合同档案管理分类的措施研究

［摘要］在生产活动中，合同是维护自身合法权益的一种主要手段，因此，做好合同档案的管理工作，也成为了风电日常管理的重要任务。随着风电业务、规模的不断扩展，合同档案的数量随之增加，如何更好的管理合同档案，为发展提供信息支持和便捷服务，是档案管理部门需要考虑的问题。本文首先概述了合同档案的基本特征，随后在分析合同档案分类优化的措施的基础上，结合笔者的实际工作经验，提出了优化合同档案管理分类的可行性方法。

［关键词］合同档案；风电；管理分类

合同档案详细记录了风电的各项经济活动，在制定年度预算、评估和审计等工作中发挥了重要的参考价值。调查发现，许多对合同档案管理的重视程度不高，合同档案管理存在分散、混乱等问题，给档案的查找和利用带来了很大困难。因此，风电必须要采取合理的合同档案管理分类办法，实现合同档案的科学分类和优化管理，为各项工作的开展提供指导，维护的合法权益。

1合同档案的基本特征

对风电来说，运营中产生的档案种类主要有技术合同、劳动合同、工程合同等，这些档案虽然在具体内容和使用价值上各有不同，但在某些方面也具有一定的共性，主要表现为以下几方面。

法律性

法律性是合同档案的基本特征，也是区别于其他档案的标志之一。合同档案的内容主体是合同，而依法成立的合同，受到法律的保护。因此，合同档案具有明显的法律特征，这也意味着无论是合同档案的保存、管理还是销毁，都必须严格依照相关的法定程序。除此之外，合同作为记录了经济活动和维护法律权益的文件，也只有在具备法律特性的前提下，才能发挥应有的作用。

凭证性

近年来，风电行业蓬勃发展，风电在推动自身经济发展的同时，也加剧了行业内竞争的激烈程度。部分为了谋求私利，往往会采用不正当的竞争手段，从而带来许多经济纠纷。合同作为生产经营活动的真实记录，对应尽的义务和拥有的权利进行了明确说明，在解决经济纠纷、维护自身合法权益方面发挥了重要的凭证作用，从而避免了不必要的损失。

规范性

规范性是合同发挥法律效力的必要条件，合同档案的规范性主要体现在两方面。一方面是合同档案内容的规范性。一份完整的合同档案，应当包括具有法律效力的内容、当事人的亲笔签名、合同的数量以及书写形式等，只有这些条件符合法律规定，才能确保合同具备法律效力。另一方面是合同档案管理的规范性。合同档案在管理过程中，如果出现损坏或缺失，都会影响其法律效力的发挥。因此，必须要严格按照相关的规定进行管理，保证合同档案的完整性。

繁杂性

每年都会产生大量的合同，合同档案的管理工作面临着较大的压力。同时，合同档案还需要根据不同的类别进行分类管理，例如，合同签订前的洽谈、招投标等；合同签订后的招标书、评标报告、会议记录等。要想确保合同档案应用价值的发挥，相关工作人员就要收集、整理和保存好这些合同档案。

2合同档案管理分类的优化措施

强化合同档案管理机制

建立健全合同档案管理机制，能够为合同档案管理工作的优化开展提供必要的制度保障。完善的管理机制应当包含合同档案的收集、汇编、整理、保存等工作。相关工作人员要根据风电经营业务的发展情况，有针对性的补充合同档案管理制度的内容，以确保合同档案的管理能够与发展向适应。从发展的角度说，只有在完善的合同档案管理制度下，才能借助于合同档案，帮助减少市场竞争风险，进而在保证自身利益不受损害的情况下，推动风电实现健康和持续发展。

加强合同档案之间的

合同档案数量较多，如果采用单独整编和单独管理，必然会导致档案管理人员的工作压力剧增。因此，为了提高合同档案的管理效率，在进行合同档案的整理过程中，相关工作人员需要有重点的寻找合同档案间的内在，而合同档案的分类管理，可以显著提升其工作效率，减轻工作压力。例如，可以根据实际工作情况，单立类目、分类组卷，这能够起到化繁为简的效果。当然，管理者也要为合同档案管理分类工作提供必要的支持，可指派独立部门负责合同档案管理的相关事宜。

实施合同档案的统一编号

为了便于进行合同档案的管理，风电在开展分类管理时，可以将不同的合同进行统一编号。这样一来，今后在查找某一份合同档案时，不需要花费过多的时间进行翻找，而是直接查找编号，极大的提高了合同档案的管理效率。合同档案的编号要按照一定的要求进行，例如可以根据合同档案内容的不同进行分类，如物资类、工程类等；还可以根据合同档案的生成时间进行分类等。需要注意的是，无论采用何种分类形式，都需要在档案袋上进行标注，避免混淆。

定期进行档案材料的整理

合同档案的管理是一项动态的工作，随着各项业务的不断开展，也源源不断的产生了许多新的合同档案。因此，风电在进行合同档案的管理分类时，也要注重对新生产合同档案的整理和保存。档案管理人员还需要定期进行档案检查，确保合同档案的完整性和安全性。例如，要保持合同档案储存室的整洁干燥，避免因空气潮湿导致档案发霉、变潮。在合同档案移交时，也要提前清点好合同档案的数量、种类，对于失效的合同档案要按照法律流程进行销毁。对合同文件变化情况都要进行及时的掌握，由于有些合同文件资料的不确定性，不能一次性终结，因而不主张将刚签订的合同归入档案室，而需要相关工作人员关注合同的变化情况，将完结的合同档案统一移交给档案管理部门，这会使合同档案分类管理更为全面和系统化。

3优化合同档案管理分类的方法

集分式归类原则为核心的合同档案分类管理

合同档案的分类管理要重点对科技档案和文书档案进行分类整理，科技档案主要包括的生产、科研内容以及建设项目的文件资料，具有技术性和保密性较强的特点。文书档案的分类整理包括行政事务的管理以及经营方面的管理内容，这些档案内容不利于查找和统计，在进行分类、收集、整理的过程中，存在较大的难度，因而，需要依循集分式归类的原则，进行合同档案的分类管理，还要依照《合同法》中的无名合同和有名合同的不同种类，进行重新拟定和分类，从而增强合同档案分类管理的有效性。

集分式分类表

我国的有名合同主要涵盖了9种不同的合同形式，又称为典型合同，是具有规则和名称的合同形式；而无名合同又称为非典型合同，是没有规则和名称的合同形式。这9种不同形式的合同要以有名合同和无名合同为前提，拟定规范且科学的集分式分类表，并要在集分式分类表中，对合同档案进行分类归档，进行统一的编号和整理。实践证明，集分式分类表能够在很大程度上，提高合同档案管理分类的效率，与传统的分类方式相比，无论是在管理工作强度还是人力资源需求上都更具优势，这也是集分式分类方法在合同档案管理中得到普遍应用的主要原因。

分类表的使用方法

集分式分类法作为一种新型的合同档案管理办法，具有提升合同档案管理效率、减轻档案管理工作压力等优点，但考虑到合同档案管理工作的重要性，在应用集分式分类管理时，仍然需要使用标准化的操作方法，以确保其应用优势得到完美的体现。首先，要明确合同档案的分类标准及其所包含的基本信息，例如合