2012届本科毕业生档案整理须知
一、应归入档案的材料
1、高中档案；
2、毕业生登记表；
3、成绩单；
4、学历证明；
5、报到证；
6、党员材料；
7、团员材料；
8、奖惩材料；
9、体检表；
10、辅修成绩单。

二、材料归档的注意事项
1、所有学生档案请负责今年毕业生的专职辅导员进行审核。

2、所有材料必须对号入座，准确装入学生本人的档案袋，并在档案清单上打“√”和签名。

3、将学生的类别、特殊情况用铅笔标注在档案袋的右上角。

学生类别情况有：就业
暂缓就业
读研
不就业（退学、留级、结业、4+1）
特殊情况：暂不发送及原因（如：改派、缺何材料）。

4、按照学生类别情况，必备材料齐全的方可封口,禁止使用双面胶封口，必须使用浆糊并且贴上封条：
1）就业学生档案必备：成绩单、学历证明、报到证、毕业生登记表
2）暂缓就业学生档案必备：成绩单、学历证明、毕业生登记表
（请不要将预备党员材料放进暂缓就业学生档案袋）
3）读研学生档案必备：成绩单、学历证明、毕业生登记表
4）若没有高中档案的，请告知学生本人（高中档案已提前寄送的除外），但不影响档案的封口寄送。

5）除必备材料外，其它相关材料也须放进档案袋。

6）不就业（退学、结业、留级、4+1）、特殊情况（改派、缺材料）学生的档案不封口。

5、结业、留级的学生档案中不要放入成绩单和学历证明；
6、凡是能够正常毕业的学生，成绩单中不要有不及格的成绩。

7、如遇高中档案未开封的，请打开检查后再装入大学档案袋。

8、档案室负责寄送已封口档案，请各学院在封口前认真检查档案是否齐全，是否可以寄
送，务必做到认真负责。

三、信封填写的注意事项
1、将学生的学号用签字笔或者钢笔写在档案袋的相应位置:学号写在档案袋左上角“编
号”栏；
2、暂缓条形码贴在信封左上角编号栏旁，朝同一方向竖着贴；
3、读研学生请按照调档函的要求书写信封；
4、就业学生寄送条形码请贴在档案袋中间；
5、学生寄送地址如和实际应寄送地址不符的可用签字笔或者钢笔直接在信封上更改；
6、档案信封必须按规范格式认真填写，以免造成档案投递的延误。

四、档案清单、汇总表交寄单的填写须知
1、认真核对，填写档案清单的第一、二联，将第二、三联放进学生档案袋，第一联学院留
存。

2、档案整理完毕后，请认真填写“2012届本科毕业生档案整理情况汇总表”，在每份学生档
案相应资料位置打“√”，并在表格上由负责装档的专职辅导员签字，由学院党委副书记签字，并加盖学院章，交回档案室，留作备案。

3、交寄单按照档案去向分类填写，并按照学号顺序排好。

暂缓的按照暂缓条码后四位从小
到大填写在编号一栏，其余的不用填写编号一栏，并将电子版交回档案室。

五、档案交寄
1、各学院请于7月3日——5日将整理好的档案分类送回档案室，具体时间请提前预约
2、整理好可以寄送的档案请按要求填写表格，按照学号顺序由小到大排好（暂缓除外），
并按去向分类以20件为一捆送回，（去向不足20件的以实际去向件数为一捆）每沓档案上附对应的交寄单一式两份。

3、档案去向分类：暂缓（按条码号后四位数由小到大的顺序将档案排序）；
**市人力资源和社会保障局
广东省人才服务局
省外就业
省内按照地级市分
本省外校读研
本校读研（按照硕士学号排序）
省外读研
有具体单位名称
暂不发送（不发送的原因填写在交寄单编号一栏）
4、需要提前寄送或者特殊处理的请提前与档案室联系。

六、寄送工作
档案寄送地址与报到证是一致的，除寄送至**市人力资源和社会保障局、广东省人才服务局外所有档案均通过机要局进行寄送。

注意：如遇到条形码档案去向为：北京市人力资源和社会保障局，请问清楚学生是具体到哪个区，如：海淀区。