基层工会档案管理之探讨
摘要:工会档案作为企业档案中的一部分,是企业工会(活动)的记述、保存、备查的重要信息资源。
它既反映着工会为企业和谐发展提供可靠的信息依据,同时为维护职工多层次、多样性的合法权益提供一个信息服务平台。
做好工会档案管理,切实发挥服务功能,在构建和谐企业中有其重要的作用。
关键词:基层工会档案管理重要性探讨
企业档案记载的是一个企业发展史上的优秀成果,是研究本企业经营业绩和科学发展的第一手资料。
做好档案管理工作,科学规范的管理档案是衡量一个企业业绩与管理水平的重要尺度,是维护历史真实面貌的一项重要工作。
工会档案作为企业档案中的一部分,是企业工会(活动)的记述、保存、备查的重要信息资源。
它既反映着工会为企业和谐发展提供可靠的信息依据,同时为维护职工多层次、多样性的合法权益提供一个信息服务平台。
做好工会档案管理,切实发挥服务功能,在构建和谐企业中有其重要的作用。
笔者就目前企业工会档案管理方面存在的问题和解决的办法做以下探讨。
1 目前工会档案在管理中存在的问题
随着计算机技术的飞速发展,在为企业经济发展和提高办公效率提供极大便利同时,档案管理工作的重要性不断被淡化。
很多人对档案管理工作的重要性缺乏足够的认识,特别是工会档案,甚至认为档案
管理工作可有可无,对档案管理工作的重要性缺乏足够的认识。
主要体现在以下几个方面。
1.1 对工会档案工作没有给予高度重视
可能是工会工作性质原因,有些人觉得工会工作不过是慰问、举办一些文体活动,跟企业发展、效益提升关系不大,工会档案跟文书、科技档案的重要性相比,显得很微不足道。
因此,对保存工会档案的意义认识不够,导致在工作中资料收集不齐全,或保管不善,造成一些重要或有意义的资料有遗失现象,致使现存的部分工会文件资料没有实质的利用价值。
如:2004年,集团公司组织编撰“三门峡水利枢纽志”,笔者作为其中水电公司章节的编撰人之一,在搜集“企业文化建设”等相关内容资料时,发现现存资料有些不完整、不连贯,为利用带来了不便。
另外,公司在编撰“大事记”的时候,发现有些应保存的工会档案收集不完善。
这样造成的后果就是档案的历史记录价值体现不出来,给以后的利用造成一定影响。
1.2 工会档案覆盖面广,收集难度大
工会档案按来源可分为三部分:上级下发的各类公文;本级工会工作活动中形成的文件材料;下级工会组织在活动中产生的文件材料;按其职能又可分为:维护职能、组织建设、民主管理、职工教育、自身建设等。
涵盖了公司的劳动竞赛(技术比武等)、维权、技术创新(合理化建议)、女工工作、信访、工会工作调研、职代会等各个方面的工
作。
由此可见,工会档案的文件资料覆盖面很广,涉及到公司工作的各个层面,收集起来难度非常大。
1.3 工会组织机构精简,人手缺乏
现在有些企业没有专门档案室,工会也往往跟办公室合并成综合办公室,工会档案的收集、整理及保管工作通常由工会组织自身来完成,没有专门人员对工会档案进行收集和整理;而工会负责人往往身兼数职,除了配合党委、行政开展各项工作以外,难以对工会组织在工作过程中产生的各种资料做到全面收集。
2 根据新形势要求,应从以下几方面做好工会档案管理工作
2.1 建立工会档案收集网络,有效拓宽档案资料收集范围
工会档案面广、零散,只依靠工会一、两个人的力量很难收集齐全。
因此,应充分发挥本级及下级工会组织机构作用,建立工会档案收集网络。
即工会在机关、二级工会组织分别选派工作积极、责任心强的会员作为资料的收集者,有针对性的进行活动资料收集,一季度或一年度送交上级工会统一整理、归档;重要的或有代表性的,可随时整理随时报送上级工会。
此项工作,也可根据需要延伸到班组。
如,公司开展劳动竞赛时,如果主要以二级单位为主,那么,收集工作就可以由二级工会组织来完成竞赛活动的资料收集;如果是公司范围的,则由上级
工会组织来收集,各二级工会组织或班组配合。
这样,建立自下而上的二级或者三级工会档案收集网络,调集各级工会组织的力量,发挥各级工会组织及会员的作用,既相应的解决了收集难的问题,也能有效拓宽档案资料的收集范围,保障工会系统档案的完整性。
2.2 勇于创新档案管理方法
根据集团公司工会档案整理要求,对每年的工会文件资料一般按生产建设职能、教育职能、自身教育、维护职能四类进行整编、装订成册,后来把“企务公开”从中分出来,作为一项专项单独整理。
这种整理方法的优点是分类少,整理方便,比较适合文件资料少的情况;但由于客观存在的文件分类模糊性和主观判断上的局限性,仅按四个类别整理的档案,如果在文件资料多的情况下,不仅装订起来麻烦,需要分册装订,而且也会给查询、利用带来极大不便。
笔者建议,在具体整理工作中,可借鉴文书档案管理方法,对工会有重要保存价值或参考价值的文件或音像资料,可以以专题的形式单独整理,以件或卷的形式进行存档;也可视资料收集情况适当增加分类,对工会档案的类别进一步细化,便于查阅、利用。
2.3 提高工会档案利用率,扩大工会档案影响力
如何有效利用工会档案,反映和再现工会组织对促进企业发展所起的重要作用,扩大工会档案的影响,也是工会组织需要引起重视的问题。
编撰“工会工作大事记”。
工会工作大事记,利用工会档案,编撰“工会工作大事记”,真实反映工会组织在企业经济发展和职工队伍建设中开展的工作和所起的重要作用。
制作纪录片或展板。
完整的工会档案中,不仅有文字资料,也有大量的音像及图片资料。
可以将收集到的音像、图片及一些有代表性的施工场面的资料,制作成专题性的纪录片或展板,用于对外宣传,或在公司内部进行播放或展览,展现企业的生产经营,展现企业在创建企业文化过程中职工的精神面貌和风采。
2.4 以局域网为平台,逐步实现工会档案查询自动化。
近几年来,公司办公模式正在逐步向自动化转变。
工会档案管理工作也应顺应形势,及早实现网上查询。
由于工会档案比较繁杂,前期可采取重点挑选的方式,把有代表性的、能反映某一阶段重点工作的工会档案资料或音像、图片资料在网上发布,或制作成的纪录片,既能使职工及时了解企业生产经营和开展活动状况,也是对工会档案资料的利用和展示,是对公司企业文化建设的一种宣传。
基层工会档案管理工作由粗放式到系统、规范、科学化管理,不是一朝一夕就能改变得了的,需要企业各级领导的重视和关心,需要各级工会组织的配合、协作,需要收集者的细心、耐心,需要档案整理者的开拓创新精神,只有这样,基层工会档案管理工作才能日趋完善、日趋规范,为企业发展和企业文化建设发挥其应有的作用。