电子档案管理制度11
电子档案管理制度
一、总则
1、为加强公司档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用电子档案，为公司发展服务，特制定本制度。

2、公司电子档案，是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史电子文件记录。

3、各部门及各项目承办人员应保证项目及相关文件的系统完整(各种附件一律不准抽存)，项目结案后及时归档。

4、工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

1、公司资料：规章制度、资质证书、宣传资料、合同档案等资料。

2、技术资料：设计规范、产品施工图、项目资料。

3
4、学习资料：读书
三
1、公司指定专人负责电子档案的管理。

2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，严格按照本制度的“文件分类及编号方法”进行分类、编号，每周一上午将上周文件资料交管理负责人进行归档储存。

3、一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集，会议文件由行政部收集。

四、归档要求
(一) 文件的登记
1、归档前应由文件形成部门按照规定的项目对电子文件的真实性、完整性和有效性进行检验，并由负责人签署审核意见，检验和审核结果填入《归档电子文件移交、接收检验登记表》(见附录A表A.1)。

2、归档电子文件应以盘为单位填写《归档电子文件登记表》首页(见附录B的表B.1)，以各文件夹为单位填写续页(见附录B 的表B.2)。

3、电子文件登记表为树式链接，在上级电子文件登记表中建立链接，通过鼠标点击可查看下级电子文件登记表。

4、电子文件登记表应与电子文件同时保存。

(二) 文件分类及编号方法
1、档案管理负责人按照“附录C”对文件进行分类。

2、电子文件稿本代码：M (manuscript)—草稿性电子文件；U (unofficial)—非正式电子文件；F(formal) —正式电子文件。

3、电子文件类别代码：T（text）—文本文件；I（image）—图像文件；C（chart）—图形文件；V（video）—影像文件；A（acoustical）—声音文件；H(hypermedia)—超媒体链结文件；P（program）—程序文件；D（data）—数据文件。

(三) 文件格式规定
1、文字型电子文件以WORD、PDF、TXT为通用格式。

2、扫描型及图片型电子文件以JPEG、JPG为通用格式。

3、视频和多媒体电子文件以FLASH、A VI、WMV、ASF、MPEG、MOV、RM、RMVB、WA V、MIDI、WMA为通用格式。

4、音频电子文件以WA V、MP3为通用格式。

5、对于非以上通用格式的电子文件，如无法转换为通用格式且在存档电脑上无法打开，则必须在存档电脑上安装相关软件。

(四) 注意事项
1、档案质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系
2、归档的文件材料均应齐全完整。

3、档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文
件材料应依序排列在一起，即正件在前，附件在后；草稿在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。

五、档案管理人员职责
1、按照有关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。

2、按照归档范围、要求，将文件材料按时归档。

3、工作人员应当遵纪守法、忠于职守，努力维护公司档案的完整与安全。

六、档案的利用
1、公司档案只有公司内部人员可以借阅，借阅者需填写《归档电子文件借阅单》(见附录D的表D.1)，报主管人员批准后，方可借阅。

未经批准，任何部门或人员不允许擅自复制电子文件。

2、借阅时，应由档案管理人员将资料拷贝件存放在共享文档各借阅人专用文件夹，借阅人应在当天将借阅档案剪切另存，以免增加共享文档的负担。

3、档案不准转借，必须专人专用。

七、档案的安全管理
1、档案管理人员应对储存电子档案的专用电脑设置用户名及密码，填写《档案电脑用户名及密码登记表》(见附录E的表E.1),并提交总经理备案。

2、档案电脑密码应3个月更改一次。

3、档案管理人员应对涉及公司机密的文件夹进行加密，填写《加密文件登记表》(见附录E的表E.2),并提交总经理备案。

附录A
表A.1 归档电子文件移交、接收检验登记表
电子档案管理制度1
电子档案管理制度
2013年
金银山煤矿
电子档案管理制度
为了加强应急救援专业电子文件归档管理，保障电子文件和电子档案的安全保管和有效开发利用，更好地为学校发展服务，根据《中华人民共和国档案法》的规定，结合本专业实际，特作如下规定：
一、建立与健全电子文件的管理体制和工作职责
1．电子文件是我单位开设的一种独立的档案门类和载体，
它和其他档案一样，应加强领导。

电子文件从形式到归档的管理过程中，由何乾龙统一负责。

应急救援档案资料统一归金银山救护队技术员管理，统一存放于中队技术员办公室，为应急救援档案办公室。

2．电子文件应按制度严格要求，妥善管理，确保其不散失、不损毁、不失真，从而保证电子文件的完整、真实和有效利用。

3．电子文件实行集中统一管理。

校档案室要配备与业务部门兼容的计算机系统，使归档的电子文件能有效机读。

档案人员应忠于职守，熟练地掌握计算机系统的使用技能，组织编制归档电子文件的各种检索工具，积极主动提供服务，充分发挥归档电子文件的作用。

二、电子文件的归档方式
1．电子文件的归档方式主要包括逻辑归档和物理归档，
根据本单位工作实际，现强调物理归档。

2．各部门根据归档要求，在应归档电子文件产生时打上相应的标记；把经办过程中的情况随时记录在相应的文件中；办理完毕的电子文件应在规定期限内进行物理归档，把带有归档标识的电子文件进行分类（信息类和环境类）组盘。

填写必要著录项目，编制机读记录和要存放载体的编号。

3．归档的电子文件要编制简要检索工具，其基本著录项目为：序号、题名、责任者、文号、每份文件机读时间及位置、密级、保管期限、硬件和软件环境等著录内容，归档电子文件的著录应符合国家档案著录规则基本要求。

三、电子文件的移交与保管
1．电子文件在每年六月份前将上年度的应归档的电子文件向档案部门归档，移交时做到数据完整、内容准确、利用安全、编目规范、帐目一致、手续清楚、移交清单一式二份，交接双方签字后各执一份。

2．校档案室负责电子文件归档前的监督、指导工作，以及归档检查验收和接收后的统一编目、保管、开发利用。

做到外观完好、整洁无损、记录的字节数、检索条目等著录项目与登记一致，确保上机测试无病毒和百分之百的准确率。

3.入库的电子档案，每两年要机读抽查一次，发现问题及进补救。

4．随着计算机技术和设备的更新、发展，对库存电子档
案进行同步更新复制、复制或补救新版本，旧版或有问题的载体仍需保存三年。

5．保管电子档案的装具要求有防光、防尘、防磁、防有害气体的设备，温度控制在14℃—24℃，相对湿度控制在45℃—60℃。

四、电子文件的提供和利用
1．封存的电子档案不外借，利用时使用复制件，联网利用要有安全保密防范措施和可靠的监管保障。

2．销毁电子档案，需经本单位校档案鉴定小组、分管领导
批准，编制销毁清册，监销人、销毁人签名盖章。