根据管理咨询公司的职位设置思路以及咨询公司关于项目管理工作开展思路,结合自身工作经验以及查阅相关资料,整理出项目管理专员的工作开展思路。
房地产开发项目具有投资额大、建设周期长的特点,从而决定了房地产开发项目在项目立项、可行性研究、设计、施工、交付使用、物业管理维护等各个阶段都存在大量的不确定性因素,容易受到社会环境、经济环境、工程管理建设环境等诸多因素变化的影响,使房地产开发项目在整个寿命周期中都存在风险。
一、在项目立项阶段、项目可行性研究阶段这个阶段是房地产开发过程中一个最重要的环节。
本阶段的任务是通过对国家、地区和地方的政治、经济和社会发展趋势、市场的供应、需求等经济环境等诸多因素进行综合考虑后,制定开发策略,以确定房地产开发经营的类型和方法。
本阶段的风险主要存在与以上这些方面,做好这些方面的风险识别和监控是至关重要的,风控中心协助置业公司,协同集团运营中心对市场进行充足的调查,弄清当前经济环境下、相关政策下人们对于房产的购买意愿是否强烈、对于房产项目的整体要求、价格的承受限额等因素,做好项目的市场定位包括项目的产品定位、建筑产品的质量定位、建设环境的品质定位,都是根据市场调查、项目的经济技术分析、项目可行性研究报告做出的,是指导项目决策、项目设计、项目营销策划方案等前期工作的依据。
项目的市场定位确定(决策)以后,有助于确定项目的建设风格、建设成本、营销推广方案,也就预决定了项目的销售前景,一旦市场定位不准确,项目的指导思想容易出现失误,是后期无法或者是非常困难弥补的风险,也是项目开发过程中最大的风险。
此阶段后就可以进行监理单位的选择,监理单位是受我单位委托,协助我单位监控整个工程的质量、工期、造价等全方面的情况,在我单位和施工单位出现不一致时,在不影响施工单位的利益前提下,维护我单位的利益。
监理单位在项目的实施过程中作用很重要,在选择监理单位时一定要强调监理单位人员的技术力量及协调能力,以确保项目的质量和各方面关系的协调,不至于出现质量事故或者各方面关系混乱不协调而影响整个项目的工期、质量等。
二、项目方案设计阶段在进行完可行性研究,通过分析、研究等环节,项目进入设计阶段,是整个工程项目具体开始的第一步工作,能否选择一个综合素质较好的设计单位,能否制定一个合理的设计方案,设计方案的整体效果能否满足客户的需求,直接影响到项目的整体进度、投资、质量,对整个项目有着至关重要的作用。
把握好设计这个环节,是提高工程投资效益、保证工程质量、控制工程造价、缩短建设周期的重点所在。
在本阶段,置业公司会对设计单位进行公开招标,综合比较设计单位,选择一个设计能力强,设计经验丰富的设计单位,风控中心在置业公司和监理单位调查的基础之上,对参与投标的设计单位进行场外调查,调查的环节有设计单位上报的资质是否与实际相符,所上报的设计案例是否属实,以及之前设计过的案例的客户满意程度等相关的调查,确保设计单位的设计能力。
在敲定设计单位后,及时向设计单位提供各种设计用的数据,以及供水、供电、供气、供热、环保、市政道路等方面的基础资料,以便设计单位及时开展设计工作。
三、施工阶段在完成设计后,项目就进入了最重要的施工阶段,施工阶段持续时间最长,施工过程中发生风险的节点比较多,涉及安全施工、工期、工程质量等各方面因素。
设计工作完成后,首先要进行的就是施工单位的选择,在公开招标过程中,保证公开公正公平招标,根据国家相关法律规定进行招标管理,以便能选择到技术实力强,施工经验丰富的施工单位,风控中心在置业公司和监理单位调查的基础之上,对施工单位的资质、施工经验、技术力量、施工器具等进行调查考察,确保资质以及经验等都满足项目的整体要求。
在选择完施工单位后,我单位就需去职能部门办理各种开工需要的手续,确保及时办理手续,不会因手续问题影响项目的进度。
关于施工场地的三通一平(水通电通路通场地平),我单位可以自己做,也可以委托施工单位做(一般都由施工单位做,我单位负责工程量核算及付款,此款项是合同价款外的款项,特别是场地平整的工程量以及机械台班,项目管理专员需在场见证,确保量的真实准确性)。
施工单位需向我单位上报施工组织总设计,在总设计中施工单位会结合自身的实际经验,制定工期保障措施、人力资源的配置、施工机具器械配置、有难度的施工部位需要报专项施工方案、整体消防安全方案、安全生产方案等等,置业公司项目负责人需和监理单位共同审核方案的可行性,结合自身项目管理经验判断方案是否能满足项目的整体需要,确保方案的可行有效,并在施工过程中督促施工单位严格按方案施工,确保项目的安全、质量、进度、成本、整体稳定等因素,保证项目的运行。
风控中心项目管理专员根据上报方案,协助置业公司项目负责人在施工过程中,查找施工单位是否按照国家相关法律法规、行业规范施工,落实人员、器械的到位情况等,确保在每个施工阶段都能保证安全、质量、进度。
进度方面,施工单位会上报月计划、周计划,严格按照上报计划进行施工,严格控制进度大节点,并采取相应的奖惩措施,确保进度。
质量方面,配合项目负责人,建立单位专业监理工程师对质量进行管控,监督施工单位严格按照规范施工、上报资料、对进场材料进行抽样报验,确保工程所用材料合乎设计要求,施工方法符合规范要求,上报的资料符合竣工验收条件。
四、合同环节合同在整个项目中,很重要,项目开发复杂而庞大,在开发过程中,面临的合同风险很多,涉及到很多法律法规,如合同法、物权法、招标投标法、土地管理法、城市房地产管理法等。
我们集团要实现控制经营风险和效益最大化的目标,必须对项目开发全过程所涉及的合同进行有效管理。
项目的合同有以下特点:1、合同的多样性项目按照开发进程,要签订的合同有:土地使用权出让合同、合作开发合同、项目贷款合同、设计合同、监理合同、勘察合同、咨询合同、施工合同、材料设备采购安装合同等。
因此在项目开发过程中,需要与不同的主体进行合同谈判与商洽。
2、条款的专业性地产开发经过近几年的发展,已形成了较为成熟的模式,因此项目开发中涉及的多数合同均有通用(固定)条款或直接体现为格式合同。
专业化的合同条款既有利于减少分歧,提高合同谈判效率,又有利于事后达成共识,对合同执行过程中产生的纠纷起到化解矛盾的作用。
(我单位根据借鉴相关经验,结合我单位自身实际情况,拟定合同)。
3、期限的长期性房地产开发具有较长的周期,通常项目合同的履行时间跨度较长,甚至涵盖整个项目开发周期,如合作开发合同、施工合同、设计合同、监理合同等。
4、履行的复杂性受市场、政策、法律法规出台或修订、项目所处位置规划或地理条件变化等的影响,合同在履行过程中,可能出现种种突发状况,除了根据合同条款来协商解决,由于项目合同通常标的额都较大,一旦发生利益冲突,各方为了维护自身权利,往往需要展开谈判,或采取各种应对措施,增加了合同履行的难度。
协同运营中心、财务部在合同谈判、签订、履行、完成和总结等一系列行为的监督、检查、纠正、完善的全过程进行管控。
通过对项目合同的风险管理,达到控制房地产项目开发成本和预防经营风险的目的。
五、成本控制成本在项目管理过程中至关重要,成本的有效控制能减少整个项目成本,对项目的精细化管理比较重要。
在项目立项之初就应该建立成本意识,我单位的所有项目参与人员都应在工作工程中带着成本理念,严格控制每一项工程支出,建立完善的项目资金管理方案,因为项目的资金流出大都是在工程中发生,且临时发生的项目较多,根据相关工程经验,提前做好资金的计划,支付前提前报批,临时发生的临时向主管领导汇报,建立相应的机制。
1、设计阶段:我单位应第一时间向设计单位说明我们的建筑风格、效果档次等设计意图,以及在保证建筑物各项使用功能的前提下,我们的投资限额,让设计单位明确知道我们的预算底线,确保工程造价不超出我们的整体预算,投资限额可以促使设计单位加强在经济和技术方面的不断平衡,是设计人员的工程造价意识增强。
2、施工阶段:根据合同条款,根据实际工程量由施工单位上报监理单位和我单位经过严格核实后予以结算;临时发生的工程量必须有完备的见证手续(有监理单位和我单位项目管理人员见证签字的,在此过程中,项目管理专员可以见证,有夜间较晚时间发生的,一般有专业监理工程师在场,需有完备的签字手续);有设计变更的,根据变更内容,根据与施工单位签订的合同条款,根据实际情况结算。
在此过程中,风控中心项目管理专员配合置业公司项目负责人、会同财务中心相关负责人对施工单位上报工程量根据施工图纸以及签证记录予以核算,核算无误后根据相关程序结算工程款。
竣工决算:决算阶段是整个项目最后核算环节,此环节更能很好的控制整体成本,为项目的重要环节。
1、决算审核中存在的问题主要有两方面,一方面是施工单位存在的问题:如送审资料不完整、现场签证表述不清及手续不全、高套定额、重复计算工程量、编制假预算等。
另一方面是我单位存在的问题:如管理人员对有关工程建设的法律、法规及专业知识学习不够、缺乏技术专管人员、从事工程技术工作人员专业技术知识和道德水准不高,造成工程项目施工中不合规的变更签证增多等,所以在本环节需要采取切实有效的措施,以解决这些问题,合理评价工程造价,维护我单位的经济利益。
2、在此过程中,置业公司应建立健全的工程结算送审资料完整性与符合性审查制度,从源头把关,避免工程结算失去真实性,风控中心项目管理专员在施工过程中应根据项目的实际发生工程量进行见证,根据实际情况在决算工程协助置业公司相关负责人审核工程量。
完整的送审资料包括①招投标文件、中标通知书、工程施工合同及协议;②施工图和竣工图、招标答疑文件、图纸会审记录;③有效隐蔽工程验收记录、设计变更签证单及现场签证资料;④工程结算书(含工程量计算书、综合价格分析表、材料调价表、钢筋抽筋表、造价汇总表);⑤工程竣工验收合格证明(消防验收合格证明、规划验收合格证明、环境检测验收合格、档案验收合格)、工程付款证明等相关资料。
对于送审资料要有专人审查报送的资料是否齐全,对符合条件的结算审核资料统一编号、登记台账、报送人签字后收存。
3、根据实际经验,工程竣工后,进入工程决算审核阶段,有的建设单位有能力和人员进行工程决算审核(内部审核),有的建设单位由于人员少或审核工作量大,委托会计师事务所等中介机构进行工程决算审核(即外部社会审核),(没有了解置业公司的运作情况,应该以外部审核为主)。
但无论什么形式审核,都必须以工程施工合同为依据,在时间上必须遵守合同中规定的结算时间。
对于合同中没有规定的新增部分,对照竣工图纸、设计变更、现场签证等依法进行审核,做到心中有数、思路清析、客观公正、有效控制。
4、加强专业知识学习,提高个人能力和素质工程结算审核是集技术、经济于一体的比较专业的业务,对审核人员要求比较高,既要有良好的职业道德修养,又具有较高的专业技术技能,懂得相应的经济法律、法规、政策。