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电子邮件礼仪-职场邮件

(1)、会议时间:9:00~10 :00 (2)、日期:2011、7、12 2.3.1. 2.3.2. 一、要注意不要出现错别字; 二、要注意标点符号要正确。
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10. 使用正确的标点符号-错在哪里
• 正确的标点符号给人的感觉是“你很专业”。以 下的标点符号是不正确的,你知道吗?
• 当收件人为多人时,称呼可用:
– 各位: – 各位领导: – 各位同事: – Dear all,(如为英文邮件,要用逗号)
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8. 邮件正文
• 正文要从“称呼”下另起一行,不要从“称呼”在同一行开始。 • 按逻辑顺序安排邮件内容
– 首先:开门见山,点明问题 – 其次:细节描述,背景说明 – 接着:提供支持性材料或附件 – 留意:原邮件(先前的邮件)加在回复内容之后 • 6W1H: Who, What, Where, When, Why, How(人事地,时因 法) – 清楚表达你的观点 – 每个项目都需要有一个责任人和截止日期 • 注意 – 邮件正文也许很短,但不要写在“主题”中
Re: Re: Re: Re: Re: 清明节放假事宜 • 在资源管理器中使用快捷方式发送邮件时,请删除主题中
的“发送附件:”,不要出现“发送附件:XXXX”
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不要使用“万金油”邮件主题
• 主题的含义要具体且有意义
– 以下的主题不够具体,不方便收件人理解
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5. 回复邮件时注意:主题与内容相符
• 特别注意不要把人名写错。写错人名给人的感觉是极不尊的”,更 不要按自己的喜欢来写)
– 常见写错的名字有:丽莉利,平苹萍,洪红宏,华桦,清青 菁,林淋琳,玲铃,民明名,生升,娇姣,英瑛
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10. 使用正确的标点符号
• 正确的标点符号给人的感觉是“你很专业”。以 下的标点符号是不正确的,你知道吗?
• 不建议使用密送 BCC有可能看不到TO&CC的人,BCC的回复有可能
让TO&CC的人看到 • 回复邮件时注意
– 要根据邮件内容修改“收件人”和 “抄送”名单, – 不要随便就回复给所有人,通常不使用“回复全部”
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3. 禁止使用“群发邮件”
• 因使用“群发邮件”不当而造成公司内部骚乱的例子屡 见不鲜
• 抄送( CC List) – 需要了解此邮件事项相关的人 – 通常包含发件人的主管和收件人的主管,因为双方主管 都要了解你做的事
• 密送(BCC List) – 发件人想把此邮件发送给他∕她但又不想被TO&CC的人知

• 思考: – 你发出的邮件,数据或内容有错,收件人以为你的主管 已经审核过了,而实际上你的主管并不知情
• 除了董事长/总经理“致全体员工”外,其他人禁止使用 群发邮件
• 通知通告类邮件只发到部门主管和部门文员,由部门主 管负责传达(这是部门主管的责任)
• 不要自认为“这个邮件可以群发”你就群发了,一旦这 样,你出错的机会就多一次。
• 不要自己发送离职通知邮件。离职通知由人资部门负责 发送
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2. 收件人、抄送和密送注意事项
• 出部门邮件,必须抄送给部门主管(总监、经理、副经 理),出公司邮件,必须抄送给分管副总或总经理
• 公司内部沟通邮件不可抄送给公司外部人员。 – 思考:内部讨论定价问题被客户知道了
• 邮件只发给该发的人,不要发给不必要接收此邮件的人, 以节省大家的时间
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9. 避免错别字
• 邮件中出现错别字会被认为是做事不认真,客户由此判断一个 团队做事不认真。因此,一个有错别字的邮件可能导致几百万 上千万订单的损失
• 如果使用outlook等写英文邮件,则每次使用“拼写检查”。如 果写中文邮件,则自己要会检查。或者贴到word中进行中文语 法检查
电子邮件礼仪
(Rev. 20130108)
大纲
13 电子邮件礼仪的目的 2 电子邮件的收件人和主题 3 电子邮件的内容、结尾、附件 4 电子邮件的回复、转发
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你会很惊讶地发现在当今这 个时代,一些管理者仍然没有意 识到电子邮件的交流是多么重要, 许多管理者不及时地回复电子邮 件或根本不回复,或者回复邮件 的时候并不是回答那些问到的问 题。非常专业地处理电子邮件会 使你成为一个更好的管理者,会 使你的公司很有竞争力。
(1)、会议时间:9:00~10 :00 (2)、日期:2011、7、12 2.3.1. 2.3.2. 一、要注意不要出现错别字; 二、要注意标点符号要正确。
• 主题要与邮件内容相符,特别注意在回复邮件时或转发邮 件时,要根据邮件内容修改主题。 – 以下例子不应是回复邮件,而是要新建邮件
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6. 主题不是正文
• 不要把邮件正文内容写在主题中, 除非只有简单的一句话 – 以下是不恰当的邮件主题
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7. 称呼
• 邮件要有称呼 • 称呼要和收件人清单一致,不含抄送人
• 严肃性 – 商务电子邮件不同于私人邮件,它具备严肃性和商务 规范性
本讲义整理了最常见的24项电子邮件基本礼仪,学会应
用,必使您获益良多
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1. 收件人(To)、抄送(CC)与密送(BCC)
• 收件人(To List) – 需要回复或采取行动的人 – 不要把仅需了解此邮件事项的人放入“收件人”
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4. 邮件主题
• 主题一定要写,不能为空 • 主题必须具体,不含糊,且有意义
– 例如:“20110813 生产部周工作例会会议记录” • 当回复邮件时,要修改主题以反映新的内容 • 邮件回复或转发多次后,主题前面会自动添加“回复”、
“Re”、“Fw”等,你要适当删除,保留最多两个。这样 的例子就没有意义,如:
Phillip Hunsaker 《管理技能与方法》附录C
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为什么需要电子邮件礼仪?
电子邮件实施礼仪规则重要性的原因有如下3个: • 专业特性:
– 通过使用合适的邮件语言,你可以传达出一个专业的 形象,“我很专业!”
– 特别是对那些我们不认识的人,这是他们判断我们的 唯一方法。
• 效率: – 邮件组织得当、条理清晰,避免浪费他人时间
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