内蒙古蒙东资源投资开发有限责任公司
档案管理制度
第一章总则
第一条为加强公司档案管理工作,规范公司档案的收集、归档程序和方法,确保公司档案的完整性、准确性、系统性,有效的保护和利用档案,更好的发挥档案的凭证与价值作用,根据《中华人民共和国档案法》及其他有关法律、法规的要求,结合公司实际,制定本制度。
第二条本制度中的档案是指公司及其工作人员在工作、社会活动中形成的反映公司战略发展、生产经营、企业管理及工程建设等活动,具有查考利用价值的文件、图件、影音资料。
第三条档案是公司的宝贵财富,任何部门和个人不得将归档的文件材料据为己有。
第四条各类档案要按照集中统一的原则进行管理,各部门要按要求对档案进行系统地整理及归档。
第五条本制度适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。
第二章档案的范围
第五条凡是反映公司工作活动,具有考查利用价值的文件材料均属归档范围,包括综合档案资料、业务档案资料、人事档案资料、财务档案资料等。
(一上级单位的资料
1.上级单位召开的需要贯彻执行的会议的主要文件资料。
2.上级单位颁发的有关公司主管业务的文件,以及需要贯彻执行的文件。
3.上级单位领导关于公司工作的重要指示、讲话、题词、照片和具有特殊保存价值的影音资料等材料。
(二公司的资料
1.公司内部职能活动形成的重要文件资料。
包括但不限
于正式文件的签发稿、印发稿,会谈纪要,合同文本等。
2.公司制定的工作条例、章程、制度等材料。
3.公司财产、物资等交换的凭证、清册。
4.公司的大事记、年鉴,反映公司重要活动时间的简报、影音资料,荣誉证书,有纪念意义或凭证价值的实物等资料。
5.公司及出资企业日常生产、经营、管理活动中形成的专业技术等方面的资料。
6.公司员工的履历、鉴定(考核、政治历史、入党入团、奖励、处分、任免、工资等人事资料。
7.公司及出资企业的财务报表、账簿、凭证等财务资料。
(三下级单位的资料
1.下级单位报送的重要文件资料。
2.具有特殊保存价值的影音资料、实物资料等。
第三章各部门职责
第六条行政事务部门职责:
(一负责公司级收发文、会议纪要、工作条例、章程、制度等材料以及行政事务本部门档案的集中管理。
(二建立健全公司档案管理制度,指导执行情况。
(三收集、整理、分类、鉴定、统计、保管部门的档案和其他资料。
(四提高档案信息的利用效率,促进信息传递和沟通。
第七条其他各部门职责:
(一各部门需指派专人负责整理归档本部门的档案,并负责在工作变动时,做好或协助移交工作。
(二负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档。
(三财务部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料。
第八条各部门负责人:
(一批准对自己部门资料或合同复印件的处置。
(二负责对档案管理监督检查和审批。
第四章工作程序
第九条档案资料的收集:
(一各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集,并编制部门《文件(合同管理记录目录》。
(二各部门文件、合同等资料原件需要保存的,各部门分别进行整理。
1.归档范围:
电子类合同或其他需要保管的电子文件,应当及时存放于指定电脑硬盘内或制作专门光盘进行编号保存。
文件、合同资料要登记详细信息,并编制《文件(合同管理记录目录》,以便检索利用。
文件资料、合同要科学排列,按编号顺序存放于文件盒内,并加以标识,整齐排放在文件/档案柜中。
2.档案借阅:
(1借阅档案要履行借阅手续,填写《档案借阅登记表》。
借阅档案原件只限在公司内,不能带出;必须带出公司查阅的,需依照借阅权限由相关领导批准。
(2档案外借一般只借复印件,需借原件者须经负责人批准,借阅的档案交还时,必须当面点交清楚,如发现遗失或损坏,
应立即报告直接上级。
(3借阅档案用完后,应及时送还,如超过借阅时间,须重新办理手续。
(4借档人必须爱护档案,不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘抄、翻印、复印、摄影,不得转借或损坏。
3.档案销毁:
(1对已失去利用价值的档案,销毁时,必须写销毁申请,编制销毁目录,报部门负责人,经批准后方可销毁。
(2执行销毁任务时,监销人不得少于二人,并在销毁目录上签字。
最后,把销毁目录和部门负责人的批准手续文件,一并存档永久保存。
第五章档案归档细则
第十条档案归档内容:
(一公司对外发出的公文,如给政府的请示报告类公文。
(二公司收到的公文,如政府职能部门发来的与本公司有关的条例、规定、命令、决定、决议、指示、计划、核准文件、证书等文件。
(三本公司与其他单位来往的文书及权益文书等。
(四公司领导的批示、指示。
(五重要的会议材料,包括会议的通知、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。
(六反映公司主要职能活动的报告、总结、工作日记、工作备忘等。
(七公司的各种工作计划、计划考核、总结、报告、统计报表及简报。
(八本公司与有关单位、个人签订的合同、协议书等文件正本及过程材料。
(九本公司干部任免的文件材料、员工奖励、处分、考核的文件材料、本公司员工劳动、工资、福利方面的文件材料等人事档案资料。
(十本公司发布的各类广告、宣传材料。
(十一本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。
(十二外出公务活动(如学习、考察、调查研究、参加会议等所获得或形成的档案资料。
(十三财务档案资料。
(十四各种实物档案。
(十五其他具有利用和保存价值的文件资料。
第十一条档案资料的归档要求:
(一归档的文件资料必须完整、真实、准确,如请示和批复,复印本和正式稿和附件等必须齐全。
(二一般资料按一份原件归档,重要文件和高使用率文件可以根据需要,按二份原件存档。
经办部门根据实际需要留存复印件或影印本。
如因业务处理需要,原稿须由经办部
门保管。
(三声像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者,归档声像资料必须是原版,在清晰、完整的特殊情况下可归档拷贝件。
(四子文件应有相应的纸质文件、资料一并归档保存,并做好电子文件存储设备信息的备份工作。
(五各种实物档案(奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等必须原件归档,并保持其完好无损。
(六下列文件(含电子、声像资料等应在传阅、办理结束或取得后即时归档:
1.公司规定的密级文件。
2.重要文件,如政府批文、核准文件、证照等。
3.合同、协议书等正本及过程资料。
4.公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分、考核的文件材料。
5.其他认为需要即时归档的资料。
第十二条档案的保管
(一档案按类别应赋予统一名称,其名称应简明扼要,以充分表示档案内容性质为原则,并且要有一定范畴,不能笼统含糊。
(二档案分类各级名称经确定后,应参照《档案分类编号表》,将所有分类各级名称及其代表数字编号,用一定顺序依次排列,以便查阅。
(三档案分类编号内应预留若干空档,以备将来组织扩大或业务增多时,随时增补之用。
(四建立《档案目录》存于案卷盒内,便于查阅。
附件:《文件(合同管理记录目录》
《文件档案移交目录》
《部门内部档案移交清单表》
《档案借阅登记表》
《档案分类编号表》
《受控文件清单表》
《档案目录》
档案交接登记表移交时间序号题目文号移交单位/部门形成日期页数保管期限编制单位备注
移交目录记录编号: 日期：序号文件（合同）编号标题名称页数原/复备注移交部门收件部门移交人日期日期注：本表一式贰份，移交人、收件人各执一份。
部门内部档案移交清单表记录编号: 日期：移交性质档案类别□离职□调岗□归档档案所属年度数量短期保管期限永久长期合计移交说明移交人：接收
意见接收人：移交人（部门）经办人：移交日期：年见证人：注：本表一式贰份，移交人、收件人各执一份。
接收人（部门）经办人：接收日期：年日期：月日月年日月日
档借阅部门批准人（人员）案借阅登记表借阅日期借阅档案名称及档案编号密级页数归还日期归还情况收档人备注。