杭州中粮包装有限公司文件关于下发《中粮包装执行采购运作管理规范》的通知各事业部、区域公司、利润点：为规范中粮包装各执行采购部日常采购行为，供应链管理部根据现状和审计部审计要求，在征求各执行采购部意见并经总部采购委员会讨论后，编写制定了《中粮包装执行采购运作管理规范》，现下发各事业部、区域公司、利润点，请自文件下发之日开始严格遵照执行。
如有疑问请联系供应链管理部。
特此通知。
附件：《中粮包装执行采购运作管理规范》二〇一一年一月二十八日主题词：执行采购运作规范抄送: 人力资源部、审计部拟稿：方东升校对：尹晓愚附件：中粮包装执行采购运作管理规范为了规范中粮包装各执行采购部日常采购行为，确保执行采购运作受控，特制定本规范。
一、采购订单管理采购订单管理分为：采购申请复核（物料或设备需求计划的复核）、采购订单下达、采购订单的价格管理、采购订单的交付跟踪、入库验收、发票校验及付款等。
（一）采购申请的复核所有的采购订单均应有对应的采购申请。
对于采购申请执行采购部应按照不同材料采购申请的流程审核要求进行复核，确保采购申请的有效性。
属于集团采购的关键资源的采购申请执行采购部应注意是否有总部供应链管理部的审批；其他材料的采购申请按照各自执行采购部的审核流程进行复核。
设备的采购申请按照集团《固定资产管理程序》及《投资管理程序》规定进行核准。
特殊情况下的紧急采购可以电话请示后先进行采购，但需在公司内部留存的采购文件上注明原因，并在三个工作日内让相关部门补齐采购申请。
（二）采购订单下达1．执行采购部采购的所有物品均须下达采购订单或签订合同。
2．采购员在接到需求部门的采购申请后应根据时间进度要求及时下达采购订单或签订采购合同。
3．对于签订有阶段协议的物料的采购订单下达，采购员在对采购申请进行复核后直接在系统内（已上ERP系统的公司）或系统外下达采购订单，在阶段协议内的且采购量在采购申请内的采购订单只需经过采购经理审批。
4．与阶段协议不符的材料采购按照下列方式进行审批：（1）属于集团采购的物料，需采购员、采购经理、分管领导（如有）、利润点负责人、区域公司总经理及供应链管理部审批。
（2）属于执行采购部自主采购的物料，审批权限按照二、三大项金额规定需执行采购部采购员、采购经理、分管领导（如有）、利润点负责人、区域公司总经理审批；5．超出采购申请数量的采购按照下列方式进行审批：（1）属于集团采购的关键物料，需物料需求部门、采购员、采购经理、分管领导、总经理及总部供应链管理部审批；在总部的审批按照《中粮包装关键资源管理程序》规定进行。
（2）属于执行采购部自主采购的物料及集团采购的非关键物料，审批权限按照二、三大项金额规定需物料需求部门、采购员、采购经理、分管领导、总经理审批；6．对于有多套体系可供选择的材料采购，采购数量的分配应原则上按照单量成本的高低进行分配，同时兼顾技术及服务等因素。
（三）采购订单的价格管理对于采购订单中价格的确定按照以下原则进行：1.对于有阶段协议的物料:采购订单或合同可直接引用阶段协议中的价格；只需经过执行采购部采购经理的审批即可；2.对于无阶段协议的物料：属于集团采购范畴内的物料需先由供应链管理部商谈完价格之后再进行采购，特殊情况下经过供应链管理部同意后可先期按暂定价格进行限定数量的采购；属于执行采购部自主采购的物料的价格确认按照下列二（询价）、三(议价)大项进行操作。
（四）采购订单的交付跟踪1．采购员在发出合同或订货单后，应向供应商初步确认交货计划，在过程中须不断跟踪交付进度。
在预计发货时间之前，采购员应向供应商正式确认发货时间。
2．请购人查询交货进度时，采购员应及时反馈准确的交货进度。
3．如供应商不能满足交货时间要求，采购员应及时与请购人协商变更到货时间；如不能变更到货时间，采购员应与相关部门商定应急方案；如协调不成应及时报送供应链管理部。
（五）入库验收及发票校验1．采购员在确定供应商发货时间后，根据预计到货时间通知相关部门收货。
2.固定资产及零备件验收根据《固定资产管理程序》及相关规定执行。
3.其它采购物品由仓管员根据送货单对照实物进行验收及收货。
4．委托供应商直接发往外协单位、内协单位或客户处物品的收货应按集团《中粮包装产品委托加工流程关键点控制原则（试行）》及各相关程序执行，检验委托当地相应部门负责。
5．采购物资到厂后，仓管员根据供应商送货单的采购订单号码在系统内将采购物资收到相应的状态中，并将采购入库单打印出交相应部门（已上ERP系统的执行采购部）。
6．收到供应商发票后，对于已经入库的物资发票采购员应在 14 天内完成和采购入库单的匹配，匹配完成后交财会进行发票校验。
无法匹配的应将发票抵扣联交财务进行抵扣。
7．执行采购部定期（每月5日）报未清（超出30天）发票清单给供应链管理部（见附表一）。
8．对于发票先来的情况，同时属于不是基于收货的发票校验物料，采购员应将发票及对应的采购订单号码交财会进行发票校验，同时留存加盖财会"正本已收"的发票复印件做为后续的请款凭证。
（六）请款1．对于使用发票进行SAP系统外请款的：采购员在完成发票、采购入库单匹配后应及时办理请款手续并确保在合同规定付款时限所在周1周前（如付款为当月第三周，请款手续最迟需在第一周内完成）办理完毕请款手续。
2．对于SAP系统自动运行付款建议的付款：采购员在完成发票匹配后交财会进行发票校验，财务部完成校验后由系统根据付款条件自动运行付款建议交采购员进行确认，经采购确认后交财务等相关部门进行审批后，审批完成后根据审批后的付款建议进行付款（已上ERP系统的执行采购部）。
3．对于预付款的请款，请款手续应至少在付款日的前一天办理完毕，特殊情况应请示相关部门。
4．付款申请文件包括请款单、发票及销货清单、入库单或验收单、合同或订货单、运单等，进口材料还包括海关和商检的相关文件。
5．预付款的付款申请文件包括请款单、合同或订货单、报关单等（大额项目还需附上立项报告）。
6．付款申请根据公司《现金报销和银行付款审批程序》进行审核批准。
7．对于已终止合作的供应商，如有未结投诉或未返折让，应扣下相应金额的未付款，并由采购员书面通报财务部门监督执行。
二、执行采购部自采物料的询价管理接到申购文件，采购员应检查所采购物品是否有阶段协议的供应商存在。
如没有，应按下表要求进行临时性询价。
特殊情况无法满足下表要求时应注明具体原因；三、执行采购部自采物料的议价管理四、执行采购部自采合同协议1．总采购金额（含税）超过 2000 元金额的订单，需要有相关的采购合同。
采购合同的形式包括供应商的销售合同/协议、公司的采购合同/协议、供应商确认过的采购订货单。
2．合同评审执行采购部自采物品在合同谈定后，采购员提交《采购合同评审表》（见附表二）、合同、技术标准、验收标准、图纸等进行评审，评审须采购经办人员、采购经理、财务部、分管领导、利润点负责人、区域公司总经理参与。
设备和项目合同，需要由工程设备部或者项目小组及参与评审。
五、投诉处理1．当品质部门对采购物品有品质疑问时，由采购员向相关部门了解情况并协调，必要时请供应商进行技术服务。
2．当品质部门认定采购物品有品质问题并出具《来料投诉单》时，由采购员负责了解投诉事实、协调推进与供应商的技术确认过程、核算投诉项目及金额、谈判及商务处理。
3．在收到《来料投诉单》后，采购员应尽可能扣下相应金额的应付款；在与供应商完成技术确认后，一般投诉要求 1 个月内完成商务谈判、重大投诉要求 3 个月内完成商务谈判（包括不合格品的实际退回或者报废）。
4．执行采购部应建立供应商投诉台帐（见附表三）。
六、进口报关1．采购员须在与外商签订采购合同后一周内，将合同、发票复印件抄送报关员。
2．如通过免税进口的产品，须由报关员在海关预归类后办理外资企业免税证明。
如发到异地使用，则还须在货到后及时办理异地监管手续。
3．需我方办理进口国际运输保险的（如 FOB 条件成交）联系货代公司向保险公司投保，并在货物受损后在有效期内理赔。
4．进口产品如属于机电产品，须向省经贸厅机电申请办理机电产品进口许可证。
5．进口产品如属于重要工业品（钢材等），须向市外经贸局外资管理处提交进口重要工业品申请书，经省经贸厅外资管理处审批，取得自动登记进口许可证。
6．采购员向财务请款（随附许可证用于银行开信用证等付外汇用），财务在接收采购员的请款后向我方银行申请开出信用证或电汇。
7．报关员向财会预请进口关税和增值税款。
8．对方银行在接到我方银行信用证后通知出口方交单，主要有提（运）单、发票、装箱单、原产地证、包装证明等，并将单据寄送我方银行。
由我方银行审单后交于我司财会，采购员确认所需单据齐全无误承兑付款，并将以上正本单据交于报关员；9．委托外运公司在货物抵运口岸清关、提货。
货物放行后，将收货联系人、联系方式通知清关公司并办理相关的保险业务（可委托清关商办理）。
10．报关员在到货一周内向省出入境检验检疫局办理进境货物商检，办理免3C认证（如产品需要）。
11．报关员将关税、运费等进仓；向财会报、核销费用。
12．在进口报关约 18 个工作日后海关退报关单，企业（我司财务）持报关单向外汇管理局、银行办理进口外汇核销手续。
13．执行采购部应根据报关情况建立企业报关台帐、免税物品台帐及进口外汇核销台帐（如有该职能）（见附表四）。
七、文件管理采购员应将合同及其评审记录、订货单、请购文件、采购入库单、投诉单及其处理记录、进口报关单证等采购文件分门别类按序存档，保存期至少5年。
设备合同及进口报关单证须永久保存。
八、印章管理执行采购在使用印章时应按照集团《总部印章管理细则》规定进行申请使用。
印章由执行采购部经理专人保管。
执行采购部的印章不得使用在对外文件上，使用范围仅可在企业内部跨部门的文件交流中。
本规范由中粮包装供应链管理部制订，解释权归供应链管理部！附表一未清发票清单附表二采购合同评审表编号：附表三供应商投诉汇总表附表四企业报关台帐免税物品台帐进口外汇核销台帐。