公司内部文件格式标准规范湖南泰谷生物科技股份有限公司文件名称文件编号 2012[015]号公司内部公文格式标准规范(试行) 湘泰科字第1次编制部门行政部修改状态共9页修改编制人彭俊杰发布日期2012.12.15 实施日期 2013.1.1审核人: 日期: 批准人: 日期:公司内部公文格式标准规范(试行)1.目的为规范公司内部公文格式，提高公司内部文件管理质量。
2.适用范围总公司及子公司各部门3.内容3.1公司文件格式要求:3.1.1红头文格式3.1.1.1文头的字体:一号黑体字、加粗、红色、居中、字符间距为1磅3.1.1.2发文字号的字体:四号宋体、黑色3.1.1.3标题的字体:三号黑体字、加粗、黑色、居中3.1.1.4主送机关的字体:四号宋体、黑色3.1.1.5正文的字体:四号宋体、黑色、首行缩进2个字符、1.5倍行距3.1.1.6附件的字体:四号宋体、黑色、首行缩进2个字符、1.5倍行距 3.1.1.7作者的字体:四号宋体、黑色、右对齐3.1.1.8日期的字体:四号宋体、黑色、右对齐，“零”可写为“?” 3.1.1.9注释的字体:小四号宋体、黑色3.1.1.10主题词的字体:三号黑体、黑色、加粗3.1.1.11抄送机关的字体:四号宋体、黑色- 1 -3.1.1.12印发说明的字体:四号宋体、黑色印章上不压正文，下压日期3.1.1.13所有红头文件在发布之后将原件交由行政部并进行统一编号保管 3.1.2规章制度文格式3.1.2.1文件标题:各级标题均用阿拉伯数字(1，1.1，1.1.1)区别，大标题为黑体三号加粗，一级标题为宋体四号字加粗，二级标题为宋体小四号字加粗，三级标题为楷体GB-2312小四号字加粗3.1.2.2文件正文:宋体小四号字，正文强调部分内容为宋体小四号字加粗3.1.2.3发文单位/发文时间/落款/日期:宋体小四号字3.1.2.4主题词/呈/发:宋体小四号字3.1.2.5行间距:1.5倍(未定义文档网格)3.1.2.6页边距:上下各为2.54?,左右各为3.17?3.1.2.7公司简称:在文件正文内可简称“泰谷生物”3.1.2.8公司全称:在落款、合同文本等情形必须用全称3.1.2.9公司文件机密程度说明(详见附件1)3.1.3请示文格式3.1.3.1请示标题为三号宋体加粗居中3.1.3.2正文段落1.5倍行距，字体为四号宋体字3.1.3.3落款/日期为四号宋体字3.2公司文件编号要求3.2.1发文字号编写说明发文字号简称文号，是由发文机关代字、年份和序号组成。
年度、顺序号用阿拉伯数码标识;年份应标全称，序号用中括号“[ ]”括入;序号编虚位(即1编为001)，不加“第”字，表头红线不加五角星。
3.2.2部门代码说明:部门(各中心)代码:以部门拼音开头两个字母的缩写来表示，若出现字母重复的代码，由各部门自行拟定并报行政部备查:行政部XZ、证券与投融资ZT、企划部 QH 、人力资源HR、财务部CW、有机物料腐剂营销中心FSJ、生物肥料有限公司SWFL、生物兽药有限公司SWSY、采购部CG、物流部WL、质量部ZL、农用微生物研究院YJY、生产部SC、后勤部- 2 -HQ。
3.2.3发文字号的种类及使用规定:3.2.3.1以公司名义下发本公司范围内的决定、决议、通知、通报、意见，转发总公司的批复和上报政府职能部门的请示、报告的文号。
(见附件2) 落款名称:湖南泰谷生物科技股份有限公司文件编号:湘泰科字[2012] X号3.2.3.2公司内部各部门之间工作联系的文号。
(详见《工作联络制度》)3.2.3.3公司内部制定相关管理制度办法等。
(见附件3)3.2.3.4部门名义上报公司领导的请示的文号。
(见附件4)落款名称:湖南泰谷生物科技股份有限公司文件编号:TGQS-部门代码[2012] X号3.2.3.5公司会议纪要的文号。
(详见《会议管理制度》)4.附则本规范从发文之日起执行，由行政部负责解释。
湖南泰谷生物科技股份有限公司2013.1.1- 3 -5.附件附件1:公司文件机密等级说明附件2:公司发文模板附件3:管理制度发文模板附件4:内部请示模板附件1:公司文件机密等级的说明为了加强公司内部的案宗管理，避免公司或客户商业机密落入竞争者手中，公司将对各类文件进行机密等级设置，具体说明如下:依其属性分级区分为:一般文件、密件、机密文件、极机密文件与绝对文件共五级;除一般文件外，均属公司重要文件与具有商业价值文件，也都列入受保护范围;文件等保存举例说明管控要求级分类期限1: 一般3年或文1.1 日常性通告、公告、且不涉及政策性与技术性公司内部人文件件有效的; 员均有浏览期权限 1.2 有关工作或生产进度安排之文件、公告、通告、内部联络单;1.3 有关休假、调假、补假、放假等之文件、公告、通告、内部联络单;1.4 有关人员之奖惩、晋升、降级、公开表扬与奖励等之公告、通告、内部联络单;1.5 政府或有关部门要求代为发布的文件且不涉及政策性的;1.6 日常性签呈、请购单、委托修复单、提案与提报类(但不包括人员奖惩或调薪)且不涉及政策性与技术性的;1.7 日常性呈批单据(如:派车单、公出单、忘打卡证明…) 且不涉及政策性与技术性的;1.8 其它有效期在1年以下的文件、文书、且不涉及政策性与技术性的;2: 密件 5年或文2.1 有关人员之奖惩、晋升、降级、调薪之建议案相关部门负件有效或签呈; 责人有浏览期- 4 -2.2 有关劳动合同及其附属文件; 权限 2.3 员工薪资及其相关档案文件(含银行账号); 2.3 员工个人资料及其相关个人隐私文件; 2.5 ISO相关文件、档案与数据;2.6 订单、采购单、生产命令单、入库单、报价单….等单据与相关数据(含计算机档案);2.7 厂商(供货商、协力厂商、配合厂商)资料; 2.8 一般合同或协议书、且不涉及商业价值或技术性的(如:用工合同、勤工俭学、改建工程等); 2.9 劳资协议或合同(如:年薪合同、保密协议、竞业禁止、工伤赔偿、培训协议等);2.10 登录“系统”之个人账号与密码; 2.11 研发人员之计算机开机或重要数据之账号与密码;2.12 尚未对外公开之会议记录;2.13 各单位日常生产数据、入出库数据及各项数据窗体;2.14 其它经部门经理级以上核定为密件的;3.机密10年或相关部门经3.1 设计图纸、BOM数据、样品测试数据、样品数文件文件有理级以上以据; 效期及相关授权3.2 质量部各项检验或测试数据和标准; 人有浏览权限 3.3 客户往来电邮或书信等一切资料(不涉及客户基本数据及价格数据);3.4 生产或组装使用之各项装配图、检验检测标准或数据、说明及含有技术性之文件;3.5 生产系统内之各项数据;4.极机20年或4.1 财务部之各项文件与内部流通报表; 相关部门经密文件文件有理级以上有4.2 采购部内部流通文件与报表; 效期浏览权限4.3 其它经协理、厂长、行政人事处核定有必要订为极机密的文件;5: 绝对50年或5.1 与各户有关之价格数据与基本数据(如:客户公司决策层机密文文件有联系人及电话地址等); 浏览权限件效期5.2 与质检或商检局正式往来之各项资料(如:质- 5 -检单、账册等);5.3 财务部正式上报报表或账册、单据等资料;5.4 公司副总经理级以上人员或投资方之各项资料;5.5 其它经副总经理以上核定有必要订为绝机密的文件;- 6 -附件2:湖南泰谷生物科技股份有限公司文件湘泰科字2012 [XXX]号机密程度:关于下发《》的通知正文:湖南泰谷生物科技股份有限公司二?一二年X月X日主题词: 关键字关键字发:湖南泰谷生物科技股份有限公司抄送:公司全体员工- 7 -附件3:文件名内部公文格式标准规范(试行) 文件编号 TGXZ000 称编制部行政部修改状态初稿共1页门编制人彭俊杰实施日期年月日审核人: 日期: 批准人: 日期:标题 1.目的2.适用范围3.内容3(1二级标题3,1,1三级标题正文n.附则本规范从发文之日起执行，由XX部负责解释。
n+1.附件- 8 -附件4:请示TGQS-部门代码2012 [XXX]号领导审批意见:标题:请示部门:请示人:请示部门负责人:请示时间:呈:抄送:请示内容:泰谷生物XX部年月日- 9 -下面是赠送的保安部制度范本,不需要的可以编辑删除!!!!谢谢!保安部工作制度一、认真贯彻党的路线、方针政策和国家的法津法觃,按照####年度目标的要求,做好####的安全保卫工作,保护全体人员和公私财物的安全,保持####正常的经营秩序和工作秩序。
二、做好消防安全工作,认真贯彻“预防为主”的方针,教育提高全体人员的消防意识和防火知识,配备、配齐####各个楼层的消防器材,管好用好各种电器设备,确保####各通道畅通,严防各种灾害事故的发生。
- 10 -三、严格贯彻值班、巡检制度,按时上岗、到岗,加经对重要设备和重点部位的管理,防止和打击盗窃等各种犯罪活劢,确保####内外安全。
四、、加强保安队部建设,努力学习业务知识,认真贯彻法律法觃,不断提高全体保安人员的思想素质和业务水平,勤奋工作,秉公执法,建设一支思想作风过硬和业务素质精良的保安队伍。
11、保持监控室和值班室的清洁干净,天天打扫,窗明地净。
12、服从领导安排,完成领导交办任务。
5、积极扑救。
火警初起阶段,要全力自救。
防止蔓延,尽快扑灭,要正确使用灭火器,电器,应先切断电源。
6、一旦发生火灾,应积极维护火场秩序,保证进出道路畅通。
看管抢救重要物资,疏散危险区域人员。
九、协同本部门或其他部门所进行的各项工作进行记录。
- 11 -保安员值班操作及要求一、交接岗1、每日上午9时和下午 19时为交接岗。
2、交接岗时将当班所接纳物品清点清楚,以及夜班所发生的情况未得到解决的需>面汇报。
检查值班室内外的卫生状况,地面无纸屑,桌面无杂物,整齐清洁。
二、执勤1、7:50 — 8:10、13:50 —14:10立岗迎接上班人员;12:00 — 12:20 、18:00 — 18:20立岗送下班人员。
2、值勤时做到遇见领导立岗,检查物品立岗,外来人员进出立岗。
- 12 -3、门卫室值勤时,应做到坐姿端正,注规监规器的劢态,做好接待工作,值勤期间不看书报电规,听收音机。
不不无关人员聊天,劝阻无关人员不要在门卫室寄存物品或打电话,禁止打瞌睡。
4、维持门口秩序,使之保持畅通。
5、熟记消防,报警,救护及内部联系电话。
三、巡逻巡逻是防盗及发现####有不安全因素的重要措施。
1、每天按照巡检制度定时轮流巡逻。
2、巡逻时思想集中,保持高度警惕,不吸烟,不不无关人员闲聊,幵将每一点所发生情况记录清楚,巡逻时做到勤走劢,勤思考,勤观察。