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合同管理制度(修订版)

合同管理制度(修订版)

一、目的

为规范**公司(以下简称“公司”)合同管理工作,明确管理职责,界定管理层面、提高管理效能。做到管理有规章、签约有约束、履行有核查,有效防范与控制合同风险,维护公司合法权益。根据《中华人民共和国合同法》及相关法律、法规,并结合公司实际情况,制定本制度。

二、定义

本制度所称的合同,是指公司与公司以外的自然人、法人、其他组织之间就设立、变更、解除民事权利义务关系所签订的协议。

三、适用范围

(一)本制度适用于公司的合同管理工作(劳动合同除外)。

(二)本制度适用于公司所属的各分、子公司。公司所属的各分、子公司可参照本制度制定适用于本经营实体的合同管理制度或办法。

(三)公司及所属各分、子公司之间的合同管理按照本制度执行。

(四)公司建立“统一管理、统一审查、分级负责、全程监控”的合同管理体制。

(五)除本制度另有规定外,公司的生产、经营、项目建设等一切对外交易活动,均应签订书面合同。

四、合同管理职责

(一)公司及所属各分、子公司对外签订及履行合同时应做到遵守法律法规、诚实守信、保守秘密、维护公司利益。

(二)合同管理由合同主办部门、总裁办、财务中心及其他相关部门分别行使职权,各部门行使职权应遵循职责明确、相互配合、严禁推诿等原则。

(三)公司各中心、各办及所属业务部门为合同主办部门。合同主办单位(部门)是合同业务的直接责任人,对合同的订立、履行全过程负责。具体职责如下:

1、负责确保合同项目计划经公司有效审批;确保合同标的内容与计划一致;确保合同申报的内容准确;确保文本、资料规范、完整、真实;确保合同标的满足相关技术要求(产品的技术性能、标准、质量等);

2、负责审核合同相对人的签约资质和履约能力。合同相对人是法人的,应验证其相关资质文件原件并索要复印件,并加盖其公章;合同相对人是自然人的,应验证其有效身份证件原件并索要复印件、联系方式、经常居住地等信息;

3、负责进行合同谈判;

4、负责本部门合同的起草,对报审的合同进行初步审核,保证内部合同管理规范、完备;

5、负责对本部门业务所涉及的重要合同(如年度采购合同、年度销售合同、投融资合同等)发起评审、会审工作,沟通相关部门及领导意见,形成工作纪要,指导完成合同起草和拟定;

6、负责办理合同签订的内部审批手续和外部登记、鉴证等工作。

7、负责统计、监督和跟踪本单位(部门)合同签订及履行情况;

8、负责协调合同纠纷工作;

9、负责本单位(部门)合同管理的基础工作,包括建立合同台账、档案等;

10、公司赋予的其他职责。

(四)公司业务主管部门负责与本部门职责有关的合同管理工作。

1、财务中心:负责对合同履行的资产、资金、价款、结算等进行审核监督。具体职责如下:

(1)履行合同所需资金或所涉及资产的合理性及资金安排的可行性;

(2)审核合同金额(类型、大小写等)是否正确、准确;税负、发票相关条款是否符合相关法律法规的规定;付款条款的正确性、合理性及适当性;

(3)认为需要审核的其他内容及公司赋予的其他职责。

2、信息中心:负责公司OA系统中合同申报、审批流程的系统维护。

(五)总裁办法务负责人:全面负责公司的合同管理工作,主要承担以下管理职责:

1、负责公司合同相关管理制度的制订、修订;

2、负责公司合同的法律审核;

3、公司标准合同文本的起草,根据公司业务需要,每年组织相关业务部门对标准合同文本进行修订完善;

4、负责公司范围内合同管理工作的指导、监督和检查工作;

5、负责或配合外部法律顾问对公司合同纠纷的调查、调解、仲裁、诉讼工作;

6、配合人力行政中心组织合同管理人员的业务培训、考核;

7、公司赋予的其它职责。

(六)合同主办部门为最终签约部门,其他部门应当在本部门职责和权限范围内对合同进行审核,并协助、配合、监督合同的签订和履行。

五、管控说明

(一)合同主办部门与他方达成合约意向,经协商一致,除即时结清者外,一律应订立书面合同,严禁口头协议和非正式书面协议。

(二)特殊情况下,以传真、公文信件或者电子邮件等方式签订合同的,应当随即以正式的书面合同予以确认。

(三)合同主办部门应在交易开始前办理完毕合同签订事宜。非遇突发事件等特殊情况,坚决杜绝履行在先,签订合同在后的情况发生;确遇特殊情况需事后补签合同的,应在事后3日内履行合同签订审批流程,并在OA系统合同审批流程中写明合同补签原因。

(四)原则上合同主办部门应使用公司发布的统一合同文本。如无统一合同文本又需多次重复使用的合同文本,由合同主办部门负责起草,经总裁办法务负责人审定后,公布使用。

(五)公司所属非独立法人单位(部门),未经特别授权不得以本单位(部门)名义对外签订合同。

(六)凡未经OA系统合同审批流程审查过的合同,而由合同主办部门私自签订的,由此导致的一切法律风险及后果均由私自签约的合同主办部门负责。

(七)国家法律法规或行业规范对供应商、服务商等的从业资质有规定的,必须选择具有相关资质的单位提供商品或服务。

六、合同起草

(一)合同主办单位(部门)在公司授权的职能范围内起草合同。

(二)订立合同时,必须做到充分协商,合同对当事人权利、义务的约定必须明确、具体,合同文本用语应当准确、严谨、简练、规范。合同一般应包括以下条款(根据签约需要,选择适用):

1、合同标题明确,各方当事人的法定全称、法定代表人、住所应当与各方当事人的有效证件等资信材料载明的情况一致;

2、签约的目的和依据;

3、合同标的。合同标的应具有唯一性、准确性,动产应详细约定规格、型号、商标、等级等内容;不动产应注明名称和坐落地点等内容;不易确定的无形资产、劳动服务、技术转让、工作成果等描述要准确;

4、数量条款。合同应采用国家标准的计量单位、计量方法、计量工具,应约定标的物数量,常年合同无法约定确切数量的应约定数量的确定方式(如电子邮件、传真、送货单、发票等);

5、质量条款。应包括质量检测标准和方式,国家有强制性标准的,应写明该标准的代号全称;如有多种标准的,应约定与合同标的相适应的标准;应写明质量检验的方法、责任期限和条件、质量异议期限和条件等;

6、价款或报酬条款及可能发生费用的分担条款。合同中应明确约定支付方式、数额、票据、计算标准和程序、币种等;

7、履约期限、地点或方式条款。履行期限、履行地点应具体明确;交付标的物方式、服务提供方式、结算方式应具体明确;

8、权利义务条款。应明确约定履行过程中各方的权利义务及风险责任的划分;

9、合同的担保条款。合同中对方当事人要求提供担保的,应根据公司规定的程序报批且经有权确认人签字确认;要求对方提供担保的,应当审查对方提供标的物的真实情况和保证人的资信情况;

10、违约责任条款。有法定违约金的,应按规定在合同中写明;法律没有规定或规定不明确的,应根据实际情况具体约定违约金、赔偿金的数额、比例及计算方法;

11、解决争议方式条款。可选择协商、调解、诉讼或仲裁等方式;选择诉讼方式的,签约时应优先选择我方所在地人民法院;选择仲裁方式的,应明确约定仲裁机构的名称;

12、其他条款:合同文本份数;生效的时间和条件;联系方式;附件名称;签约地点、日期;签约各方开户银行及账号;签约各方公章或合同专用章;法定

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