一、办公室简介社团总会办公室是社团总会的枢纽总门，同时也负责着总会各种档案整理存档，财物的管理和联系各部门、各协会等工作。

形象地说，办公室就是我们这个大家庭的管家。

其位置的重要性不言而逾，其工作的好坏直接影响着总会的工作质量。

办公室设主任一名，副主任三名，组长五名。

在人才方面都是经过两次面试，多层淘汰，剩下的精英们，普遍具备有相当强的责任感和交际能力，各方面能力都有相应的提高。

我们的目标不仅仅是高效率地工作着，还是快乐的工作着，同时我们也需要做到微笑服务，树立办公室及总会的良好形象。

我们是快乐的办公室，阳光的办公室，每一天以快乐的心情打理我们这个快乐的大家庭。

二、办公室职能办公室从社团总会建立起就处于较为重要的位置。

它作为综合性较强的部门，具有五大职能：1．协调作用。

即协调学校团委与各个社团之间，各个社团之间以及总会内部各部门之间的关系。

2．联系工作，传达文件并做好会议记录。

社团总会管辖的四十多个学生社团，为了能较好的与各个社团进行沟通，办公室建立了一系列“联系网”，以便将各方面的文件和信息能够更快地传达到各个社团。

3．总会公章的使用和保管。

总会公章过程和方式有严格的管理。

4．管理财物。

各社团的会费、活动资金以及社团总会所有可支配资金都存在惟一的银行账户中，由办公室统一管理。

资金由校团委管理，账本由办公室副主任负责保管，一切活动所需资金需经总会及学校团委审批并签字后，到办公室支取。

社团总会的办公用品，均由办公室统一购置分配。

总会办公室既要保证物品的完好、齐全，又要保证物品最大限度的调配和利用，体现公平、公正、公开的原则。

5．档案管理。

社团总会内部和各社团部分档案由办公室负责管理。

6.文秘工作三、办公室值班须知3、总会公章使用（1）公章要盖正，要盖得完整（2）证件盖章要压住相片，但不能压住相片人的面部（3）盖章压住落款和时间中央，有多个章时平行盖（4）协议书、奖状、各类证书及证明盖章须经常务理事批准4、教室申请登记（1）申请单位：大学社团联合总会（不得分行写）（2）使用部门：学生+协会名称（3）活动内容：活动目的+使用具体时间（时长）+使用地点+“妥否，请批示！”（4）申请单位意见：由主任或副主任填写一式三份给协会，三张都盖章，盖章盖在“大学社团联合总会”正中6、总会会议厅使用（1）其他部门、单位使用应提前登记（2）会议厅使用发生冲突时以登记的为准，特殊情况除外7、核对票据（1）每一张票据背面正中都须用黑色水笔签上协会经手人姓名（2）办公室干事核对两遍，装订好并在最后一张票据上背后用黑色水笔签上核对人姓名、注明总金额。

8、申请办理各种证件（1）协会办理证件时，办公室干事须在工作记录本上做好详细记录（2）协会干部证、干事证件须收取一定成本费9、总会报告厅收据管理（1）协会申请使用报告厅两张收据都收回，协会负责人在收据背面签字（2）其他单位申请使用报告厅盖章后返还一张收据五、财物管理社团联合总会办公室负责管理所有校级社团的经费，各社团经费统一由校团委保管、社团联合总会办公室进行帐目登记，办公室定期向校团委支取一定的社团活动经费，协会凭活动申请表或总结表及相应票据，可以向社团联合总会办公室预支或报销相应的活动费用。

为更好的管理和使用社团活动经费，为各学生社团活动的顺利开展提供经费保证，社团联合总会内部工作人员必须精打细算，节约经费，审批、报销必须符合程序。

社团联合总会内部工作人员一旦发现财务问题将严肃处理。

1、财务管理制度：（1）社团开展工作，可以收取一定的会费，标准为每个会员一次性交14元，特殊情况须上报社团联合会批准。

（2）社团负责人不能以任何理由，任何形式利用社团名义进行营利性活动、不得私自挪用社团经费、活动经费。

（3）社团自成立之日起，即应建立经费收支账目（设一个会计和一个出纳）经社团负责人批准后可管理本协会财务。

协会须设专门的财务负责人，负责该协会的相关财务管理和接洽事务，如申报活动经费及日常报账等。

（4）社团获得学校或社会奖金或赞助资金，在资金到位两周内，须到社团联合总会办公室办理转入本社团的帐目，未经校团委审批不得擅自使用。

（5）凡社团在活动前存在经费不足问题，可向社团联合总会常务理事会提出申请，经常务理事讨论通过，并由校团委审批后，可以预支部份活动经费。

活动结束后一周内，社团负责人须持申请和发票等票据到学生社团联合会报销。

（6）社团因办公需要需要购置贵重设备的，须向校团委递交书面申请，经校团委审批后，方可进行购买（须开发票），不得擅自购买。

（7）社团联合总会各部门办公用品由办公室统一购买、发放，部门特殊办公用品例外，可由部门申请独自购买。

（8）学生社团活动经费的使用应符合学校有关的财务制度。

（9）学生社团经费使用情况应定期向会员公开。

2、审批经费及报销程序如下：（1）社团开展活动需要预支经费的，须在活动前到社团联合总会办公室领取活动申请表（一式两份）进行填写，在“经费来源及预算”栏填清活动经费详细开支的预算，交由社团联合总会值班常务理事讨论签字，再到办公室盖章后，可以预支活动预算经费的50%。

（预算经费一百元以下由办公室财务组审批，一百元（含义百元）须常务理事签字审批，超过一百五十元的，经总会常务理事签章后，须上报校团委审批，通过后方可到总会办公室支取活动经费）（2）活动经费报销，社团须在活动结束后一周内到社团联合总会办公室领取活动总结表（一式两份）及报账原始装订单（一份）进行填写，在“经费安排”栏填写好整个活动经费开支的详细清单，并附上相应的票据及填写好的装订单，交由由办公室审核后由总会值班常务理事讨论签字，再到办公室盖章后，可以进行活动经费的报销。

（报销经费一百元以下有办公室财务组直接审批，一百元（含义百元）须由常务理事签字审批，超过一百五十元的，经总会签章后，须上报校团委审批，通过后方可到总会办公室报销）（3）社团各类日常办公用品费用的预支及报销流程与社团活动经费审批报销程序相同。

（相应表格各一份）（4）社团联合总会贵重设备购买，由总会相应负责部门提出书面申请，总会部长会议讨论通过，再上报校团委审批，方可到总会办公室进行经费预支，最后购买设备（须开发票），凭发票到总会办公室结算。

（5）社团联合总会各部门特殊办公用品购买，由总会相应部门列出预算清单，分管常务理事签字通过，凭清单到办公室预支经费（预算超过五十元的，须总会长签字通过）。

六、办公室档案管理社团档案是社团历史、工作开展情况的真实记录，是社团决策、开展工作的重要参考，是社团发展的一种资源，也是社团联合总会和团委开展社团工作的重要参照。

鉴于档案管理的重要性，现作出如下规定：1、学生社团档案是指学生社团上交社团联合总会存档，以及社团联合总会备案的文字、图表资料。

2、社团联合总会为各学生社团建立档案集，社团联合总会办公室负责，并定期进行收集、整理、归档、编目和管理。

3、社团联合总会所管理学生社团的档案主要包括：（1）社团章程、组织结构、主要负责人简历及联系表；（2）每学期的社团注册登记表；（3）社团评优材料，社团获奖及通报情况；（4）社团每学期的工作计划及工作总结；（5）每次活动形成的有关材料（活动策划书/活动申请/活动总结/相关图文等）；（6）社团财务报表及社团招新会员登记卡；（7）学生社团成员的流动变化情况；（8）学生社团干部换届情况；（9）其他需要保存的文件。

4、社团总会所存档的社团档案保存期限：（1）永久保留的档案：社团章程、社团注册登记表、社团评优材料、社团获奖情况社团干部换届情况、社团档案表、大型社团活动资料以及其它应当永久保存的档案；（2）限期保留的档案：各社团的学期工作计划、工作总结、每次活动形成的有关材料、社团成员变化情况以及其它可以定期保存的档案。

5、各社团应当定期上交各种保存档案（本社团应有备份自行保管），借用相关档案的须经得相应部门同意，办理手续后方可借用。

6、其它各部门、社团及个人必须及时归还所借档案资料，档案借阅期不得超过一周。

7、社团总会常务理事有权对档案管理工作不定期进行检查。

七、关于协会活动学生社团的生存在于活动。

在活动中服务会员，给会员提供一个自我展现的舞台。

同时社团活动能够丰富大学校园文化，提高大学生的综合素质。

为了能使活动更顺利的开展，达到预期效果，各学生社团在活动前期要分做好详细的策划和合理的人员安排。

学生社团开展活动规定如下：1、学生社团开展活动的原则：（1）学生社团各项活动必须遵守宪法、法律、法规和国家政策，必须遵守学校的规章制度及个社团章程执行，向“精品化”、“社会化”趋势发展，真正做到深入学生，促进校园文化健的发展和学生综合素质的提高。

（2）学生社团开展活动需注意安全，有目标，讲究全局效果，有前瞻性，注重各方面的协调。

（3）学生社团开展的活动的性质要符合本社团的发展，原则上不容许开展与本社团性质无关的活动。

2、学生社团申请开展活动的流程：（1）社团开展活动前须明确活动的主题，预期效果，由主办社团写出详细的策划书上交总会办公室存档。

（2）到办公室领取活动申请表（一式两份）进行填写，交由分管常务理事签字，再到办公室盖章，存档。

（3）社团活动结束一周内，主办社团须上交总会办公室一份活动总结，并进行活动总结表的填写。

活动总表的填写流程活动申请表相同。

（4）活动有经费预支及活动结束的经费报销参见《办公室财务管理》（5）凡社团在校外开展活动的须将活动申请表报校团委审批，再将活动申请表交到办公室存档。

（6）经费预支或报销超过一百五十元的须报校团委审批。

组织部组织部的职能是协助校团委及社团总会常务理事对各个学生社团进行管理，并在校团委的指导下协调社团之间的关系，整理并保存人事档案，如社团干部档案表等。

每一年组织部都有几项固定的大型工作，现详列如下：一、9月份对各社团进行注册登记社团注册应提交的材料有：1、社团的名称、宗旨、主要任务、活动内容和方式。

2、社团的挂靠指导部门，组织结构，负责人，指导老师简介及成员情况。

3、提交半年工作计划。

4、注明经费来源和物资条件，重新申请登记的社团应提交上届社团的财务物品清单。

经审查合格、准予注册的社团应填写《大学学生社团注册登记表》。

新申请设立的社团经校团委批准同意后，方可到组织部注册，一并提交上述材料及填写《登记表》。

二、负责举办总会干事、社团干部素质培训班目的在于培养总会及各协会的后备力量。

具体工作流程如下：1、确定开班时间，上课老师，上课地点及所上课程。

第一节课由校团委老师开班。

2、将开班的请示及培训班具体计划提交校团委，经批准盖章后方可开班。

3、在会长例会上通知各协会提交参加培训的名单。

待名单收齐后连同总会参加人员一起分组。

确定班长、组长。

由组长负责组员的考勤及作业的收取。

4、根据考勤、作业的情况选择一定比例的优秀学员和结业人员。