Word目录编排功能应用
录是一个文档中不可缺少的一部分,目录的内容通常都是
由各级标题及其所在页的页码组成,目的在于方便阅读者直接查询有关内容的页码。
目录编排是档案编研工作中必不可少的一项工作。
如果用手工完成一个文档目录的建立,将是一件机械而容易出错的工作,因为您必须一字不错的将每个标题的内容照抄到相应的目录中,而且要将该标题所在页的页号正确无误地记录下来。
当文档中的标题被修改后,您又必须手工更新目录的内容,稍有不慎,生成的目录就会题文不符。
笔者在工作中使用Word目录自动编排功能,觉得方便又准确,在此介绍给同行,以供参考。
Word提供了根据文档中标题样式段落的内容自动生成目录的功能。
您可以通过控制创建目录的标题级别数来控制目录的级别数。
但文档中的标题一定要使用相应的标题样式,否则,Word就不能按标题样式自动创建目录。
Word共提供了9级目录格式,它们一般为“目录1”、“目录2”、“目录3”、……“目录9”。
“目录1”的内容一般为“标题1”的内容,如文章的每一章的标题,参考文献、附录、索引等标题,但整个文档的大题目、目录标题的“目录”、前言的标题“前言”等不能作为“目录1”中的内容出现在目录1中。
“目录2 ”的内容为“标题2”的内容,“目录3”为“标题3”的内容,以此类推。
文档的目录一般只需要3级,最多不超过4级或5级。
一、目录的生成
目录的生成一般都在文档写作完成后才进行。
其生成过程就是目录域的插入。
要插入目录,首先要选择目录的插入点,一般都选择在
文档正文之前,并将光标定位到该插入点。
具体操作步骤如下:
1、 选择〘插入(I)〙菜单中的〖分隔
符(B)〗命令后,屏幕上显示“分隔符”
对话框,右图所示,点击〖分页符〗中
的“下一页”选项,然后再单击〘确定〙
按钮。
(主要功能是将目录与正文的页
码断开,即确保目录和正文的页码都分
别从“1”开始。
)
2、 将光标
定位在分节符
前,选择〘插入
(I)〙菜单中的〖索
引和目录(D)…〗
命令后,屏幕上
显示“索引和目
录”对话框,如右
上图所示。
3、 激活〖目录(C)〗选项后,在〖格式(T)〗选项下选择合适的目录格式,并在对话框中部查看其预览效果。
4、 在〖显示级别(L)〗选项下输入不同数字以改变目录中包含的标题样式级别数目。
5、 单击〘确定〙按钮,就会将
目录添加到文档中。
右图所示的是用
Word 自动生成的《科研成果简介)》
目录。
二、目录的更新
当对文档的标题作了修改之后,
自然需要对新文档的目录进行更新。
如果用手工更新目录的话,就要
对每一条目录进行更改,但用Word 目录的更新功能只需点上几下鼠标就可以了。
自动更新目录的方法是,将光标放在已插入的目录区域内按F9键或点击鼠标右
键并选择快捷菜单中的
〖更新域〗命令,屏幕显
示如右图所示对话框。
如果文档的标题方案
没有改动,则选中〖只更
新页码(P)〗复选框后,点击〘确定〙按钮。
此时系统只搜索每个标题所在的页码,然后自动更新目录中的页码。
这是在标题内容不变的前提下,尤其是当文档非常大,生成一次目录的时间很长时更新目录的一种快速方法。
它可以避免重复劳动,从而节约大量时间。
若标题的文字也发生了变化,则需要选中〖更新整个目录(E)〗复选框,让系统重新自动生成文档目录。
三、 使用目录查阅正文内容
如右图所示,在目录中找到要
查阅的某一标题后用鼠标左键点
击其右边的页号,Word97就能快
速跳转到该标题及其正文所在的
页面如左下图 所示。
四、 如何定义标题样式
一篇文档在录入写作之前,请规划一下所要使用的标题和文档内容,并考虑哪些需要使用第一级、第二级、第三级标题依次对应于Word 提供的标题1、标题2、标题3。
具体定义方法有两种:
一种是先定义标题级别样式后录入内容。
点击〘格式〙工具栏左侧〖正文〗栏中的下拉菜单,从中选择标题级别后即可录入标题内容。
另一种方法是先录入标题内容后定义标题级别。
即选中要定义的标题后,点击〘格式〙工具栏左侧〖正文〗栏中的下拉菜单,从中选择标题级别。
如下图所示欲将“四、如何定义标题样式”设为三级标题时,先选中该行,然后点击〘格式〙工具栏左侧〖正文〗栏中的下拉菜单,点击“标题3”即可。
图7 设置标题样式。