由行政部进行统一编号； 4.1.4.3 行政部负责发放到相关领导、部门和项目部，并做
4.7.1 安全检查记录、安全生产会议纪要、应急演练记录等 保存期限 5 年
4.7.2 培训记录、事故调查报告长期保存
4.8 记录的处置
4.8.1 记录保存期满后，保管人提出书面申请,由本部门负责 人、分管领导做出处理决定。
4.8.2 批准销毁的记录由保管人员负责销毁，并有部门其他 人员见证，做好销毁记录。若仍有参考价值予以保留时，由 保管人员在记录的右上角用醒目颜色标明“过期”字样。 5、 记录 5.1 记录借阅登记表（R02-1） 5.2 过期记录销毁记录（R02-2）
4.2.1 填写记录时字迹要清晰、整齐、能准确识别，填写人 员签名时必须签全名，记录不得用铅笔填写。
4.2.2 记录的内容要完整、齐全，提供的数据资料要准确， 语言简练。收集和保存的记录应尽量使用原始件（包括记录 表格本身规定的复写件），顾客提供的记录可使用复印件。
4.2.3 各项管理记录和各种报告要及时填写，各项操作记录、 监视和测量记录应随时整理，不得后补、伪造。
编号：
印发日期：
作废
新文件执
文件
行日期
处理
方式
文件名称 页 章 修改内容（摘要） 更改 部门 分
码节
方式 负责 管
人领
导
作废文件处理记录（R01-4）
文件名 称
发放范 围
作废时 间
处理情况：
文件编 号
处理方 式
执行 人
月日
见证 人
年
分类：
受 控 文 件 清 单（R01-6）
文
发
序 文 件 名 版 发布时 件
a.工程竣工技术资料； b.其它需要归档保存的记录。 4.5 记录的保护 4.5.1 记录应贮存在通风、干燥、安全且便于查找的地方。 4.5.2 记录保存的期限按《档案管理实施细则》执行。 4.6 记录的检索 4.6.1 行政部制定检索目录，方便记录的借阅/查阅 借阅/查阅记录时必须填写“记录借阅登记表”，经记录管理 部门负责人批准签字后，方可借阅/查阅。 4.7 记录的保留
记录借阅登记表（R02—1）
序
记录名称
号
编 号 借阅 批准 借阅 归还 人 人 日期 日期
过期记录销毁记录（R02—2）
记录名 称 生成部
编号：
记录编 号 生成时
门 保存期 限 处理情况：
间 批准 人
执行 人
月日
见证 人
年
文件应及时撤出原文件，或加盖“作废”标记，以免混用。 4.2.2 外来行政文件的管理 4.2.2.1 国家、行业和地方关于企业管理的法律法规，由公 司各相关部门负责控制。控制的内容包括跟踪发布动态、获 得文件文本、组织贯彻实施。 4.2.2.2 上级主管部门下发的文件由行政部做好收文登记， 并根据文件内容做好传阅、转发批办，按有关规定执行。 4.3 文件执行过程中的管理 4.3.1 公司各部门、单位应编制本部门、单位的受控文件清 单，连同文件一并妥善保存。受控文件清单应经部门负责人 或单位负责人批准，并根据受控文件的变化情况及时进行更 改，保证受控文件清单的适宜性和有效性。 4.3.2 受控文件需要复印时，由原发放部门统一办理，复印 文件加盖原印章，办理发放记录。 4.3.3 当持有人发生岗位变化，应办理移交手续。 5、 记录 5.1 文件发放/回收记录表（R01-1） 5.2 收文登记表（R01-2） 5.3 文件更改通知单（R01-3） 5.4 作废文件处理记录（R01-4） 5.5 受控文件清单（R01-6）
3.1.1 组织编制公司安全管理规章制度； 3.1.2 批准安全管理规章制度的发布和更改； 3.2 副总经理：负责所管业务系统的文件审批。 3.3 建设管理部 3.3.1 负责安全管理规章制度编制与更改； 3.3.2 负责有关职业健康安全、环境现行的国家、行业规
范标准、规程、地方性法规标准等文件的购买、使用管理。 3.4 行政部负责行政文件、其他支持性管理文件和外来文件 的管理。 3.5 财务审计部、经营发展部 3.5.1 负责本部门有关安全管理制度的编制与更改； 3.5.2 识别、控制相关方提供的文件。 4 、工作程序 4.1 文件编制、审批 4.1.1 编制 公司各部门按职责分工组织编制本部门相关制度。 4.1.2 审批
4.3 记录的标识
4.3.1 统一编号，记录分类标识。
4.3.2 记录的分类：各项安全管理记录、各项安全操作记录、 各种检查记录及各种报告等。
4.4 记录的收集（生成）
4.4.1 公司安全规章制度规定的记录，由责任部门或人员按 相应的格式随工作进展如实填写；分包方生成的记录，由项 目部相应责任人员及时收集。
文件和记录管理制度
1、文件管理制度 1、目的
确保对安全管理有效运行起重要作用的各个场所都得 到相应文件的有效版本，确保与安全管理有关的所有文件处 于受控状态，制定本程序。 2、范围
本制度适用于以下安全管理制度等文件的控制： 2.1 安全管理规则制度； 2.2 工程技术文件； 2.3 行政性管理体系文件； 2.4 法律、法规文件； 2.5 操作规程。 3、职责 3.1 最高管理者
4.1.6.4 各类文件宜原件保存，不能保存原件而保存复印件 时应注明原件保存处，以便追溯和验证。 4.2 安全管理文件的控制 4.2.1 公司安全管理文件的控制 4.2.1.1 由行政部统一管理，每年末组织对以往印发的文件 进行一次全面评审，确定文件的适宜性和有效性。 4.2.1.2 公司安全管理文件由各职能部门拟稿，经部门负责 人和分管领导核稿、行政部编号后，报公司总经理批准印发， 由行政部统一发放。文件底稿须用计算机打印，前面附有统 一格式的审批拟稿纸。 4.2.1.3 文件发布采用当面送达或邮寄等方式，当面送达的 由接收人签收，采用邮寄等方式时在发放记录中注明“邮寄” 等字样及邮寄人。各部门及项目部收发文件应做好登记记录 并妥善保存。 4.2.1.4 公司安全管理文件的更改由原拟稿部门提出意见并 起草更改文件，经分管领导审核，总经理批准后实施。一般 局部内容的更改，以补充文件或函件的形式进行。若文件有 原则性内容的更改或更改范围较大时，应重新印发新文件， 并注明原文件作废。 4.2.1.5 文件持有人接到更改补充文件或函件后，应及时在 原文件的相应部分手写更改，或注明“此处有更改”字样， 并注明补充文件或函件的编号，以便执行中查询。接到更新
文件发放/回收记录表（R01-1）
文件名
文件
发 受控
收
份 签 收 旧 文 件 回备
称
编号
放文
号
数人
收人
注
日部
及回收日
期门
期
收 文 登 记 表 （R01-2）
每
收收
原
收 领导 领 份
文 文 来文 文 文件 份
者 批示 导
张
日编
单位
字
标题
数 数
签
处理
签
期号
号
主 附 名 意见 名
文件更改通知单（R01-3）
执行时 管理部
放
号
称
本间 编
间
门
号
号
批准人： 年月日
批准日行有效控制和管理，为证实 安全管理的有效运行提供客观证据，制定本制度。本制度适 用于与安全有关的所有记录的管理。
2 、范围
本制度适用于以下安全管理制度等文件的控制： 2.1 安全管理规则制度； 2.2 工程技术文件； 2.3 行政性管理体系文件； 2.4 法律、法规文件； 2.5 操作规程。
好发放记录(R01-1)； 4.1.4.4 工程开工时，项目部从行政部领取一套完整的文件， 由项目资料员或技术负责人统一管理，工程竣工后由其负责 将全套文件交回行政部。 4.1.5 评审、修订 4.1.5.1 安全管理制度修订参照 5.1.1、5.1.2 条执行； 4.1.5.2 行政部组织相关部门拟定文件更改通知并报相关领 导批准后，按原文件的发放范围进行发放，好发放及回收记 录； 4.1.5.3 由持有人按通知要求进行更改，更改方式有手写更 改、换页、换版等； 4.1.5.4 行政部负责将失效和作废文件及时从所有使用场所 撤出，并做好回收记录；若仍有其他保留价值时要加盖作废 标识，防止混用； 4.1.5.5 建设管理部每年至少对公司安全管理规章制度进行 一次评审，对不符合规章制度进行修订。 4.1.6 使用、保管 4.1.6.1 在使用过程中，要注意保护，严禁在资料上乱涂乱 画； 4.1.6.2 保证现场所用制度为最新版制度； 4.1.6.3 各级安全文件应分类收集、建立台账、专职安全员 在年初整理文件资料；