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采购合同签订风险防范

公司采购合同签订的风险防范(涉外合同除外)

在公司的经营活动中,时常面临着各种潜在的风险,尤其是销售工作和采购工作,如果合同签订内容有缺陷和漏洞,就有可能给公司造成潜在风险,甚至是重大损失,俗话说:“害人之心不可有,防人之心不可无”,因此,我们在签订合同时,都应当采取书面的形式订立。订立合同时,要力争做到用词准确,表达清楚,约定明确,避免产生歧义,一定要认真考虑每一个条款以规避潜在风险。

根据实际经验,我觉得目前采购合同的风险主要有质量风险、进度风险以及诉讼风险,落实到具体条款,主要有以下一些问题:1.签订合同类型的选定

一般公司采购合同的合同文书上都明确为“采购或购买合同”,而有些供应商要求我公司签订“加工承揽合同”。若我方同意按“加工承揽合同”签订,一旦双方发生诉讼就会存在潜在诉讼管辖地的风险,因为根据最高人民法院的司法解释,对“加工承揽合同”,如果没有明确的约定,一般都会在加工地法院管辖,也就是说公司诉讼会到供货方公司所在地打官司,对公司不利,因此,采购合同一定不能签订为“加工承揽合同”。

2、应确认签订合同当事人的供货资格

签订合同前,应确认其供应商的供货资格及能力。如果是代理商,一定要确认其是否为指定经销商,是否有授权委托书,并确认其主体资格,如果与没有主体资格的供应商签约,有可能使得合同无效,最终受损失的肯定是采购方,将会出现如预付款已付,而货不能到等情况。

3、应明确采购物资具体规格及供应商对物资的质量承诺

公司在签订采购合同前,一定要详细说明所购物资的各种规格、电气性能、甚至是允许的公差(如外协加工件)等,以免所购物资到公司

时出现规格及性能的偏差。

在具体合同条款中,一定要明确,“如果由于供方产品质量的原因而造成的一切责任与损失由供方承担”,假如以后出现质量问题,公司将处于主动地位。

采购人员对于所购电器元件质保期的介定,尽量要签定为元件通电验收后一年或两年,而不要含糊不清。因为我公司销售系统签定的成套合同,一般都是答应用户通电后一年质保。

4、合同价格

价格是合同的实质性条款,应格外重视。必须明确合同价格的构成,明确是否包运费及增值税,以免出现双方理解上的差异,产生合同纠纷。同时明确是否包含各种配件、附件的价格。

当合同价格确定后,最好能与供应商进行协商,额外延长质保期,这也降低了公司的总成本。

5、货物的交付

合同中应明确卖方应在何时、何地交货。一般情况下,合同上都要明确约定本公司所在地为合同的交货地和履行地,这也可能是影响到诉讼时法院管辖地的条款,根据民事诉讼法规定“当合同未明确约定合同管辖地的,以合同履行地为法院管辖地”

关于运输费的问题,一定要明确由供方免费送货到公司,不要签订“由供方代办托运”的条款,因为当由供方代办托运时,若在运输途中货物发生灭损,我方只能向运输公司索赔,而不能向供应商索赔,由于运输是供应商找的,一般不在本地,所以对公司相当不利。

对于交货时间,尽可能地明确为到公司的时间,而不是供方发货的时间。

6、付款方式及条件,

在合同条款中,一定要明确付款方式及条件。对于主要电器元件,一定要留取质保金,以免货物出现质量问题时,我方的话语权不强;同

时,在合同中,能够不支付预付款的,尽量不支付,能够承诺滚动付款账期的,一定要在合同明确约定,减缓公司流动资金的压力。

7、对保留所有权条款的处理

在标准格式合同中,一般都有这样的条款“货物的所有权自需方支付完全部货款时转移,如果需方未支付完全部货款,则货物所有权归供方所有”,遇到这样的条款,采购方一定协商取消该条,或改为“货物所有权自交货时起转移”如果和对方不能达成协议,至少该条应改为“需方根据其货款的支付比例享有货物的相应所有权”,降低公司风险。

8、争议处理条款

在合同中,应约定诉讼管辖地,争取在我方所在地法院起诉。如果与对方达不成协议,可以不明确写出由哪个地方法院管辖,但必须明确前面第5条说过的“将我方公司所在地约定为合同履行地”,这实际上设置了一个“陷阱”,当争议发生时,根据高院的司法解释,“如果合同中没有约定管辖地,由合同履行地作为法院管辖地(即在本地打官司)”。

对于我方处于谈判弱势的供应合同,如有些用户指定元件,必须款到发货,且不愿留质保金的公司,合同中也不能争取到在我方所在地法院起诉,则最起码应约定在原告方人民法院起诉,因为这类合同,如果发生争议,因我方己付全款,基本上是我方起诉对方,所以这样约定对公司有利。

9、对于外购成品贴博森牌出售的一些风险防范

公司还有一类产品是在其他公司直接购买,回公司后换成我公司的铭牌直接进行销售,这类合同除了以上的一些潜在风险外,还存另一种因换牌引起的风险。比如,当发生质量问题时,外购供应方公司有可能不承认赔偿或服务,或者是外购供应方不允许我公司贴牌等,我们也应当以适当的合同行为予以规避。

为此,采购人员在签订这类合同时,应会同公司技术部门事先考查

该公司的有关资质,并签定OEM供货协议,由对方公司书面承诺同意我公司贴牌,并对其产品承担完全售后服务及承担质量损失、赔偿。如果不行,公司宁愿不签这类合同,否则,公司将陷入极大的风险之中。

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